Introduction
Lors de la naissance d’un enfant, les salariés peuvent bénéficier d’un congé de maternité (pour la mère) et d’un congé de paternité ou d’accueil de l’enfant (pour le père ou la personne vivant maritalement avec la mère). Durant ces congés, les salariés peuvent percevoir des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS). La subrogation de ces IJSS par l’employeur est un mécanisme qui peut simplifier la gestion de la paie et assurer un maintien de salaire au salarié. Cet article détaille les conditions, les avantages et les modalités de cette subrogation, en mettant l'accent sur le congé de paternité.
Qu'est-ce que la Subrogation de Salaire ? Définition et Principe
La subrogation de salaire est un mécanisme par lequel l’employeur verse directement les IJSS au salarié pendant son congé, puis se fait rembourser ce montant par la Sécurité sociale. Il s’agit d’un procédé dérogatoire, car en principe, les IJSS sont versées directement par la Sécurité sociale au salarié.
Ce mécanisme permet au salarié de bénéficier d’un maintien de salaire, souvent complété par un complément versé par l’employeur. Cela assure que le salarié perçoive un salaire pouvant aller jusqu’à 100 % de son salaire habituel pendant son congé.
Conditions Cumulatives pour la Subrogation
Pour que l’employeur puisse demander à réaliser une subrogation de salaire, deux conditions cumulatives doivent être remplies :
- Versement total ou partiel du salaire : Le contrat de travail ou la convention collective doit prévoir le versement total ou partiel du salaire pendant la durée de l’arrêt de travail. Un accord de branche ou d'entreprise peut prévoir le maintien de la rémunération brute ou nette lors d'un congé de paternité ou d'accueil de l'enfant.
- Salaire maintenu supérieur ou égal aux IJSS : Le salaire maintenu par l’employeur au cours de l’arrêt doit être au moins égal au montant des IJSS versées par la CPAM.
Exemple concret : Si un salarié a des IJSS de 35 € par jour, l'employeur peut procéder à la subrogation si une partie ou la totalité de son salaire brut est versée pendant son arrêt et si le montant du salaire maintenu est supérieur à 35 € par jour.
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Démarches pour Mettre en Place la Subrogation
La subrogation par l’employeur n’est pas une obligation. L'employeur peut en faire la demande lorsqu’il signale l’arrêt de travail via la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Pour bénéficier de la subrogation, l’employeur doit en faire la demande lors de l’enregistrement de l’arrêt de travail dans la DSN.
Lors de sa déclaration, l’employeur doit sélectionner l’option “Subrogation” ou “Demande de subrogation en cas de maintien de salaire” et indiquer :
- Les dates de début et de fin de subrogation
- Le numéro du compte bancaire sur lequel seront versées les IJSS
Il est crucial de noter que la subrogation ne peut durer que pendant la période de maintien de salaire. Par exemple, si un arrêt maladie dure 90 jours mais le maintien de salaire n’est que de 60 jours, la subrogation ne peut être que de 60 jours. La Sécurité sociale verse alors directement les IJSS au salarié pour la période restante.
Lorsque l’employeur fait une demande de subrogation de salaire, les IJSS lui sont versées dans un délai de 14 jours sans autre démarche.
Modalités de Gestion de la Subrogation en Paie
En cas de subrogation, il est obligatoire de faire figurer les IJSS sur la fiche de paie du salarié. La Sécurité sociale met à la disposition des employeurs pratiquant la subrogation un bordereau de paiement des indemnités journalières afin de faciliter leur intégration en paie.
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Les IJSS n’étant pas soumises à cotisations sociales, l’employeur doit obligatoirement calculer la garantie du net lorsqu’un accord collectif prévoit le maintien du net. Cela évite que le salaire pendant l’arrêt maladie soit plus élevé que lorsque le salarié travaille.
La formule de calcul de la garantie du net est la suivante :
Salaire brut - IJSS brut - salaire brut résiduelLe montant de la garantie du net est déduit du salaire brut.
IJSS et Congé de Paternité : Spécificités
Lorsqu’un salarié prend un congé de paternité et d’accueil de l’enfant, il peut bénéficier, si un accord de branche ou d’entreprise le prévoit, du maintien de sa rémunération brute ou nette. Si l'employeur maintient partiellement ou totalement sa rémunération, il peut demander à la Sécurité Sociale de percevoir les IJSS à la place du salarié.
