La grossesse est une période importante dans la vie d'une femme, impliquant des droits et des obligations tant pour la salariée que pour son employeur. Parmi ces obligations, l'établissement d'une attestation de salaire pour congé maternité est une étape cruciale pour assurer le versement des indemnités journalières (IJSS) à la salariée. Cet article détaille les aspects essentiels de l'attestation employeur maternité, en fournissant un guide complet et un modèle pour faciliter cette démarche.
Déclaration de Grossesse et Congé Maternité : Les Formalités Préalables
En cas de grossesse, la salariée et son employeur doivent accomplir des formalités pour déclarer le congé maternité. Pour rappel, dans le cadre de sa grossesse, la salariée bénéficie d’un congé maternité. Le congé maternité correspond à une suspension du contrat de travail. Il est constitué du congé prénatal (avant l’accouchement) et du congé postnatal (après l’accouchement).
Pour bénéficier du congé maternité, la salariée doit déclarer sa grossesse aux organismes sociaux. Ainsi, avant la fin de la 14e semaine de grossesse, la salariée enceinte doit faire une déclaration de grossesse à son organisme d’Assurance maladie et à sa caisse d’Allocations familiales (CAF).
Si elle le souhaite, la salariée peut demander le report d’une partie (maximum trois semaines) du congé maternité prénatal sur le congé maternité postnatal. Si un arrêt de travail est prescrit à la salariée durant la période de report, celui-ci est annulé et le congé prénatal commence au premier jour de l'arrêt maladie.
Il n’y a pas de date légale pour remettre cette lettre à l’employeur. Pour informer votre employeur de votre congé maternité, vous devrez envoyer un courrier en recommandé avec accusé de réception. Dans ce courrier, vous devrez préciser la date de début et de fin de votre congé, ainsi que les coordonnées de votre médecin traitant ou de votre sage-femme. Il est important de respecter les délais pour envoyer ce courrier, car votre congé maternité ne peut débuter qu'après réception de votre demande par votre employeur. Enfin, n'oubliez pas que le congé maternité est un droit, et que votre employeur ne peut pas vous refuser ce congé ou vous faire subir des discriminations à cause de votre grossesse.
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L'Attestation de Salaire pour Congé Maternité : Définition et Utilité
Dès le début du congé maternité de sa salariée, l’employeur doit effectuer des formalités et notamment l'obligation légale d’établir une attestation de salaire. Si la salariée a plusieurs employeurs, chacun d'eux devra établir une attestation de salaire.
L’attestation de salaire est un document obligatoire que l’employeur transmet à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM). Elle permet :
- De vérifier que la salariée remplit les conditions pour percevoir des indemnités journalières ;
- De calculer le montant de ces indemnités en fonction de la rémunération précédant l’arrêt de travail.
Cette attestation est établie lors d’un arrêt-maladie, d’un accident du travail, d’un congé paternité, et bien sûr d’un congé maternité. Elle prend la forme d’un Cerfa S3201 (Formulaire 11135*04) ou d’un signalement via la DSN événementielle (Déclaration Sociale Nominative).
La DSN événementielle est une déclaration spécifique que l’entreprise transmet en dehors de la déclaration sociale mensuelle. Elle permet de signaler immédiatement un arrêt de travail (maladie, maternité, parental ou de naissance, accident du travail, etc.) à l’Assurance Maladie, afin de déclencher le paiement des indemnités journalières sans attendre la paie suivante.
Depuis la généralisation de la DSN, qui a remplacé la plupart des déclarations sociales qui existaient auparavant, la transmission peut être automatisée via un logiciel de paie compatible.
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Même une salariée débutant tout juste dans l’entreprise peut bénéficier d’indemnités journalières, à condition de remplir les critères d’heures de travail ou de revenu. Par exemple, une collaboratrice embauchée deux mois avant d'accueillir un enfant devra justifier d’un minimum de 150 heures travaillées ou d’un revenu suffisant pour déclencher ses droits.
