Le Baccalauréat Professionnel Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités (AGOrA) est un diplôme conçu pour former des professionnels polyvalents et efficaces dans le domaine de l'assistance administrative. Ce cursus prépare les étudiants à répondre aux besoins évolutifs des organisations, en leur fournissant les compétences nécessaires pour assurer des missions d'interface, de coordination et d'organisation au sein de divers secteurs d'activité.
Définition des Métiers de l'Assistance à la Gestion
Les métiers de l'assistance à la gestion consistent à apporter un appui à un dirigeant de petite structure, à un ou plusieurs cadres ou à une équipe dans une plus grande structure, en assurant des missions d'interface, de coordination et d'organisation dans le domaine administratif. Ces métiers s'exercent dans tous les secteurs d'activité et au sein de tout type d'organisations de petite, moyenne ou grande taille : entreprises, collectivités territoriales, administrations publiques, associations, fondations, hôpitaux, entreprises artisanales, mutuelles, etc. Ils se déploient dans un contexte de mutations profondes des activités de services, notamment en raison de l'impact des restructurations, des nouvelles formes d'organisation du travail, de la dématérialisation des informations, de la transformation numérique des activités et de l'automatisation de certains processus.
L'assistance à la gestion des organisations possède à la fois une dimension transversale et une dimension spécifique :
- Transversale : La composante administrative existe naturellement dans chaque fonction, processus ou projet, relevant de tout type d'organisation, au sein de tous les secteurs d'activité (y compris industriels). De plus, on assiste à une forte mutualisation des fonctions administratives.
- Spécifique : La gestion administrative intègre les particularités, notamment économiques, juridiques et réglementaires, des contextes d'exercice et des secteurs d'activité : médico-social, santé, bâtiment, immobilier, associations, économie sociale et solidaire, mutuelles, services publics, agriculture, etc.
La prise en charge de ces deux dimensions implique donc de la part du personnel administratif, à la fois :
- Une certaine polyvalence, au sens où les interventions sur les processus de gestion (commerciaux, productifs, de gestion du personnel, numériques) mobilisent un spectre large de connaissances techniques, juridiques et économiques qui nécessitent d'être articulées et combinées entre elles pour répondre aux besoins de gestion et aux impératifs de performance.
- Une réelle professionnalité relationnelle pour assurer le rôle d'interface et de coordination entre les acteurs internes et externes de l'entité.
- Une forme de spécialisation qui porte moins sur une expertise technique que sur l'appropriation des contextes d'exercice et des secteurs d'activité ou encore le développement de compétences approfondies répondant aux besoins de l'entité (juridique, comptable, logistique, etc.). Dans la mise en œuvre de la formation, cette spécialisation peut prendre la forme d'une coloration sectorielle ou fonctionnelle.
Activités Constitutives de la Mission
Le titulaire du baccalauréat professionnel AGOrA peut être conduit, dans les limites de sa responsabilité et de son autonomie à :
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- Prendre en charge différentes dimensions d'assistance à la gestion des relations avec les tiers (clients, usagers, adhérents, fournisseurs, prestataires de service), et d'assistance aux opérations internes de l'entité.
- Assurer l'interface entre les différents acteurs internes et externes de l'organisation. A ce titre, il doit mobiliser une professionnalité relationnelle et rédactionnelle visant à maintenir et développer les relations tout en étant porteur de l'image et des valeurs de l'organisation. Il peut intervenir avant la prestation de service pour une information, une prise de rendez-vous, une demande de devis mais également à l'issue de la prestation de service avec l'envoi de la facture, l'accueil d'une réclamation, une relance de facture impayée.
- Inscrire l'action administrative au cœur des systèmes d'information et des évolutions numériques, en intégrant notamment dans toutes les activités une culture quantitative permettant d'identifier, de collecter, traiter, structurer et contrôler l'information de gestion en vue de la mettre au service des décideurs.
- Participer à l'organisation et à la gestion matérielle d'un service ou de l'entité.
L'ensemble de ces activités d'assistance à la gestion vise très généralement à sécuriser les opérations, les processus et les projets, développés par l'organisation, dans toutes leurs composantes : relationnelle, informationnelle, organisationnelle, opérationnelle, documentaire et réglementaire.
