L'attestation de salaire est un document essentiel que l'employeur doit fournir à la Caisse Primaire d'Assurance Maladie (CPAM) lorsqu'un salarié est en arrêt de travail ou en congé indemnisé. Elle permet à la CPAM de calculer le montant des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) auxquelles le salarié a droit pendant son absence. Ce document fait le lien entre la rémunération réelle versée et les droits ouverts au salarié en cas de maladie, accident du travail, maternité, paternité ou adoption.
Qu'est-ce que l'Attestation de Salaire ?
L'attestation de salaire est un document officiel que l’employeur doit transmettre à la Sécurité sociale en cas d’arrêt de travail du salarié. Elle permet de calculer le montant des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) à verser au salarié au titre de son arrêt de travail. C’est grâce aux informations que l’employeur indique dans l’attestation de salaire que la CPAM peut déterminer si le collaborateur a droit aux IJSS et à quelle hauteur. Ainsi, le service des Ressources Humaines (RH) doit obligatoirement procéder à la création de ce document, puis le transmettre pour permettre le paiement des IJSS.
Les situations exigeant une attestation de salaire
En pratique, il est obligatoire d’établir une attestation de salaire dans les cas suivants:
- Attestation de salaire pour arrêt maladie: elle permet à l’Assurance Maladie de calculer l’indemnisation de l’arrêt, soit le montant des IJSS qui seront versées au collaborateur.
- Attestation de salaire pour accident du travail: causé par des accidents de trajet, accidents de travail ou maladies professionnelles. Celle-ci permet d’assurer au collaborateur une indemnisation de l’accident de travail, une fois le CERFA d’accident de travail transmis par le service RH.
- Attestation de salaire pour maternité, paternité, accueil de l’enfant ou adoption: l’entreprise est tenue de transmettre le document à la CPAM lorsque commence le congé d’adoption, le congé maternité ou paternité. Cela est également valable pour les femmes enceintes travaillant de nuit ou exposées à un risque particulier.
- Reprise à temps partiel pour motif thérapeutique.
Il est à noter que l’attestation prévaut pour un arrêt maladie au cours d’un CDD, ainsi que pour les autres types de contrats (contrat à durée indéterminée, contrat d’apprentissage…), mais aussi en cas d’arrêt maladie pendant la grossesse.
Informations contenues dans l’attestation de salaire
Ce document contient différentes informations relatives à l’entreprise, au collaborateur et à la situation de ce dernier:
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- L’identité du collaborateur: nom, prénom, numéro de Sécurité sociale, adresse, emploi.
- L’identification de l’entreprise: dénomination sociale, adresse, numéro de SIRET, adresse, téléphone.
- La situation du collaborateur à la date de l’arrêt de travail.
- Les informations relatives à la rémunération du collaborateur.
- Les heures travaillées.
- La date du dernier jour de travail.
- La date de fin prévisionnelle de l’arrêt.
- Les modalités de reprise du travail.
- Les dates de subrogation (si c’est le cas).
Formulaires CERFA à utiliser
Plusieurs formulaires papier déjà établis sont mis à votre disposition:
- L’attestation de salaire pour les maladies, maternités, adoptions ou pour femmes enceintes dispensée de travail (CERFA n°11135*04), également appelée S3201.
- L’attestation de salaire s6202 pour les accidents de travail ou maladies professionnelles (CERFA n°11137*03).
- L’attestation de salaire en cas d’arrêt de travail se prolongeant au-delà de 6 mois (CERFA n°11136*05).
Il est essentiel d'utiliser les bons formulaires correspondant à la situation d’accident de travail pour garantir une indemnisation correcte.
Comment Remplir une Attestation de Salaire ?
Pour établir une attestation de salaire, l’employeur doit suivre plusieurs étapes. Tout d'abord, il est nécessaire de remplir un formulaire CERFA correspondant à la situation du collaborateur. Vous trouverez les différents formulaires en ligne sur le site de la CPAM ou du Service public, mais veillez à choisir la bonne référence pour garantir une indemnisation professionnelle correcte. En complétant cette fiche, vous fournissez les informations essentielles au calcul des IJSS dues au collaborateur, alors prêtez-y une attention toute particulière !
Lors de la création de cette fiche, il est crucial de compléter les informations relatives au collaborateur (nom, prénom, etc.), à sa rémunération, aux heures travaillées, et à sa situation professionnelle exacte. Les informations sur la paie et le dernier jour travaillé sont particulièrement importantes pour éviter des erreurs de versement.
