La secrétaire médicale joue un rôle essentiel au sein des services médicaux, notamment en Protection Maternelle et Infantile (PMI). Ce métier, à la croisée du relationnel, de l'administratif et parfois du technique, requiert des compétences variées et une grande adaptabilité.
Rôle et Missions de la Secrétaire Médicale
La secrétaire médicale assure la gestion administrative et l’accueil des patients, facilitant la communication entre ces derniers et les professionnels de santé. Elle est un pivot central pour le bon fonctionnement des services médicaux.
Missions principales :
- Accueil et Information : Accueillir les patients, gérer l'attente, répondre aux questions et les orienter. La secrétaire médicale doit communiquer avec pédagogie pour rassurer les patients et répondre à leurs interrogations.
- Gestion Administrative : Gérer les rendez-vous et les agendas des médecins, préparer la liste quotidienne des rendez-vous et les dossiers des patients. Elle doit également procéder aux encaissements et à l'enregistrement de la carte vitale.
- Gestion des Dossiers Médicaux : Constituer, classer et ranger les dossiers médicaux des médecins, en veillant à la traçabilité des dossiers et des demandes. Un logiciel dédié, comme Tamm, peut faciliter ces tâches.
- Communication Écrite et Orale : Rédiger des comptes rendus médicaux, des fiches de soins et gérer la correspondance numérique et postale. Maîtriser la langue française et avoir une orthographe irréprochable est essentiel. Elle doit également être à l'aise à l'oral pour la prise de rendez-vous et la communication avec les patients.
- Maîtrise des Outils Informatiques : Utiliser des logiciels de bureautique (Word) et des logiciels spécifiques de gestion de dossiers médicaux. La secrétaire médicale doit continuer à se former aux outils informatiques de gestion et de comptabilité.
- Respect du Secret Professionnel : En travaillant dans le secteur médico-social, la secrétaire médicale est tenue au secret professionnel, au même titre que les autres professions médicales.
Environnement de Travail
La secrétaire médicale peut exercer dans divers environnements :
- Cabinets Médicaux : Gestion des activités quotidiennes d'un cabinet individuel ou de groupe.
- Hôpitaux et Cliniques : Travail au sein d'un service spécifique (chirurgie, pédiatrie, urgences).
- Centres de Santé et Maisons de Santé Pluriprofessionnelles : Collaboration avec divers professionnels de santé (médecins, infirmiers, kinésithérapeutes).
- Laboratoires d'Analyses Médicales : Premier point de contact pour les patients.
- Centres de Radiologie.
- Maisons de Retraite.
- PMI (Protection Maternelle et Infantile) : Gestion administrative et accueil des usagers.
Qualités et Compétences Requises
Pour réussir dans ce métier, plusieurs qualités et compétences sont indispensables :
- Qualités Relationnelles : Sens de l'accueil, écoute, diplomatie et patience sont essentiels pour interagir avec les patients.
- Sens de l'Organisation : Rigueur, méthode et sens des priorités sont nécessaires pour la gestion des dossiers et du planning.
- Maîtrise des Outils Informatiques : Connaissance des logiciels de bureautique et des logiciels spécifiques au domaine médical.
- Connaissance du Vocabulaire Médical : Une bonne connaissance des termes techniques employés par les professionnels du milieu médical est un atout.
- Adaptabilité : Capacité à s'adapter au rythme des médecins et aux évolutions des outils informatiques.
- Discrétion : Respect du secret médical et confidentialité des informations.
Formation et Études
Il n'existe pas de diplôme d'État spécifique à la profession de secrétaire médicale, mais une formation dans le domaine médico-social est fortement recommandée. Le niveau d’étude requis est généralement celui du baccalauréat, idéalement un baccalauréat sciences médico-sociales ou un baccalauréat général complété d’un BTS dans le domaine médical ou dans celui du secrétariat.
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Formations possibles :
- Titres certifiés accessibles après le bac ou après plusieurs années d'expérience.
- Diplôme universitaire de technicien de l’information médicale.
- FCIL (formation complémentaire d’initiative locale).
Pour intégrer la fonction publique, il existe des classes préparatoires aux concours de catégorie B (concours d’assistant médico-administratif pour la fonction publique hospitalière et concours de rédacteur filière administrative pour la fonction publique territoriale).
Salaire et Évolution de Carrière
Le salaire d'une secrétaire médicale varie en fonction de l'expérience, du secteur d'activité (public ou privé) et de la convention collective applicable. En début de carrière, le salaire est souvent proche du SMIC (environ 1 700 € brut par mois), mais il peut augmenter avec l'expérience. Dans le secteur privé, le salaire peut être supérieur.
Évolution de carrière :
Les opportunités d’évolution dépendent de l’expérience, du profil et des aspirations professionnelles. Il est possible de postuler auprès d’autres praticiens ou structures médico-sociales. Avec l'expérience et des formations complémentaires, la secrétaire médicale peut évoluer vers des rôles de gestion et de coordination plus élevés au sein de son établissement de santé, ou s'orienter vers la formation et l'enseignement. Dans la fonction publique, il est possible de s'élever en grade et de passer des concours en interne.
Le Métier de Secrétaire Médicale en PMI
Dans le contexte spécifique de la PMI, la secrétaire médicale joue un rôle crucial dans l'accueil et l'orientation des familles, la gestion des dossiers des enfants et le suivi administratif des activités de prévention et de promotion de la santé. Elle peut être amenée à travailler en étroite collaboration avec les médecins, les puéricultrices, les éducateurs de jeunes enfants et les travailleurs sociaux.
Missions spécifiques en PMI :
- Accueil physique et téléphonique des usagers : Réception et réponse aux demandes des familles, des candidats à l'agrément d'assistant maternel et des assistants maternels en activité.
- Gestion administrative des dossiers individuels : Utilisation de logiciels spécifiques (GAAM) pour la gestion des dossiers et le suivi des demandes d'agrément.
- Information et conseil : Fournir des informations claires et précises sur les services de la PMI, les démarches à effectuer et la réglementation en vigueur.
- Suivi des agréments des assistants maternels : Gestion des demandes d'agrément, suivi des dossiers et liaison avec les professionnels de la PMI chargés de l'instruction des demandes.
Avantages et Inconvénients du Métier
Avantages :
- Tâches variées et enrichissantes.
- Profession de contact humain et utile.
- Autonomie et responsabilités.
- Nombreuses opportunités d'emploi.
Inconvénients :
- Exigence de polyvalence et d'adaptabilité.
- Nécessité de respecter le secret professionnel.
- Horaires parfois irréguliers (en fonction de la structure).
- Possibilités d'évolution limitées (sauf formations complémentaires et concours).
- Concurrence dans la recherche d'emploi.
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