Grâce à la subrogation, l’employeur n’a pas besoin de demander au salarié de lui transmettre les bordereaux IJSS pour saisie ou vérification. Après avoir déduit les cotisations sociales, l’employeur reverse au salarié les IJSS nettes.
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Aspects Fiscaux et Sociaux des IJSS
Les IJSS de maternité et congés assimilés ne sont pas soumis à cotisations sociales mais soumis à CSG/CRDS sur les revenus de remplacement, soit 6,20 % de CSG dont 3,80% déductibles. Ainsi, pour calculer l’IJSS nette, il convient de multiplier le montant de l’IJSS brute par 0,933.
Les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) versées aux salariés en congé de paternité sont soumises à l’impôt sur le revenu. Toutefois, ce montant ne doit pas être pris en compte dans le net imposable déclaré à l’administration fiscale par l’intermédiaire de la DSN. C’est l’Assurance Maladie qui se charge de déclarer les IJSS imposables des assurés, qui seront alors renseignés dans la déclaration préremplie.
Avantages et Inconvénients de la Subrogation
Avantages pour le salarié
- Simplification des démarches : Le salarié n'a pas à effectuer de démarches auprès de la CPAM pour percevoir les IJSS.
- Réduction du délai de perception des indemnités : Le salarié perçoit ses indemnités plus rapidement, grâce au versement direct par l'employeur.
- Maintien de salaire : La subrogation s'accompagne souvent d'un complément de salaire versé par l'employeur, assurant un revenu plus stable pendant le congé.
Avantages pour l'employeur
- Simplification de la paie : La subrogation peut simplifier la gestion de la paie, en intégrant directement les IJSS dans le calcul du salaire.
- Meilleure gestion des absences : L'employeur a une meilleure visibilité sur les absences et peut mieux planifier les remplacements.
Inconvénients pour l'employeur
- Complexité administrative : La mise en place de la subrogation peut entraîner une charge administrative supplémentaire, notamment lors de la déclaration en DSN.
- Coût financier : Le maintien de salaire, même partiel, représente un coût pour l'entreprise, surtout si la convention collective prévoit un maintien à 100 %.
- Nécessité de suivi : L'employeur doit suivre attentivement les dates de début et de fin de subrogation pour éviter les erreurs de paiement.
Le Maintien de Salaire en Congé Maternité et Paternité : Un Enjeu d'Égalité Professionnelle
Maintenir le salaire en congé maternité ou paternité est un levier efficace pour favoriser l’articulation des temps de vie et l'égalité professionnelle dans une entreprise.
« Nous avons mis en place le maintien de salaire lors d’un congé maternité et paternité pour pallier le manque à gagner de nos salariés lors de ce congé et leur assurer le même niveau de vie sur cette période.
Le maintien de salaire en congé maternité ou paternité a un coût pour l’entreprise. Par exemple, et de manière très simplifiée, pour une salariée en congé maternité rémunérée 2300€ brut/mois soit environ 1800€ net/mois, ses indemnités journalières s’élèveront à 55,73€ net/jour soit environ 1700€ net/mois. L’entreprise qui souhaite maintenir le salaire de son employée devra contribuer à hauteur d’environ 100€ net/mois pour garantir un salaire équivalent durant toute la durée du congé.
De nombreux outils existent pour aider une entreprise qui souhaite s’intéresser à ce sujet et mieux comprendre comment fonctionne le maintien de salaire lors d’un congé maternité ou paternité. Cette mesure s’accompagne d’une certaine complexité administrative. Sauf dans certains cas, l’accord du salarié.e est en général nécessaire pour mettre en place la subrogation.
Comment Arrêter la Subrogation ?
L'arrêt de la subrogation peut être nécessaire lorsque le maintien de salaire prend fin avant la fin de l'arrêt de travail. Dans ce cas, l'employeur doit indiquer une date de fin de subrogation différente de la date de fin de l’arrêt maladie dans la DSN. La Sécurité sociale reprendra alors le versement direct des IJSS au salarié pour la période restante.
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