Le rôle de la secrétaire médicale en maternité est crucial pour le bon fonctionnement du service et pour l'accompagnement des patientes. Ce métier, qui allie compétences administratives, relationnelles et médicales, est en constante évolution pour s'adapter aux nouvelles technologies et aux besoins des patientes.
Missions Principales et Quotidiennes
La secrétaire médicale en maternité assure la gestion administrative du service, en collaboration avec l'équipe médicale. Ses missions sont variées et peuvent inclure :
- Accueil et Information : Le professionnel accueille les patientes et les renseigne sur les démarches administratives à accomplir. Elle répond aux appels téléphoniques, identifie les besoins et évalue les cas d’urgence.
- Gestion des Dossiers Patients : La secrétaire hospitalière constitue le dossier des patients afin d’assurer un suivi, et se charge du classement ainsi que de l’archivage. Elle crée un dossier pour un nouveau patient, en utilisant la procédure dossier patient informatisé (DPI). Elle enregistre et saisit les données, les actes et les éléments nécessaires au parcours de soins. Elle traite et classe le dossier patient en fonction des procédures élaborées par l’institution. Elle reproduit les dossiers patients.
- Planification et Organisation : Elle peut avoir à gérer la planification des activités et des interventions internes et externes. Elle élabore les plannings de consultation. Elle synchronise les activités d’amont et d’aval : coordination des rendez-vous, gestion des flux des patients.
- Gestion de la Correspondance : Gérer la correspondance numérique et postale. Réception, frappe diffusion interne, externe et classement des courriers et documents.
- Tâches Administratives Diverses : Ce métier de la santé est également sollicité pour contrôler le paiement des consultations et régler les factures de son employeur.
En résumé, les missions d’une secrétaire médicale en maternité s’articulent autour de trois blocs de compétences :
- Bloc A : Orienté vers les missions d’accueil et d’assistance aux patients.
- Bloc B : Orienté vers les missions d’organisation de l’activité et de gestion administrative et comptable.
- Bloc C : Orienté vers les missions de production et de gestion des documents servant à la communication médicale.
Un bloc peut être validé séparément.
Environnement de Travail
Dans le secteur médical, le secrétaire a la possibilité d’exercer au sein de cadres de travail différents. Il s’agit le plus souvent d’un cabinet médical, d’un centre hospitalier ou d’une clinique privée. Parmi les autres environnements qui emploient des secrétaires médicaux, on peut évoquer les centres de radiologie, les maisons de retraite et les laboratoires d’analyse. Certains centres spécialisés, comme les PMI (protection maternelle et infantile), ont aussi besoin de leurs compétences en matière de gestion.
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En maternité, la secrétaire médicale travaille au sein d'une équipe pluridisciplinaire, en collaboration avec les médecins, les sages-femmes, les infirmières et les aides-soignantes. Elle est soumise aux pratiques spécifiques du milieu médical sur le secret et confidentialité des données (articles R. 4127-72 et L.
La secrétaire médicale travaille sur une base d’une moyenne de 35 heures hebdomadaires, conformément aux dispositions réglementaires, ainsi que celles de l’accord local sur la réduction du temps de travail. Ses horaires et amplitude de travail sont fixés selon les besoins du service par le responsable hiérarchique.
Compétences et Qualités Requises
Pour exercer le métier de secrétaire médicale en maternité, il est nécessaire de posséder un ensemble de compétences et de qualités :
- Compétences Techniques : Maîtrise des outils informatiques (logiciels de gestion de dossier patient, systèmes de codage médical, solutions de régulation interne, et plateformes de prise de rendez-vous), de la langue française (grammaire, orthographe, vocabulaire médical), des techniques de l’accueil et de la communication, et des outils de la téléphonie. Connaissance des droits des patients, de l’hôpital, de son organisation, des circuits, et de la réglementation du système de soins (prise en charges, droits sociaux).
- Qualités Personnelles : Aimant le contact et la relation à l’autre, la secrétaire médicale s’exprime clairement et calmement. Soucieuse de la confidentialité des informations et tenue au secret professionnel, elle doit faire preuve de discrétion. Elle est capable d’analyser, d’évaluer le degré d’urgence des situations et apporter des réponses adaptées. Rigoureuse et organisées, elle sait hiérarchiser son travail et agir en toutes occasions avec professionnalisme. Elle doit faire preuve de mobilité, de polyvalence et d’une capacité d’adaptation aux enjeux. L’aisance relationnelle est donc indispensable. Il est également essentiel de se montrer organisé et rigoureux dans les missions de planification et de gestion administrative.
Formation et Recrutement
Si une formation médicale reste préconisée, un emploi de secrétaire médical est accessible avec le niveau bac. L’obtention d’une certification professionnelle dans le médico-social demeure recommandée. Après le baccalauréat, il est également possible de s’orienter vers le diplôme universitaire de technicien de l’information médicale.