Le titulaire du baccalauréat professionnel AGOrA devient ainsi un acteur incontournable de l'organisation grâce à sa maîtrise du contexte d'exercice de sa mission et à son efficacité opérationnelle : il assure ses rôles d'interface auprès des responsables, de référent reconnu par les tiers et de support pour les autres membres et services de l'entité.
Contexte Professionnel
Emplois Concernés
Les appellations les plus courantes correspondant à ce profil d'emploi sont :
- Assistant de gestion
- Gestionnaire administratif
- Agent de gestion administrative
- Employé administratif
- Agent administratif
- Secrétaire administratif
- Technicien des services administratifs
- Adjoint administratif
Toutefois d'autres emplois peuvent être concernés au regard de certains contextes d'exercice et secteurs d'activité :
- Secrétaire-assistant juridique
- Secrétaire-assistant médical
- Assistant de gestion locative en immobilier
- Agent administratif logistique transport
- Employé de gestion de copropriété
- Assistant digital
- Assistant ressources humaines
- Secrétaire de mairie
- Assistant comptable
Types d'Organisations
Les emplois d'assistance à la gestion se rencontrent dans les organisations qui requièrent :
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- Soit une forte polyvalence comme les entreprises de petite dimension, les commerces, les professions libérales, les entreprises d'artisanat ou encore les structures associatives, mutualistes couvrant tous les secteurs d'activité. Le titulaire du baccalauréat professionnel AGOrA occupe alors un rôle central auprès du responsable, dans les relations avec les tiers, notamment les administrations ou organismes partenaires ainsi qu'avec les personnels.
- Soit une spécialisation rendue nécessaire par la taille plus importante de l'organisation. Il s'agit alors d'emplois dans les services administratifs spécialisés d'entreprises, d'administrations ou de collectivités territoriales. L'assistant de gestion intervient alors au sein d'un service administratif spécifique (clients, fournisseurs, logistique, ressources humaines, communication, informatique).
Place dans l'Organisation
Dans les structures de petite taille, sans hiérarchie intermédiaire, le titulaire du baccalauréat professionnel AGOrA exerce son activité en étant placé directement sous l'autorité du responsable : chef d'entreprise, cadre dirigeant, gérant, artisan, commerçant, profession libérale, président d'association, maire, etc. Il joue alors pleinement le rôle d'interface interne et externe de l'organisation.
Dans les structures de taille plus importante, il sera placé sous l'autorité d'un cadre intermédiaire, d'un chef de service, d'un chef de bureau ou d'un responsable fonctionnel. Il peut également travailler pour le compte de plusieurs collaborateurs tels que des gestionnaires, des commerciaux, des techniciens ou encore des acteurs associatifs. Son rôle de support est alors privilégié.
Dans tous les cas, le titulaire du baccalauréat professionnel AGOrA sera placé au cœur d'un réseau relationnel très large et, de fait, devra parfaitement intégrer dans son activité les rôles, places et statuts de chacun ainsi que les règles qui régissent les rapports d'ordre professionnel et contractuel, qui, dans certains cas, relèvent de l'informel.
Environnement Technologique et Économique de l'Emploi
L'activité du titulaire du baccalauréat professionnel AGOrA s'inscrit dans un contexte de fortes mutations des métiers administratifs marqué par les évolutions de l'environnement économique, juridique et technologique.
Les évolutions du contexte économique sont caractérisées par :
- Le poids important des très petites entreprises (TPE), entreprises de taille intermédiaire (ETI), petites et moyennes entreprises (PME), petites et moyennes industries (PMI) qui assurent la majorité des emplois salariés du secteur privé. Les cadres intermédiaires prennent de plus en plus en charge les activités de secrétariat traditionnel (bureautique, courrier, messagerie, gestion du temps et des agendas). En revanche, les personnels administratifs prennent en charge des activités relevant de la communication, notamment externe, avec comme valeur ajoutée leur degré d'initiative, leur sens de l'autonomie et des responsabilités. Les emplois d'assistance à la gestion, intégrant plus franchement la recherche de performance, nécessitent l'utilisation d'outils et de solutions informatiques et la mise en place d'une organisation permettant de respecter les délais et d'augmenter la rapidité de traitement des dossiers.
