L'assistant de gestion PME/PMI est un professionnel polyvalent, véritable plaque tournante au sein des petites et moyennes entreprises. Tour à tour comptable, commercial ou secrétaire, il est le pivot central de l'entreprise, assurant un rôle clé de soutien au chef d'entreprise. Ce métier, loin de la routine, requiert une grande adaptabilité et une large palette de compétences.
Un Profil Multitâches et Polycompétent
L'assistant de gestion est un véritable touche-à-tout. Ses activités varient d'une heure à l'autre, allant de la réponse téléphonique au classement de dossiers, en passant par la relance de factures. Il peut débuter sa journée par une commande à un fournisseur, la poursuivre en préparant les déclarations de TVA et la terminer par une prospection ou une relance téléphonique.
À la fois assistant de direction, commercial et comptable, il répond au courrier, contacte de futurs clients, édite les bulletins de salaire. Le côté ressources humaines ne lui échappe pas non plus. Au besoin, il prépare les plannings du personnel de l'entreprise et se transforme en credit manager quand il faut suivre les impayés. Il peut aussi se mettre dans la peau d'un acheteur pour comparer les tarifs des fournisseurs et les négocier.
Cette pluricompétence exige une formation pluridisciplinaire préparant à ces différentes activités. L'assistant de gestion doit posséder plusieurs cordes à son arc pour répondre aux besoins variés de la PME/PMI.
Soutien Indispensable de la Direction
Bras droit du patron de sa PME, l'assistant de gestion veille au grain. Il tient la comptabilité à jour et l'analyse, à la recherche de tout ce qui peut être source de gain ou d'économie. Il joue ainsi un rôle d'alerte et de soutien au chef d'entreprise en attirant son attention sur d'éventuels problèmes ou opportunités pour l'entreprise.
Lire aussi: Assistant maternel : ce que dit le Code du Travail
Proche du pouvoir, l'assistant de gestion est le principal interlocuteur du dirigeant de la PME où il exerce. Il l'informe au quotidien des problèmes de gestion. Mais l'assistant de gestion ne passe pas tout son temps devant l'ordinateur. Il accueille également les clients et les fournisseurs qui viennent lui présenter leurs produits, par exemple.
En tant que proche collaborateur du patron, l'assistant de gestion peut parfois voir ses horaires s'allonger pour des points en fin de journée, par exemple. Certains moments de l'année, en fonction de l'activité de l'entreprise, peuvent aussi être plus chargés que d'autres. Une certaine souplesse est donc requise.
Qualités Essentielles et Compétences Requises
Aucune journée de travail ne ressemblant à la précédente, l'assistant de gestion doit constamment s'adapter à de nouvelles situations. Débrouillardise et capacité d'initiative sont donc essentielles. La facette commerciale du métier exige également un bon contact. Sans oublier la discrétion dont doit faire preuve ce proche collaborateur d'un chef d'entreprise.
Pour exercer ce métier, il faut être organisé, rigoureux, réactif et dynamique. La maîtrise de l'outil informatique est également indispensable, notamment pour la gestion de la communication commerciale.
Formation et Insertion Professionnelle
Les postes se concentrent dans les PME-PMI (petites et moyennes entreprises-petites et moyennes industries) de moins de 50 salariés et les TPE (très petites entreprises). Lorsqu'ils bénéficient d'une conjoncture favorable, les diplômés de BTS (brevet de technicien supérieur) ou de DUT (diplôme universitaire de technologie) préparant à ce métier ont peu de difficultés à s'insérer sur le marché du travail. À condition d'accepter, parfois, des situations d'emploi inférieures à leur niveau de formation, ou des rémunérations plus faibles en période de crise.
Lire aussi: Réalités de l'avortement au Maroc
Plusieurs diplômes permettent de trouver un emploi d’assistant administratif. Ce sont généralement des diplômes de niveau Bac+2, mais il est possible de poursuivre des études plus longues en vue d’occuper un poste administratif à responsabilité.
Le CNED et l’Union Professionnelle des Professeurs, Cadres et Techniciens du Secrétariat et de la Comptabilité (UP) ont mis en commun leur expertise et co-délivrent la certification ASCOM, inscrite au RNCP depuis 2017. La certification ASCOM permet une insertion professionnelle satisfaisante.
Faute d'expérience, des stages significatifs ou une formation en alternance sont un atout au moment du recrutement. L’immersion en entreprise représente 2/3 du temps de la formation en alternance.
Évolution de Carrière
Le poste d'assistant de gestion est très formateur, car très polyvalent. Avec de l'expérience et une capacité en gestion, l'assistant pourra devenir responsable des services généraux, ou responsable administratif d'une entreprise plus importante. L’assistant ADV peut évoluer vers une fonction de responsable ADV puis selon ses ambitions directeur des ventes ou bien directeur commercial.
Les Missions de l'Assistant de Gestion en Détail
L'assistant de gestion assure la gestion et le suivi administratif de dossiers techniques (projet, mission, démarche qualité …) et l'organisation générale de la structure (groupe projet, service, entreprise, …). Il peut coordonner une équipe et participer à des visites de chantier.
Lire aussi: La maternité : perspectives légales
Il réalise le traitement commercial et administratif des commandes des clients dans un objectif de qualité (service, coût, délai, …). Il communique à la clientèle des informations techniques sur les produits/services de l'entreprise et peut prospecter la clientèle et vendre des produits/services.
L'assistant de gestion est également amené à :
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites.
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire.
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics.
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
Le Rôle de Pôle Emploi
Pôle emploi est issu de la fusion entre l’ANPE et les Assedic en décembre 2008. Chaque année, Pôle emploi adresse un questionnaire à 1,9 million d’établissements afin de connaître leurs besoins en recrutement par secteur d’activité et par bassin d’emploi.
Les Différents Types d'Assistants
Il existe différents types d'assistants, chacun ayant des missions spécifiques :
- Assistant administratif : Assure l’organisation d’un ou plusieurs services d’une société.
- Assistant administratif et commercial : Réalise le traitement commercial et administratif des commandes des clients.
- Assistant ADV (Administration des Ventes) : En charge de toute la gestion administrative d’un service commercial.
- Assistant de direction : Assiste un ou plusieurs responsable(s) afin d'optimiser la gestion de leur activité.
- Assistant des ressources humaines : S’occupe de la gestion de la partie administrative et opérationnelle du personnel.
- Assistant logistique :
- Assistant marketing :
- Assistant médical : Créé pour libérer du temps de consultation dans les cabinets médicaux surchargés de travail.
- Assistant pédagogique : Aide à la mise en place d'une stratégique pédagogique au sein d'un centre de formation ou d'un établissement d'enseignement.
- Assistant funéraire :
tags: #code #rome #assistant #de #gestion #pme