Chaque année, les entreprises sont impliquées dans un volume impressionnant de documents juridiques engageants. Une mauvaise exécution de ces contrats peut avoir des conséquences juridiques et financières significatives, pouvant même entraîner de graves difficultés pour l'entreprise. C'est pourquoi il est essentiel de piloter et de contrôler rigoureusement l'ensemble du cycle contractuel. Le contract manager joue un rôle clé dans ce processus. Mais quel est son rôle exact ? Quelles sont ses compétences nécessaires et combien coûte un tel profil ? Cet article apporte des réponses précises à ces questions.
Qu'est-ce qu'un Contract Manager ?
Le contract manager est un spécialiste de la gestion des contrats. Il travaille généralement comme salarié dans des entreprises de toutes tailles, dès lors que celles-ci sont amenées à conclure des engagements juridiques avec des tiers. Le contract management vise la bonne gestion de tous les documents contractuels de la société, pilotée par le spécialiste des contrats. En français, on parle de gestionnaire de contrat ou d’administrateur de contrat. Il se différencie en revanche du juriste spécialisé en droit des contrats.
Le Contract Management, également appelé Contract Lifecycle Management (CLM), est la gestion opérationnelle du contrat par l'ensemble des fonctions de l'entreprise impliquées dans le projet tout au long du cycle de vie du contrat. L'Association Française du Contract Manager explique que l’objectif principal du Contract Management est de « gérer les relations contractuelles entre l’entreprise dont il est membre et ses clients, partenaires et fournisseurs, de manière à optimiser les profits de l’entreprise en minimisant les risques contractuels et financiers liés à l’exécution des contrats et en recherchant les opportunités commerciales au cours de la phase de projet ainsi qu’à protéger les intérêts et la position commerciale de l’entreprise pendant toute la durée du contrat ».
Pourquoi faire appel à un Contract Manager ?
Expert des contrats, le contract manager en est le garant, durant tout le cycle contractuel. Son rôle est stratégique : son objectif est d’optimiser les contrats et de réduire les risques au niveau juridique, financier et commercial. Il veille à la définition et à la mise en œuvre d’une stratégie basée sur la recherche de performances et d’intérêts communs entre son entreprise et son (ses) cocontractant(s).
Le cycle de vie d’un contrat a un spectre très large puisqu’il comprend :
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- La phase d’élaboration d’une offre.
- La négociation contractuelle.
- La rédaction du contrat (cette phase peut être déléguée à un juriste).
- Ses éventuelles modifications.
- Sa signature.
- Son exécution.
- Son archivage électronique.
- Son expiration.
Autrement dit, le rôle du contract manager est la bonne gestion technique du contrat, à toutes les étapes de sa construction puis de son exécution, afin de limiter les risques juridiques et économiques pour l’entreprise. Il sera notamment responsable de rappeler à chacun les délais prévus au contrat, les éventuelles pénalités de retard à payer ou à se faire payer, les dates d’expiration et nécessité de renouvellement, etc.
En fonction de la taille de l’entreprise ou de la complexité des projets, le gestionnaire des contrats peut se voir confier un seul contrat complexe, ou plusieurs liés à un même projet. Par exemple, il est très fréquent que les projets de construction immobilière intègrent dans leurs équipes un contract manager qui sera chargé de veiller à la bonne exécution des différents contrats du projet.
Pour plus de sécurité juridique et de gain de temps, les contrats sont hébergés dans une bibliothèque virtuelle appelée contrathèque digitale. Il existe des logiciels spécialisés dans la gestion contractuelle permettant au contract manager de s’appuyer sur un outil de pilotage externe pour gérer plus efficacement une multitude de contrats de manière simultanée.
Missions du Contract Manager
Les missions précises d’un contract manager peuvent varier d’une entreprise à l’autre, selon ses spécificités, son secteur d’activité mais aussi sa taille. Il intervient à toutes les étapes de l’élaboration de l’offre, à la négociation du contrat jusqu’à la clôture du projet. Son objectif est d’optimiser les résultats contractuels, minimiser les coûts et réduire les risques pour en garantir la profitabilité.
Dans les grandes lignes, les missions des futurs contract manager peuvent être réparties en 3 phases :
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La phase précontractuelle
- Participer aux négociations contractuelles et proposer des solutions de montage.
- Analyser les contrats de la société.
- Identifier les risques et les plans de mitigation associés à des contrats complexes.
La phase contractuelle
- Collaborer à la formalisation de l’acte.
- Participer à la signature du contrat.
- Constituer des dossiers de réclamation et collaborer à (voire mener) la négociation.
- Former les équipes opérationnelles aux risques contractuels.
- Mettre en place les process de pilotage des projets complexes (organisation de comités périodiques de suivi par exemple).
- Mettre en place des comptes-rendus de suivi avec mise en place d'alertes (ou redflag).
La clôture et l’archivage du contrat
Profil et compétences du Contract Manager
Gestionnaire et administrateur de contrats, négociateur, communicant, le profil d’un contract manager se caractérise par sa polyvalence. Il agit souvent comme un chef d’orchestre, travaillant avec plusieurs services (juridique, commercial, achats, finance, technique…) et les équipes projet.
Selon Maëlle Billant, Contract Manager, le Contract Manager est un chef d’orchestre. Sa mission est de compenser l’incomplétude et l’imperfection d’un contrat en favorisant l’adaptabilité relationnelle ou en termes de changements, d’évolutions du contrat. Le contrat est un outil évolutif qui évolue tout comme le projet. Les projets sont complexes, il faut avoir quelqu’un qui soit capable de conduire ce changement et d’avancer en même temps que le projet évolue.