- Le poids des réglementations en constante évolution, notamment en matière juridique, fiscale et sociale, exige de la part de toute organisation, petite ou grande, une veille informationnelle permanente et une forte capacité d'adaptation.
- Un développement de la pression concurrentielle associé à une transformation des comportements d'achat et de consommation : clients mieux informés, plus exigeants, plus volatiles et aux besoins plus individualisés. Autant d'éléments qui renforcent l'importance de l'accueil réservé à leurs demandes et de la pertinence des réponses apportées, quels que soient les canaux et supports utilisés.
- Une extension des logiques d'entreprise à toutes les autres organisations, notamment les administrations publiques et les associations, en matière de rentabilité, de communication sur un marché, d'ajustement de l'offre, de satisfaction et de fidélisation des clients, des usagers ou des adhérents, d'optimisation des ressources. De ce point de vue, la productivité administrative devient un indicateur majeur de la réactivité des organisations.
Les métiers administratifs doivent intégrer ces évolutions notamment par la prise en compte systématique dans les activités administratives des problématiques :
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- De gestion (suivi et contrôle des coûts, de la rentabilité, suivi budgétaire).
- Commerciales (prospection, accueil et relations avec les clients, les adhérents, les usagers, satisfaction et fidélisation).
- Juridiques et réglementaires (veille, normalisation, contraintes administratives, programmes d'aide, etc.).
- Sociales (conditions de travail, temps de travail, représentation du personnel, etc.).
Les évolutions technologiques sont caractérisées par :
- La généralisation du recours aux technologies du numérique impactant les modes d'organisation du travail : réseaux local et étendu, logiciels bureautiques et spécialisés, progiciels de gestion intégré, outils de travail collaboratif et coopératif ; l'ensemble s'accompagnant parfois de délocalisation et/ou d'externalisation de certaines tâches administratives.
- Un contexte d'automatisation croissante des processus de service : les activités d'assistance à la gestion s'inscrivent dans un mouvement de dématérialisation des informations qui conduit à l'utilisation massive de documents électroniques et à l'échange de données informatisées. Les applications et les réseaux étant interconnectés, la maîtrise de clés sécurisées, de plates-formes collaboratives, de transferts de fichiers, d'actualisation de données (intranet et extranet) font désormais partie des exigences techniques attachées aux emplois administratifs. Une polyvalence est requise en matière d'utilisation des technologies avec, le plus souvent, la connaissance d'une suite de gestion.
Évolutions de l'Emploi
Dans les petites structures, au fur et à mesure de l'affirmation de ses compétences, le titulaire du baccalauréat professionnel AGOrA peut devenir un adjoint du responsable, capable de prendre en charge de plus en plus d'activités déléguées (autres que celles relevant de la production proprement dite). Son rôle d'interface relationnelle constitue une valeur ajoutée certaine, gage de progression professionnelle.
Dans les structures plus importantes, le personnel administratif peut évoluer vers des postes qui exigent plus de spécialisation et de technicité. La formation continue contribue à en faire un expert dans son domaine d'intervention.
Ce parcours est le résultat d'une mobilité fonctionnelle à l'intérieur d'une organisation et peut intervenir aussi à la suite d'un changement d'organisation, en fonction des opportunités offertes.
Conditions Générales d'Exercice
Espace de travail
Les espaces de travail diffèrent selon l'organisation mise en place dans l'entité. Le poste de travail comprend habituellement un équipement de bureau complet (mobilier, téléphone, équipement informatique, dispositif de transmission et de reproduction de l'information). Selon les contextes, la mission peut s'exercer soit dans des espaces très ouverts (type plate-forme collective ou open space), plus ou moins proches des espaces de production, soit dans des espaces plus individualisés, qui peuvent aussi constituer un lieu d'accueil dans les petites unités. Une partie des activités administratives peuvent être exercées en distanciel (télétravail).