Conditions d'Éligibilité aux Indemnités Journalières de Maternité
Pour toucher les indemnités journalières de maternité, il faut justifier :
- D’au moins 150 heures de travail effectué au cours des 3 derniers mois civils (ou 90 jours) précédant le congé ;
- Ou d’un revenu soumis à cotisations d’au moins 1 015 fois le SMIC horaire au cours des 6 mois civils précédents ;
- Ou, si la personne travaille à temps partiel ou de manière irrégulière, d’une activité sur les 12 mois précédents équivalente à 600 heures de travail ou 2 030 fois le SMIC horaire.
La CPAM vérifie ces conditions grâce aux informations contenues dans l’attestation de salaire.
En congé maternité, le contrat de travail se maintient, avec la délivrance d’un bulletin de paie chaque mois, même si la rémunération est remplacée en tout ou en partie par les IJSS.
Modalités de Transmission de l'Attestation de Salaire
L’attestation de salaire doit être transmise à la CPAM au moment où la collaboratrice quitte son poste. En pratique, cela signifie que la déclaration doit être faite avant la naissance, lors du repos prénatal. Cela permet de déclencher sans délai le versement des indemnités journalières.
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L’attestation peut être transmise à la CPAM de trois manières :
- Via la DSN, manuellement ou via le logiciel de paie qui transmet automatiquement les données nécessaires à la CPAM lors d’une déclaration d’arrêt de travail ;
- En ligne : sur Net-entreprises, grâce au service "Attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières" ;
- Par courrier : en envoyant le formulaire Cerfa S3201 à la CPAM dont dépend la bénéficiaire.
Seul un logiciel de paie certifié et compatible avec la DSN garantit une transmission correcte.
Informations à Renseigner sur l'Attestation de Salaire
L’employeur doit remplir :
- Le motif de l'arrêt de travail ;
- Le Dernier Jour de Travail (DJT) ;
- La date de fin de l'arrêt prévue ;
- Les dates de subrogation (en option).
Cette attestation comporte plusieurs rubriques essentielles : la période de référence, le montant du salaire et la subrogation, le cas échéant.
La Période de Référence
D’abord, il faut renseigner les salaires échus avant l’arrêt, même s’ils ne sont pas encore versés. Si le salaire est mensualisé, indiquez les 3 dernières paies. Pour les journalistes, pigistes, VRP (Vendeur, Représentant et Placier) et travailleurs à domicile, il est nécessaire de mentionner les salaires des 12 derniers mois.
Le Montant du Salaire
L’attestation doit faire apparaître le salaire net des cotisations salariales et de la CSG (Contribution Sociale Généralisée). En revanche, il ne faut pas déduire la CRDS (Contribution pour le Remboursement de la Dette Sociale).
La Subrogation (en cas de maintien du salaire)
Si l’entreprise maintient tout ou partie du salaire, elle peut demander la subrogation en indiquant la période couverte par la subrogation ainsi que le RIB de la société. Dans ce cas, l’entreprise reçoit directement les indemnités journalières versées par la CPAM pour les reverser ensuite à la collaboratrice.
Les informations renseignées sur l'attestation de salaire doivent être identiques à celles que le médecin a renseignées sur l’arrêt de travail. Toute différence peut retarder le versement des allocations.
Délais de Transmission de l'Attestation de Salaire
L’attestation de salaire doit être transmise dans les 5 jours suivants :
- Le début du congé maternité ;
- Ou un congé pathologique lié à la grossesse.
En cas de congé pathologique, un signalement distinct doit être effectué, car il s’agit d’un événement séparé du congé maternité. De même, en cas de prolongation du congé, il suffit de modifier la date de fin prévisionnelle dans la déclaration.
La date de reprise à la fin du congé maternité est saisie dans la DSN mensuelle et non via une événementielle.
En cas de subrogation, il existe deux possibilités d'envoi de signalement :
- L'employeur transmet le signalement de l'arrêt de travail quand il survient ;
- Il signale l'arrêt lors de l'envoi de la DSN mensuelle.
Calcul des Indemnités Journalières
Le calcul se base sur les salaires bruts des 3 mois précédant le congé à l’aide des formules suivantes :
- Salaire journalier de base = somme des salaires bruts des 3 mois précédents ÷ 91,25
- Montant de l’indemnité = salaire journalier de base - 21 % (prélèvements sociaux)
Les indemnités sont versées toutes les deux semaines par la CPAM.