Le Contract Manager doit :
- Favoriser la connaissance du contrat.
- Favoriser l’évolution du contrat en fonction de l’évolution du projet.
- Négocier et rechercher les intérêts pour l’entreprise pour laquelle il travaille et de l’entreprise cocontractante : c’est la recherche de l’intérêt commun pour trouver des solutions adéquates aux deux parties.
Compétences techniques (Hard Skills)
Le contract manager doit avoir de solides connaissances en :
- Droit
- Comptabilité
- Finance
Elles seront utiles lors de la rédaction des contrats. Il doit également avoir des compétences commerciales car il est amené à participer aux négociations. Il doit parler et lire l’anglais, la dimension internationale de ce type de poste est importante. Enfin, il doit maîtriser de nombreux outils informatiques, comme un logiciel de gestion des contrats, et avoir de solides qualités rédactionnelles. Des compétences en gestion de projets sont fortement appréciées.
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Compétences comportementales (Soft Skills)
Au-delà des compétences techniques pures, les contract manager doivent avoir des qualités humaines comme :
- Un sens de l’organisation très développé.
- Une forte sensibilité juridique.
- Être force de proposition.
- La capacité à appréhender les sujets complexes.
- Des qualités relationnelles car le contract manager interagit avec de nombreux interlocuteurs.
- Une forte pédagogie pour expliquer et prévenir les risques contractuels aux différents services de l’entreprise.
- Le goût pour le travail en équipe.
Comment devenir Contract Manager ?
Une formation de niveau Bac+5 est en général un minimum requis pour accéder à la fonction de contract manager en entreprise. Plusieurs voies sont possibles pour devenir contract manager. Dans certains cas, avec un bac +2 et quelques années d’expérience, mais un bac +5 est généralement demandé par les entreprises.
Il n’existe pas de profil type de contract manager et, même s’il s’agit souvent d’anciens juristes, il n’est pas rare de croiser à ce poste des profils d’ingénieurs ou de financiers. L’anglais écrit et oral étant très utilisé dans le monde des affaires, la maîtrise de cette langue est un véritable prérequis pour accéder à des postes de ce type en entreprise.
En effet, il n’existe pas à ce jour de formation initiale formant au Contract Management. Ces équipes sont composées de profils ayant pour chacun une spécialisation (juridique, fiscale, ingénierie, achats etc…). Le Contract Manager se forme au Contract Management soit en entreprise auprès de ses pairs soit en formation continue au sein de l’Ecole Européenne du Contract Management dirigée par Grégory Leveau ou encore en suivant le Diplôme Universitaire Contract Management d’Assas.
Ressources pour se former
- Guides de l’Association Française du Contract Management
- Ecole Européenne du Contract Management dirigée par Grégory Leveau
- Ressources du World Commerce & Contracting
- Lire des ouvrages sur le Contract Management (par exemple, Contract Management - Outils et Méthodes de Jean-Charles Savornin).
Rémunération du Contract Manager
Le salaire d’un contract manager en entreprise varie selon son expérience. La dernière étude de rémunération de PageGroup donne des fourchettes actualisées :
- Entre 2 et 5 ans : entre 45 et 55 000€
- Entre 5 et 10 ans d’expérience : entre 55 et 80 000€
- Entre 10 et 15 ans : Entre 80 et 100 000€
- 15 ans et plus : entre 100 et 120 000€
Le salaire d’un contract manager peut varier en fonction de plusieurs critères, tels que le type d’entreprise dans laquelle il travaille, son diplôme, son expérience et son niveau de responsabilité. En moyenne, un contract manager en début de carrière peut gagner entre 35 000 et 45 000 euros brut par an.
Contract Manager vs Juriste Contrats : Quelle différence ?
Selon Emmanuel Tannay, la Direction Juridique va orienter vers un cadre légal ou réglementaire, va donner des grandes orientations par rapport à des guidelines, des règles internes à ne pas dépasser. Le Contract Manager va être dans l’analyse du contrat pour en optimiser son utilisation. Il se concentre sur certaines clauses particulières du type “Comment gérer la gestion des réclamations” “Comment gérer le changement du périmètre du contrat” “Comment intégrer la demande spécifique d’un client dans un pays donné”. Le Contract Manager recherche des informations sur la meilleure manière de répondre aux attentes du client, des équipes projets tout en répondant aux intérêts de l’entreprise.
Point de jonction avec le juridique : le Contract Manager est en première ligne des défenses. Il prépare le dossier, trace tous les échanges pour permettre à la Direction Juridique ou au Cabinet d’Avocat en cas de contentieux de réécrire l’histoire grâce au “track records” ou à l’historique du fil d’activité sur le contrat.
Logiciels dédiés aux Contract Managers
Les logiciels utilisés par les Contract Managers sont des logiciels relatifs à l’optimisation de la gestion de contrats comme Seraphin.legal ou des logiciels de gestion de projets comme Asana, Wrike etc…
En effet, une gestion du cycle de vie des contrats efficace et performante passe notamment par l’utilisation d’un Contract Management Software, logiciel de gestion de contrats permettant des gains en termes de productivité, de sécurité, de visibilité mais aussi de performance. Ces solutions se distinguent des logiciels de gestion électronique des documents (GED), puisqu’elles ont spécifiquement été pensées et conçues pour la gestion de contrats.
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