Introduction
Le fonctionnement d'un bureau à distance, notamment pour les PME et PMI, est devenu un enjeu crucial dans le contexte actuel. La transformation numérique des entreprises, accélérée par des événements récents, a mis en évidence la nécessité d'adopter des solutions flexibles et performantes pour la gestion à distance. Cegid, en tant qu'acteur majeur de cette transformation, propose des solutions adaptées aux besoins spécifiques des petites et moyennes entreprises, leur permettant de maintenir et d'optimiser leur activité, même à distance.
L'évolution des Besoins des PME/PMI et la Réponse de Cegid
Les PME et PMI ont des besoins spécifiques en matière de gestion. Elles doivent structurer et normaliser leurs processus de production, fluidifier leur gestion, encadrer leurs activités administratives, standardiser leurs méthodes de travail et contrôler leurs circuits de validation. Les progiciels de gestion intégrés (PGI), ou ERP en anglais, ne sont plus réservés aux grandes organisations. Les éditeurs, tels que Cegid, ont adapté leur offre aux besoins des petites structures, en proposant des solutions packagées, verticales, évolutives et personnalisables.
Le Cas de Mapal : Un Exemple Concret
Mapal, une PMI lyonnaise spécialisée dans l’équipement des métiers de bouche, illustre parfaitement cette évolution. L'entreprise, fabricant de produits en inox pour la grande distribution et les commerces alimentaires, avait besoin de moderniser sa gestion de production. Installée en Pologne depuis 1998, Mapal y avait progressivement délocalisé l’essentiel de sa production. Son ERP développé en Pologne était arrivé à saturation de ses possibilités.
« Nous sommes passés de 4 à 15 personnes en ateliers, avec des commandes qui ne cessaient d’augmenter, ce qui nous a amené à gérer de 30 à 100 ordres de production en parallèle. Nous devions donc absolument trouver une GPAO plus performante, notamment pour toute la partie planification », indique Marcin Walas, Président de Mapal Polska.
L’objectif de Mapal était d’optimiser le pilotage et la productivité globale de ses ateliers de fabrication polonais. Le groupe a opté pour Yourcegid Manufacturing PMI, l’ERP métier de Cegid, qui intègre toutes les fonctions d’une PMI : ventes, achats, bureau d’études, logistique, production, suivi d’atelier, statistiques, etc.
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Déploiement et Premiers Gains
Le projet a été lancé en 2013. C’était la première fois que Cegid investissait ce marché et le groupe n’avait pas encore de représentant sur ce marché. Les équipes devaient donc se rendre à Lodz, pour déployer le logiciel, former les utilisateurs et assurer le transfert de compétences. Malgré la distance, la barrière de la langue, les contraintes liées à la gestion obligatoire de deux devises en parallèle (l’euro et le zloty), et les spécificités de la comptabilité et de la facturation polonaises, le nouvel ERP métier était opérationnel à la date prévue, en polonais.
Yourcegid Manufacturing est aujourd’hui utilisé au quotidien par toutes les équipes de Mapal Polska, et les premiers gains sont déjà au rendez-vous. « Nous avons sensiblement amélioré la qualité et la fiabilité de toutes nos données. Cela nous permet de piloter plus efficacement notre performance, de mieux évaluer notre productivité. Nous pouvons également suivre en temps réel la production, les coûts et les prix de revient de chaque produit, tout en ayant une vision complète de nos besoins ».
Grâce à la fonction avancée de planification de Yourcegid Manufacturing, l’entreprise peut plus facilement réserver les composants et les matières premières dont elle aura besoin, mais aussi mieux organiser ses ressources. « Pour les commandes à l’unité, nous pouvons aujourd’hui réaliser plusieurs simulations, avant de lancer la fabrication. Ce qui nous permet de mieux ajuster nos prix. »
Les Solutions Cegid pour le Bureau à Distance
Cegid propose une gamme de solutions adaptées aux besoins des entreprises souhaitant optimiser leur fonctionnement à distance. Ces solutions couvrent divers domaines, tels que la gestion financière, la gestion des ressources humaines, la gestion de la paie, et les solutions métiers pour les secteurs du manufacturing, du trade, des services et du retail.
Cegid HR Ultimate
Cegid HR Ultimate est une solution SIRH cloud conçue pour optimiser la gestion des ressources humaines et de la paie en ligne. Elle permet de centraliser et d'automatiser les processus RH, facilitant ainsi le travail à distance des équipes RH.
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Cegid PeopleNet
Cegid PeopleNet est une solution complète de gestion du personnel et de gestion des talents, conçue pour centraliser et automatiser les processus RH. Elle offre une vue d'ensemble des compétences et des performances des employés, ce qui est essentiel pour une gestion efficace à distance.
Cegid Pulse
Cegid Pulse est une solution innovante qui intègre l'intelligence artificielle aux systèmes ERP et de gestion financière. Elle permet d'analyser les données de l'entreprise en temps réel et de prendre des décisions éclairées, même à distance.