Ce formulaire permet à l’Assurance Maladie de vérifier les droits du collaborateur aux IJSS et de calculer le montant à lui verser. Le délai d’envoi joue un rôle essentiel, car un retard pourrait entraîner une mise en attente du paiement des indemnités.
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Spécificités pour les particuliers employeurs utilisant le CESU
En tant que particulier employeur utilisant le CESU (Chèque Emploi Service Universel), vous avez des obligations spécifiques en cas d'arrêt de travail de votre salarié.
- Cas n°1: le salarié n'a qu'un seul employeur: vous devez remplir l'attestation CESU (n°11135*04) et la transmettre à la CPAM de votre salarié.
- Cas n°2: le salarié a plusieurs employeurs: chaque employeur doit remplir une attestation de salaire individuelle, le salarié doit fournir une attestation sur l'honneur listant tous ses employeurs, et les bulletins de salaire des 12 derniers mois doivent être joints au dossier.
Pour un arrêt maladie en CESU, deux types de documents sont nécessaires: les 3 derniers bulletins de salaire en cas d'activité continue OU les 12 derniers bulletins en cas d'activité discontinue, et une attestation sur l'honneur du salarié précisant la liste de tous ses employeurs CESU, son dernier jour travaillé, ses coordonnées complètes et son numéro de Sécurité sociale.
Comment Envoyer l'Attestation de Salaire ?
Une attestation de salaire correctement remplie ne suffit pas : encore faut-il la transmettre dans les règles. Plusieurs canaux peuvent être utilisés:
- La DSN (Déclaration Sociale Nominative): c’est la méthode la plus fluide et recommandée pour les entreprises de plus de 50 salariés. Si vous êtes en DSN, les éléments nécessaires à l’examen des droits du salarié aux IJ et au calcul de leur montant sont transmis automatiquement via la DSN mensuelle.
- Net-entreprises.fr: portail sécurisé pour remplir manuellement ou téléverser un fichier au format S3201. Si vous n’êtes pas encore inscrit sur net-entreprises.fr, inscrivez-vous à partir du site et laissez-vous guider. Sur net-entreprises.fr, il est même possible de modifier une attestation en cours de saisie.
- Le courrier postal: via les formulaires Cerfa (S3201, S6202…), envoyé directement à la CPAM concernée.
En tant que particulier employeur utilisant le CESU, deux options s'offrent à vous pour transmettre le document: par courrier (envoyez le document complété à la CPAM de votre salarié) ou via votre espace CESU (certaines démarches peuvent être effectuées en ligne sur cesu.urssaf.fr). Contrairement aux entreprises classiques, les particuliers ne peuvent pas utiliser la DSN (Déclaration Sociale Nominative).
Délais de Transmission
Pour les attestations transmises via la DSN, le service RH est tenu de les transmettre dans un délai de 5 jours à compter de la connaissance de l’arrêt de travail. Pour les signalements d’arrêt de travail effectués via DSN, l‘employeur doit transmettre l’attestation de salaire dans les 5 jours suivant la connaissance de l’arrêt de travail. Pour les autres hypothèses de transmission, aucun délai n’est imposé. Cependant, attention : une remise tardive peut avoir des conséquences importantes pour votre collaborateur. En effet, tout retard diffère le versement des indemnités journalières. Même s’il n’existe pas de délai légal à proprement parler, la CPAM recommande 5 jours ouvrés maximum après la connaissance de l’arrêt.
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En cas d’arrêt de travail, le temps joue contre vous. Tout retard dans l’envoi peut avoir des conséquences financières pour le salarié et ternir l’image de votre entreprise.
Attestation de Salaire Rectificative : Comment Faire ?
En cas d’erreur constatée après l’envoi de l’attestation de salaire, il est nécessaire de fournir une attestation rectificative. Si une erreur a été commise, une attestation rectificative peut être envoyée.
Procédure
Pour ce faire, la case “Attestation rectificative” située en haut à droite du formulaire doit être cochée. Pour ce faire, vous n’avez pas à renseigner de nouveau tous les champs du formulaire. Dans ce cas, vous devrez:
- Cocher la case “attestation rectificative” se trouvant en haut à droite.
- Remplir uniquement les rubriques relatives à “l’employeur” et “l’assuré(e)” ainsi que les champs modifiés.