Autonomie et responsabilité
L'autonomie de l'assistant de gestion est attachée à la nature de son poste. Il travaille dans le cadre des consignes qui lui sont données, des procédures prédéfinies et de marges d'autonomie fixées par ses supérieurs. Il rend compte régulièrement de son travail tout en disposant d'une marge d'initiative, attendue par l'encadrement, du fait même de la définition de sa fonction et de la nécessité d'anticipation qu'elle comporte. Il peut aussi être amené à formuler des propositions d'améliorations, en particulier sur le plan organisationnel ou sur le traitement de l'information. Il doit savoir faire preuve d'analyse critique, rendre compte d'anomalies observées et effectuer des propositions d'améliorations. Son pouvoir décisionnel est limité aux aspects opérationnels des activités pour lesquelles il a reçu délégation.
Les missions qui lui sont confiées supposent, par essence, une bonne connaissance des finalités de l'organisation, de l'activité de ses supérieurs et des autres collaborateurs et de sa place dans l'organisation globale. Il peut ainsi, dans le cadre de son poste et des délégations qui lui sont attribuées, cerner le champ et les limites de sa propre responsabilité dans l'organisation.
Son rôle d'interface relationnelle exige une loyauté totale et une transparence de son action à l'égard de tous.
Épreuves du Baccalauréat Professionnel AGOrA
Le baccalauréat professionnel AGOrA est validé par un ensemble d'épreuves, dont certaines sont évaluées en contrôle en cours de formation (CCF) et d'autres en épreuves ponctuelles. Voici un aperçu de quelques-unes de ces épreuves :
Épreuve E1 : Culture Générale et Expression (Coefficient 2)
L'objectif de cette épreuve est de vérifier l'aptitude des candidats à communiquer avec efficacité dans la vie courante et la vie professionnelle. L'évaluation porte sur les capacités du candidat à :
- Communiquer par écrit ou oralement.
- S'informer, se documenter.
- Appréhender un message.
- Réaliser un message.
- Apprécier un message ou une situation.
Formes de l'évaluation :
Ponctuelle (écrite, durée : 4h) : L'épreuve propose trois à quatre documents de nature différente (textes littéraires, textes non littéraires, documents iconographiques, tableaux statistiques, etc.) choisis en référence à l'un des deux thèmes inscrits au programme de la deuxième année de STS.
- Première partie : Synthèse (notée sur 40). Le candidat rédige une synthèse objective en confrontant les documents fournis.
- Deuxième partie : Écriture personnelle (notée sur 20). Le candidat répond de façon argumentée à une question relative aux documents proposés.
Contrôle en cours de formation : L'unité de français est constituée de trois situations d'évaluation de poids identiques.
- Deux situations relatives à l'évaluation de la capacité du candidat à appréhender et à réaliser un message écrit.
- Une situation relative à la capacité du candidat à communiquer oralement évaluée lors de la soutenance du rapport de stage.
Épreuve E2 : Langues Vivantes Étrangères (Coefficient 6)
Cette épreuve a pour but d'évaluer au niveau B2 les activités langagières suivantes :
- Compréhension de documents écrits.
- Production et interaction écrites.
- Compréhension de l'oral.
- Production et interaction orales.
Sous-épreuve U21 : Compréhension de l'écrit et de l'expression écrite (Coefficient 2)
- Forme ponctuelle, durée 2 heures :
- Support(s) pour l'écrit : Un ou plusieurs documents en langue vivante dont le contenu est en relation avec la profession et qui n'excèdera pas 50 lignes.
- Exercices : Deux exercices de même pondération sont proposés :
- A. Compréhension de l'écrit : Rédiger en français un compte rendu faisant apparaître les idées essentielles à partir d'un texte ou d'un dossier en langue étrangère en relation avec l'activité professionnelle.
- B. Expression écrite : Rédaction en langue vivante d'un écrit (courrier, courriel, bref rapport, …) en relation avec l'exercice de la profession à partir d'éléments de contexte ou de consignes en langue vivante ou en français.
- Contrôle en cours de formation : Il est constitué de deux situations d'évaluation de même poids se déroulant au cours de la deuxième année et correspondant aux deux activités langagières évaluées en épreuve ponctuelle : compréhension de l'écrit (1 heure, coefficient 1), expression écrite (1 heure, coefficient 1).