Par exemple, pour une salariée avec une rémunération de 6 000 € bruts sur les 3 mois précédant son congé, le salaire journalier de base est de 65,75 €. L’indemnité journalière sera d’environ 51,94 €.
Si la personne travaille pour plusieurs employeurs, chacun doit émettre une attestation de salaire pour congé maternité.
Durée du Congé Maternité
Le congé maternité comprend toujours deux périodes :
- Le repos prénatal, qui commence avant la date présumée de l’accouchement,
- Le repos postnatal, qui démarre après l’accouchement.
La durée légale de ces périodes varie selon le nombre d’enfants attendus et la situation familiale. Par exemple, pour un premier enfant, le congé prénatal est de 6 semaines, suivi de 10 semaines après l’accouchement.
En cas de grossesse pathologique, un congé supplémentaire peut être prescrit avant le repos prénatal.
La durée du congé maternité varie en fonction du nombre d’enfant attendu, mais aussi du nombre d’enfant déjà né dans le foyer.
- Si vous accouchez d’un seul enfant et que vous n’avez pas encore d’enfant à charge ou seulement un : 16 semaines de congé maternité avec 6 semaines avant l’accouchement et 10 semaines après.
- Si vous accouchez d’un seul enfant et que vous avez deux enfants ou plus à charge : 26 semaines de congé maternité avec 8 semaines avant l’accouchement et 18 semaines après.
- Si vous accouchez de jumeaux : 34 semaines de congé maternité avec 12 semaines avant l’accouchement et 22 semaines après.
- Si vous accouchez de triplés ou plus : 46 semaines de congé maternité avec 24 semaines avant l’accouchement et 22 semaines après.
Obligations de l'Employeur au Retour du Congé Maternité
À l'issue du congé maternité, la salariée enceinte reprend son emploi précédent ou un emploi similaire assorti d'une rémunération au moins équivalente. L’employeur doit la convoquer à une visite de reprise du travail.
Après l’accouchement, la salariée bénéficie également de certaines prérogatives. Ainsi, la femme qui allaite dispose à cet effet pendant une année à compter du jour de la naissance, d'une heure par jour durant les heures de travail.
Congé de Paternité et d'Accueil de l'Enfant
Après la naissance d’un enfant, le père / la mère qui n’a pas accouché et, le cas échéant, le ou la conjoint(e) ou concubin(e) de la mère bénéficient de jours de congé de paternité et d'accueil de l'enfant. Ce congé est accordé sans condition d’ancienneté.
La durée du congé est de 25 jours calendaires (32 jours calendaires en cas de naissance multiple) et se compose :
Ce congé de 21 jours peut être pris en une seule fois ou de manière fractionnée, en deux périodes au plus, d’une durée minimale de 5 jours calendaires chacune.
L’intégralité du congé doit être pris dans les 6 mois suivant la naissance ou l’accueil de l’enfant (sauf hospitalisation de l’enfant ou décès de la mère).
Le salarié informe l’employeur au moins 1 mois avant la date de l’accouchement et avant chaque période de congé.
Si les délais de prévenance sont respectés, l’employeur ne peut pas s’opposer à la prise de congé ni le reporter.
Sauf accord d’entreprise ou de branche, l’employeur n’est pas tenu de maintenir la rémunération du salarié pendant ce congé. Néanmoins, le salarié pourra percevoir sous certaines conditions des indemnités journalières versées par la sécurité sociale.
Difficultés Rencontrées et Solutions
Il peut arriver que des difficultés surviennent lors de l'établissement de l'attestation employeur, notamment en cas d'historique complexe d'arrêts maladie ou de périodes d'inactivité liées à la crise sanitaire.
Dans ce cas, il est recommandé de :
- Contacter directement la CPAM pour obtenir des informations précises sur les éléments à renseigner.
- Consulter les différents services de l'État (Sécurité Sociale, URSSAF) pour rassembler les informations nécessaires.
- Utiliser un logiciel de paie performant et à jour pour faciliter la transmission des données.
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