Dans l’éventualité où vous envisagez d’intégrer la fonction publique, il existe des classes préparatoires aux concours de catégorie B. Attention à bien distinguer la fonction publique hospitalière (concours d’assistant médico-administratif) de la fonction publique territoriale (concours de rédacteur filière administrative). Vous pouvez aussi vous lancer dans une FCIL (formation complémentaire d’initiative locale).
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Dans le secteur public, les postes sont accessibles par concours externe, généralement au niveau bac, dans le cadre d’un emploi de catégorie C. Dans le secteur privé, les opportunités existent également dans les cliniques, cabinets médicaux, ou centres médico-sociaux, avec des contrats en CDD, CDI ou temps partiel. Il n'y a pas de condition stricte de diplôme à l'entrée. Une maîtrise correcte de l'expression écrite et orale est exigée.
La plupart des titulaires de la certification sont recruté(e)s par des centres hospitaliers ou des cliniques, des cabinets médicaux, des centres d'imagerie médicale ou des laboratoires d’analyses. Le secrétaire médical exerce toujours sous la responsabilité d’un médecin ou d’un cadre administratif. Selon la taille du service qui l’emploie, il peut avoir plusieurs supérieurs hiérarchiques.
Le jury VAE est composé de six personnes : un médecin ou un directeur d'hôpital, un cadre administratif hospitalier pour le collège employeur - deux secrétaires médicaux appartenant au collège salarié - la responsable de filière et le directeur d’établissement, qui préside ce jury. Les quatre premiers membres ne font pas partie du personnel de l'établissement certificateur. La responsable de formation si elle a été accompagnatrice, est remplacée par un formateur de l'organisme certificateur.
Évolution de Carrière et Rémunération
Dans la fonction publique hospitalière, les secrétaires hospitaliers peuvent évoluer selon une grille d’échelons bien définie, répartie en trois classes : normale, supérieure et exceptionnelle. Dès leur inscription au tableau d’avancement, les secrétaires débutent en classe normale. Après un an de travail effectif, il est possible d’accéder à l’échelon 2, puis de progresser progressivement selon les règles de gestion de carrière. Le secrétaire hospitalier peut par ailleurs se spécialiser dans un domaine médical précis (oncologie, pédiatrie, psychiatrie, chirurgie…), ou intégrer la gestion administrative de la santé en tant que référent de secteur, gestionnaire de dossier ou chargé de mission. Les mobilités professionnelles sont possibles au sein du secteur public hospitalier, mais aussi vers le privé ou les organismes d’assurance maladie.
En tant que secrétaire médical, les opportunités d’évolution dépendent de l’expérience, du profil et des aspirations professionnelles. On ne distingue pas vraiment un statut hiérarchique supérieur. Cependant, il est possible de postuler auprès d’autres praticiens ou structures médico-sociales. Le fait de posséder une certification des métiers de secrétaire médical constitue un atout non négligeable pour toute candidature. Quant aux fonctionnaires, ils peuvent s’élever en grade et passer des concours en interne. Les missions restent similaires, mais la rémunération augmente.
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La rémunération d’un secrétaire médical dépend de son ancienneté et de son statut : dans le secteur public ou privé. La fonction publique base le salaire sur une grille d’indexation, selon le grade de l’employé. Une secrétaire médicale débutante gagne environ 1 700 € brut par mois.
Le Marché de l'Emploi
Le métier de secrétaire hospitalier connaît une demande croissante dans les établissements de santé publics et privés. Sur le marché de l’emploi, le secrétaire médical dispose de nombreuses opportunités. Près d’un tiers des postes sont dans la fonction publique. On notera que le secteur demeure concurrentiel. Il est ainsi plus facile de trouver un travail avec une première expérience.
Depuis quelques années, on a vu stagner, voire décroître les offres d’emploi pour les postes correspondant au premier volet du double profil, celui correspondant à l’accueil-secrétariat. La principale raison de cette évolution est sans aucun doute le développement de plateformes sur le modèle de DOCTOLIB. Simultanément, on a vu augmenter régulièrement et fortement, les offres d’emploi correspondant au deuxième volet du profil, celui correspondant à l’assistanat administratif et médical. Ces offres en constante augmentation proviennent majoritairement d’hôpitaux ou de cliniques.
Avantages et Inconvénients du Métier
En raison de la diversité de ses missions, le poste de secrétaire assistant dans le domaine médical est très stimulant. On peut également mentionner une certaine liberté de décision et d’action pour gérer les tâches d’administration et de planification. Quant à l’accessibilité de la profession, elle reste aisée, sous réserve d’une première expérience préalable dans le secrétariat ou le médico-administratif, par exemple.
Le métier nécessite toutefois de la flexibilité pour travailler pendant les vacances, les week-ends ou les jours fériés. On notera aussi des perspectives d’évolution restreintes.
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