Sous-épreuve U22 : Production orale en continu et de l'interaction (Coefficient 2)
Forme ponctuelle, durée 20 minutes + 20 minutes de préparation : Cette épreuve prend appui sur un compte rendu en langue étrangère (3 pages maximum) du stage en entreprise réalisé au cours de la deuxième année de formation. Elle se décompose en trois sous-parties :
- Présentation du stage par le candidat (5 minutes environ).
- Entretien avec l'examinateur (5 minutes environ).
- Entretien autour d'une situation de communication (accueil, négociation, conflit par exemple) vécue ou possible au cours du stage (10 minutes environ).
Contrôle en cours de formation : Il est constitué d'une situation d'évaluation se déroulant au cours de la deuxième année entre février et juin et correspondant à l'activité langagière évaluée en épreuve ponctuelle : expression orale en continu et en interaction (20 minutes + 20 minutes de préparation), coefficient 2.
Sous-épreuve U23 : Compréhension de l'oral (Coefficient 2)
Contrôle en cours de formation, 20 à 25 minutes maximum, sans préparation : Les enseignants organisent cette situation d'évaluation au cours du deuxième trimestre, sur des supports qu'ils sélectionnent au moment où ils jugent que les étudiants sont prêts.
- Deux écoutes espacées de 2 minutes d'un ou de deux documents audio ou vidéo dont le candidat rendra compte par écrit ou oralement en langue étrangère.
- Longueur des enregistrements : Leur durée n'excèdera pas trois minutes maximum.
- Nature des supports : Les documents enregistrés, audio ou vidéo, seront de nature à intéresser un étudiant en AG PME PMI sans toutefois présenter une technicité excessive.
Épreuve ponctuelle : Épreuve de compréhension de l'oral d'une durée de 20 à 25 minutes, coefficient 2.
Épreuve E3 : Économie, Droit, Management des Entreprises (Coefficient 6)
Cette épreuve vise à évaluer les compétences acquises par le candidat dans les domaines de l'économie, du droit et du management des entreprises, ainsi que sa capacité à les mobiliser pour analyser des situations concrètes.
Sous-épreuve E3.1 : Économie et Droit
- Finalités et objectifs : L'objectif visé est d'évaluer les compétences acquises par le candidat dans ces deux domaines, ainsi que sa capacité à les mobiliser pour analyser une ou plusieurs situations juridiques et économiques.
- Contenu : Chaque partie fait l'objet d'une évaluation indépendante, notée de 0 à 20. La note finale est obtenue en calculant la moyenne des deux notes, arrondie au point entier supérieur.
- Modalités et critères de l'évaluation :
- Partie juridique : Cette partie de l'épreuve porte sur un ou plusieurs thèmes figurant dans la partie juridique de l'unité 3.1 du référentiel du diplôme.
- Forme ponctuelle (épreuve écrite, durée : 2 heures) : Le sujet remis au candidat se présente sous la forme d'un dossier documentaire, décrivant une ou plusieurs situations juridiques et comportant un questionnement destiné à guider le travail du candidat.
- Contrôle en cours de formation : Le contrôle en cours de formation se présente sous la forme d'une situation d'évaluation écrite, portant sur la partie juridique de l'unité U3.1.
- Partie économique : Cette partie de l'épreuve porte sur un ou plusieurs thèmes figurant dans la partie économique de l'unité 3.1 du référentiel du diplôme.
- Forme ponctuelle (épreuve écrite, durée : 2 heures) : Le sujet remis au candidat se présente sous la forme d'un dossier documentaire, décrivant une ou plusieurs situations économiques, et comportant un questionnement destiné à caractériser et analyser la, ou les situations présentées.
- Contrôle en cours de formation : Le contrôle en cours de formation se présente sous la forme d'une situation d'évaluation écrite, portant sur la partie économique de l'unité U3.1.
- Partie juridique : Cette partie de l'épreuve porte sur un ou plusieurs thèmes figurant dans la partie juridique de l'unité 3.1 du référentiel du diplôme.
Sous-épreuve E3.2 : Management des Entreprises
- Finalités et objectifs : Elle vise à évaluer les savoirs et les compétences acquis par le candidat ainsi que sa capacité à les mobiliser pour analyser des pratiques de management des entreprises.
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