Bras droit du dirigeant de PME/PMI, l’assistant de gestion joue un rôle central au sein de l’entreprise. Également appelé assistant de gestion administrative, assistant manager ou encore assistant de gestion PME/PMI, il exerce des missions transversales en matière de gestion et de communication. Son rôle est particulièrement important car il englobe de nombreuses tâches. Le métier d’assistant de gestion est un métier aux compétences clés tels que la polyvalence, l’organisation et le sens du relationnel.
Rôle et Missions de l'Assistant de Gestion PME/PMI
L'assistant de gestion en PME occupe un poste stratégique et important. Il est l'interlocuteur privilégié du chef d'entreprise et assure la gestion administrative de l'entreprise. Ses tâches sont très variées et couvrent l'ensemble des responsabilités du chef d'entreprise, de la gestion comptable au positionnement commercial de la société.
L'assistant de gestion administrative assure la gestion et le suivi administratif des dossiers techniques, qui comportent les projets, les missions, les démarches qualité entre autres. L’organisation générale de la structure ne doit pas non plus lui échapper. Il peut, le cas échéant, assister un ingénieur dans ses expérimentations ou participer aux visites de chantier.
L’assistant de gestion PME/PMI exerce au sein de bureaux d’études, de sociétés d’ingénierie, d’entreprises industrielles ou de construction, ou encore de centres de recherche. Les relations avec les ingénieurs, les chefs de projets et le personnel des services informatiques y sont quotidiennes et permanentes.
Ce métier participe au lancement d’appels d’offres, c’est-à-dire la rédaction et les émissions d’annonces officielles, ainsi qu’au suivi des candidatures. C’est lui qui constitue et saisit ces mêmes dossiers de candidature de l’entreprise aux appels d’offres. La conception et l’actualisation des outils de suivi de l’activité de l’entreprise lui incombent aussi.
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C’est aussi l’assistant de gestion qui organise les réunions du groupe projet, ou de la structure, et qui rédige les comptes-rendus ou encore gère les emplois du temps. C’est lui qui renseigne les clients et les commanditaires sur l’avancée de leur dossier et qui transmet les procès verbaux, l’état d’avancement et les échéanciers.
Il est également responsable du suivi comptable et budgétaire de l’entité par des opérations de facturation, de déblocage de fonds, de relance de financeurs, de déclarations de TVA et de saisie d’écriture comptable. Ensuite, il saisit et met en forme les documents, il les transmet et les classe. En marge de ses nombreuses missions, il organise les déplacements du responsable et des membres de l’équipe.
L’administratif a également une place importante dans son activité. Ainsi, il procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents, la mise à jour des fichiers clients. Il a aussi la charge d’imprimer des documents techniques comme des plans, des maquettes ou des fiches techniques. Il peut répondre au téléphone et au courrier, préparer et classer les dossiers de son chef, passer des commandes aux fournisseurs, préparer les déclarations de TVA, assurer la relance de facture. Il peut également favoriser la communication dans l'entreprise, organiser les réunions, gérer les déplacements des collaborateurs.
Compétences et Qualités Essentielles
Parmi les compétences nécessaires au métier d’assistant de gestion administrative, une très bonne connaissance du secteur d’activité de l’entreprise (vocabulaire, fonctionnement, clients…) est indispensable. L’assistant manager doit également faire preuve d’écoute, de résistance au stress, de qualités rédactionnelles, de polyvalence et de discrétion. Etant quotidiennement en charge d’une multitude de tâches, il doit par ailleurs démontrer d'un grand sens de l’organisation.
Formation et Parcours Académique
En fonction des missions et des responsabilités confiées à l'assistant manager, une formation de niveau BAC +2 ou BAC +3/BAC +5 peut être demandée. Le BTS Gestion de la PME te forme en 2 ans à la gestion opérationnelle d’une petite ou moyenne entreprise : relation clients/fournisseurs, gestion administrative et financière, ressources humaines, gestion des risques et pilotage de projet.
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Certification professionnelle BTS Gestion de la PME enregistrée pour 4 ans au RNCP 38363 sur décision du directeur général de France Compétences en date du 11 décembre 2023, au niveau de qualification 5, avec le code NSF 314, sous l’intitulé BTS Gestion de la PME, avec effet jusqu’au 31 décembre 2027, délivrée par Ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche l’organisme certificateur. Cette certification est constituée de 4 blocs de compétences.
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Méthodes mobilisées : Formation réalisée, sauf modules spécifiques ou circonstances exceptionnelles, très majoritairement voire totalement en présentiel dans un environnement équipé (vidéoprojecteur, connexion internet, logiciels, etc). Le parcours du BTS Gestion de la PME forme l’étudiant à devenir un professionnel polyvalent en gestion administrative, comptable et commerciale. La formation est conçue pour doter le Jeune Talent de compétences variées, lui permettant de contribuer au bon fonctionnement et au développement de son entreprise. Gestion de la PME : des compétences diversifiées Les enseignements théoriques et les stages pratiques préparent le diplômé à une maîtrise complète des outils de gestion administrative et financière.
Avantages, Inconvénients et Perspectives d'Évolution
Le métier d’assistant de gestion donne lieu à des perspectives d’évolution professionnelle et salariale. Les missions et les interlocuteurs sont amenés à varier offrant de la nouveauté et du changement au quotidien. Bras droit du dirigeant, l’assistant de gestion tient une place de confiance dans l’entreprise et joue un rôle clé dans son fonctionnement. Les mises à jour régulières des normes et des législations obligent à exercer un rôle de veille sur son métier.
Les perspectives d’évolution de carrière de l’assistant de gestion sont nombreuses. Il peut aussi décider de se spécialiser dans un domaine particulier comme le contrôle de gestion, les Ressources Humaines ou encore le commercial ou le marketing. Très recherché dans certains secteurs comme l’import-export, le tourisme, la culture, l’immobilier, l’industrie ou encore les services (tourisme, hôtellerie, etc.) l’assistant de gestion administrative peut également choisir de se spécialiser dans un de ces secteur d’activité.
L'assistant peut évoluer vers un poste de responsable des services généraux ou intégrer une entreprise de taille plus importante.
Rémunération
Le salaire pour un assistant manager peut varier en fonction du niveau hiérarchique, du secteur d'activité de l'entreprise, des missions du poste et de l'expérience.
Que faire en cas d'échec à l'examen ?
En cas d’échec à l’examen final, l’apprenant peut conserver, s’il en fait la demande, le bénéfice des notes supérieures ou égales à 10 sur 20. Ce bénéfice est valable 5 ans après la session d’examen.
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