- Dater et signer.
Il suffit de compléter les deux premières rubriques "l'employeur" et "l'assuré(e), puis de remplir uniquement les champs modifiés.
Transmission de l'attestation rectificative
Transmettez-la à la CPAM via le canal habituel (Net-entreprises, courrier ou logiciel de paie).
Conséquences du Non-Envoi ou de l'Envoi Tardif
Le non-envoi de l’attestation de salaire peut avoir des conséquences tant pour l’employeur que le salarié. En effet, pour le salarié, cela peut entraîner un retard, voire une absence totale, du versement des indemnités journalières. Cela pourrait ainsi le placer potentiellement en difficulté financière. Pour l’employeur, ce manquement constitue une infraction à ses obligations légales.
L’omission ou la transmission tardive de cette attestation peut retarder le versement des IJSS, exposant à la fois l’entreprise à des tensions sociales et le salarié à des difficultés financières.
En cas d'envoi tardif, cela peut retarder le versement des indemnités journalières de votre salarié, avec un impact direct sur sa situation financière.
Prolongation de l'Arrêt de Travail
Si l’arrêt est prolongé sans interruption, qu’il dure moins de 6 mois au total et que le motif reste inchangé, une seule attestation suffit. En cas de prolongation de l’arrêt de travail, vous n’êtes pas tenu d’établir une nouvelle attestation, à condition que:
- La durée totale de l’arrêt n’excède pas 6 mois.
- L’arrêt soit continu.
- Le motif soit le même.
Si ces conditions sont bien remplies et si l’entreprise adhère à la DSN, il suffit de modifier la date de fin prévisionnelle de l’arrêt de travail dans le logiciel de paie.
Attestation de Salaire vs. Attestation de Travail
L’attestation de salaire sert à la CPAM pour calculer les indemnités journalières en cas d’arrêt, tandis que l’attestation de travail est un document administratif remis au salarié pour justifier qu’il est bien employé par votre entreprise. L’attestation de travail (aussi appelée attestation d’emploi) peut-être demandée à l’employeur par le salarié pour prouver à un tiers qu’il est bien en poste dans l’entreprise et titulaire d’un contrat de travail, par exemple pour obtenir le bail d’un logement ou un crédit immobilier auprès d’une banque.
Modifications du Formulaire CERFA (2015)
En date du 17 juin 2015, était publié un arrêté du 5 juin 2015 fixant le nouveau modèle du formulaire « Attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières de maladie, maternité, paternité - accueil de l'enfant - adoption, femme enceinte dispensée de travail ». Le nouveau Cerfa est référencé sous le code 1113504 au lieu de 1113503, et la notice est enregistrée sous le numéro CERFA 50236#04.
L'arrêté du 28 juin 2013 fixant le modèle du formulaire « Attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières maladie, maternité/adoption, paternité/accueil de l'enfant, femme enceinte dispensée de travail » est abrogé.
Situations concernées
Cette attestation de salaire est prévue en cas de:
- Maladie
- Maternité/adoption
- Paternité/ accueil de l’enfant
- Femme enceinte dispensée du travail (celle qui effectue habituellement un travail de nuit ou qui est exposée à un risque particulier).
Principales modifications apportées au formulaire
- Renseignements permettant l’étude des droits: cette partie est grandement allégée par rapport à l’ancien Cerfa. Ne sont ainsi demandées désormais que les informations suivantes: la date du dernier jour de travail, la situation à la date de l’arrêt, la date de reprise anticipée du travail, et une éventuelle activité à temps partiel.
- Durée du travail ou montant des salaires bruts soumis à cotisations sociales: une nouvelle zone a été ajoutée, proposant deux situations: le cas général et l’activité présentant un caractère saisonnier ou discontinu.
- Salaires de référence: cette zone est profondément modifiée, avec 8 colonnes proposées (période de référence, montant du salaire, motif de l’absence, nombre d’heures réellement effectuées, nombre d’heures prévues par le contrat de travail, salaire rétabli, perte de salaire). Deux colonnes ont disparu du nouveau Cerfa (celles qui concernaient les « sommes ayant donné lieu à régularisation de cotisations »).
- Zones concernant la maternité, paternité, accueil de l’enfant ou adoption: des rappels importants sont mentionnés concernant la cessation de travail pendant la durée du congé légal.
- Subrogation de l’employeur: la signature de l’assuré n’est plus exigée dans ce cadre.
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