Yourcegid Manufacturing PMI
Cet ERP métier est spécialement conçu pour les PME et PMI industrielles. Il intègre toutes les fonctions nécessaires à la gestion d'une PMI : ventes, achats, bureau d'études, logistique, production, suivi d'atelier, statistiques, etc. Il permet de piloter efficacement la production à distance, en suivant en temps réel l'état des ordres de fabrication, les coûts et les prix de revient de chaque produit.
Les Avantages du Bureau à Distance avec Cegid
L'adoption des solutions Cegid pour le bureau à distance présente de nombreux avantages pour les PME et PMI :
- Amélioration de la productivité : Les outils de planification et de suivi en temps réel permettent d'optimiser la production et de réduire les délais.
- Réduction des coûts : L'utilisation des technologies cloud permet de réduire les coûts d'infrastructure et de maintenance.
- Flexibilité accrue : Les employés peuvent travailler de n'importe où, ce qui améliore leur qualité de vie et leur motivation.
- Meilleure collaboration : Les solutions collaboratives facilitent le travail d'équipe et la communication entre les employés.
- Prise de décision éclairée : Les outils de business intelligence permettent d'analyser les données de l'entreprise en temps réel et de prendre des décisions basées sur des informations fiables.
- Sécurité renforcée : Les solutions de sécurité intégrées protègent les données de l'entreprise contre les menaces externes et internes.
Les Défis du Bureau à Distance et les Solutions de Cegid
Malgré ses nombreux avantages, le bureau à distance présente également des défis pour les entreprises. Il est essentiel de mettre en place des solutions adaptées pour les surmonter :
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- Sécurité des données : L'utilisation de VPN et de solutions d'hébergement cloud permet de garantir la confidentialité et la sécurité des données.
- Communication et collaboration : Les outils de visioconférence, de chat et de partage de documents facilitent la communication et la collaboration entre les employés.
- Gestion des temps et des activités : Les logiciels de gestion des temps permettent de suivre les heures travaillées et de contrôler les activités des employés.
- Motivation et engagement des employés : Il est important de mettre en place des mesures pour maintenir la motivation et l'engagement des employés, telles que des réunions régulières, des objectifs clairs et des outils de reconnaissance.
Les Technologies Complémentaires aux Solutions Cegid
Pour optimiser le fonctionnement du bureau à distance, il est possible de combiner les solutions Cegid avec d'autres technologies :
- Windows Virtual Desktop (AVD) : Ce service de virtualisation de bureau et d'applications permet d'accéder à distance aux applications métiers de l'entreprise, depuis n'importe où et avec n'importe quel appareil. Il offre un environnement Windows 10 complet et sécurisé.
- Microsoft 365 : Cette suite d'applications bureautiques, disponible au sein de l'environnement Windows 10, facilite la collaboration et la communication entre les employés.
- Solutions de gestion des temps (GTA) : Des solutions comme Chronos, Timmi Temps ou Tempolia permettent de gérer les temps de travail, les activités et la planification à grande échelle.
- Solutions de gestion des plannings : Des plateformes comme Agendrix ou Skello permettent de créer des calendriers personnalisés et de visualiser l'emploi du temps en temps réel.
L'Importance de la Formation et de l'Accompagnement
La mise en place d'un bureau à distance nécessite une formation adéquate des employés et un accompagnement personnalisé. Il est essentiel de former les utilisateurs aux nouvelles technologies et de les accompagner dans leur adoption. Cegid propose des services de formation et d'accompagnement pour aider les entreprises à réussir leur transition vers le bureau à distance.
L'impact du Cloud sur les Solutions de Gestion
L'utilisation des technologies cloud est en constante augmentation, et l'industrie manufacturière est l'une des principales bénéficiaires de cette tendance. Le cloud permet de réduire les coûts, de faciliter l'implémentation des solutions de gestion et d'offrir des possibilités d'évolution évidentes. Cegid intègre le cloud au cœur de sa politique d'innovation, en proposant des services Cloud et des logiciels de gestion adaptés aux besoins des entreprises.
Le Partenariat Cegid-Microsoft
Cegid et Microsoft ont associé leur cloud pour faciliter les interconnexions entre les logiciels de la suite Office hébergés dans le cloud computing (Word, Excel, PowerPoint, Outlook…) et les applications métiers de Cegid (expertise-comptable, SIRH, numérisation des points de vente,…). Un document stocké sur OneDrive, le disque dur à distance de Microsoft, sera ainsi aisément transférable pour être édité ou consulté au sein des systèmes Cegid.
Les Tendances Futures du Bureau à Distance
Le bureau à distance est une tendance durable, qui va continuer à évoluer dans les années à venir. On peut s'attendre à une adoption croissante des technologies cloud, à une personnalisation accrue des solutions de gestion et à une intégration plus poussée de l'intelligence artificielle. Les entreprises qui sauront s'adapter à ces évolutions seront les mieux placées pour réussir dans un environnement de plus en plus compétitif.
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