L'assistant de gestion PME/PMI est un pilier essentiel au sein des petites et moyennes entreprises, assurant le bon fonctionnement administratif, commercial et financier. Cette fonction polyvalente exige une grande adaptabilité, une maîtrise des outils bureautiques et une excellente communication. L'IFA Marcel Sauvage, qui accueille également le Centre de Bilans des Compétences de la CCI Rouen Metropole, est un établissement qui prépare à ces métiers.
Missions Principales de l'Assistant de Gestion PME/PMI
L'assistant de gestion PME/PMI est un véritable couteau suisse, capable de prendre en charge une multitude de tâches. Son rôle est d'alléger le travail du dirigeant et de faciliter la gestion quotidienne de l'entreprise. Parmi ses missions principales, on retrouve :
- Gestion Administrative : Comme tout assistant, il ou elle met en forme, centralise et organise l'information. Il participe à la constitution des dossiers, effectue le suivi administratif des contrats et des assurances, gère le courrier et les appels téléphoniques, organise les déplacements et les réunions.
- Gestion Comptable et Financière : Il ou elle assure le suivi des opérations bancaires, réalise la facturation clients et fournisseurs, effectue le suivi des règlements, participe à l'élaboration des budgets et des tableaux de bord. Cette fonction à responsabilité de Gestionnaire Paie (GP), exige des qualités spécifiques de rigueur, de réactivité, de facultés d’adaptation ainsi que des connaissances administratives et juridiques.
- Gestion Commerciale : L’Assistant commercial effectue de nombreuses tâches dans l’entreprise. Entre les devis, les factures et le contact direct avec les fournisseurs et les clients, son activité est essentielle pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Ce professionnel possède la pleine confiance de son employeur. Le Secrétaire commercial représente son entreprise devant les fournisseurs et les clients. Il participe à la constitution des dossiers. Il doit comparer les différents produits et tarifs des fournisseurs et déterminer quelle offre correspond le mieux au projet et aux finances de l’entreprise. Il ou elle peut également être amené à rédiger des offres commerciales, à assurer le suivi des commandes, à gérer la relation client et à participer à des actions de prospection. Il-elle assure la vente de produits et de services associés nécessitant l’apport de conseils et de démonstrations auprès d’une clientèle de particuliers et parfois de professionnels. Il-elle prend en compte l’ensemble du dispositif de commercialisation : point de vente et internet. Face au prospect ou au client, il-elle illustre les avantages du produit et du service associé. Il-elle adopte une posture d’experts-conseil. Il-elle analyses les besoins et les attentes du client, construit une argumentation individualisée, traite les objections, négocie, conclut la vente et prend congé. Sur les réseaux sociaux, le-la conseiller-e de vente veille constamment à l’e-réputation de son enseigne.
- Gestion des Ressources Humaines : Il ou elle peut être amené à gérer les dossiers du personnel, à préparer les contrats de travail, à suivre les absences et les congés, à organiser les formations. Encadrant opérationnel, il-elle recrute ou participe activement au recrutement des membres de son équipe et est le garant de l’intégration de ses nouveaux collaborateurs. Il-elle coordonne et contrôle le travail réalisé, gère les conflits et au besoin sanctionne.
- Communication : Il ou elle assure la communication interne et externe de l'entreprise, rédige des supports de communication, met à jour le site internet et les réseaux sociaux.
Compétences Requises
Pour exercer le métier d'assistant de gestion PME/PMI, il est nécessaire de posséder un ensemble de compétences techniques et comportementales :
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, logiciels de gestion commerciale et comptable.
- Connaissances en comptabilité et en gestion financière. Le DCG permet d’accéder au DSCG (Diplôme Supérieur de Comptabilité et de Gestion).
- Connaissances en droit social et en gestion des ressources humaines.
- Qualités rédactionnelles et orthographe irréprochable.
- Sens de l'organisation et de la rigueur.
- Capacité d'adaptation et polyvalence.
- Autonomie et sens des responsabilités.
- Esprit d'équipe et sens du relationnel.
- Maîtriser la langue française.
- Avoir une aisance à l’oral.
- Maîtriser une ou plusieurs langues étrangères.
- Sens de la négociation, du contact et savoir écouter ses interlocuteurs.
Formations et Diplômes
Différentes formations permettent d'accéder au métier d'assistant de gestion PME/PMI. Les diplômes les plus courants sont :
- Niveau Bac+2 :
- BTS Assistant de Gestion PME/PMI
- BTS Assistant de Manager
- BTS Management des Unités Commerciales (MUC)
- DUT Gestion Administrative et Commerciale des Organisations (GACO)
- DUT Techniques de Commercialisation (TC)
- Niveau Bac+3 :
- Bachelor Commerce
- Autres formations :
- Des formations professionnelles continues peuvent également permettre d'acquérir les compétences nécessaires.
Évolution de Carrière
Avec de l'expérience, l'assistant de gestion PME/PMI peut évoluer vers des postes à responsabilités, tels que :
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- Responsable administratif et financier
- Responsable des ressources humaines
- Chargé de clientèle
- Créateur ou repreneur d'entreprise
Le Rôle de l'IFA Marcel Sauvage
L'IFA Marcel Sauvage joue un rôle important dans la formation des futurs assistants de gestion PME/PMI. En accueillant également le Centre de Bilans des Compétences de la CCI Rouen Metropole, l'IFA offre un accompagnement personnalisé aux personnes souhaitant se réorienter professionnellement ou développer leurs compétences. L’Assistant-e de Manager prépare, facilite, suit son travail. Il-elle anime régulièrement des séances d’information ainsi que des ateliers ou temps collectifs sur des thématiques variées liées à la construction de projet visant à faciliter l’insertion socioprofessionnelle (rédaction de CV, les métiers en tension, préparation d’entretien … ). Il-elle connait son territoire géographique et est en relation avec les entreprises de son secteur. Il-elle travaille en réseau et en partenariat avec l’ensemble des acteurs intervenant dans le champs de l’orientation et de l’insertion professionnelle.
L'Importance Croissante de l'Assistant de Gestion
Dans un contexte économique en constante évolution, l'assistant de gestion PME/PMI est devenu un acteur incontournable de la performance des entreprises. Sa polyvalence, sa capacité d'adaptation et sa maîtrise des outils numériques en font un collaborateur précieux pour les dirigeants de PME/PMI. De nouveaux métiers se sont développés pour aider les entreprises à faire face aux flux d’informations. Le-la titulaire du BTS Management Commercial Opérationnel (MCO) prend en charge la relation client dans sa globalité ainsi que l’animation et la dynamisation de l’offre.
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