La gestion de projet est un domaine complexe et multifacette qui va bien au-delà de la simple création de listes de tâches et de l'établissement d'un calendrier. Elle englobe une variété de processus et de pratiques visant à assurer la réussite d'un projet, de son initiation à sa clôture. Le Project Management Institute (PMI) est une organisation de premier plan dans le domaine de la gestion de projet, et son guide, le Project Management Body of Knowledge (PMBOK), est une référence essentielle pour les professionnels du secteur. Cet article explore les différents domaines de gestion du PMI, en mettant en évidence leur importance et leur contribution à la réussite des projets.
Introduction au PMI et au PMBOK
Le Project Management Institute (PMI) est une organisation mondiale à but non lucratif dédiée aux professionnels de la gestion de projet. Fondé en 1969, le PMI compte plus de 700 000 membres et a délivré plus de 1,7 million de certifications Project Management Professional (PMP), une certification reconnue mondialement. Le PMI supervise la production de nombreux guides, dont le Project Management Body of Knowledge (PMBOK), une référence essentielle en gestion de projet.
Le PMBOK est un guide de bonnes pratiques en gestion de projet qui comprend une série de processus et de pratiques recommandées. Il est souvent utilisé comme référence pour la certification professionnelle en gestion de projet, telle que la certification PMP du PMI. La 6ème édition du guide PMBOK décrit 5 groupes de processus, qui représentent au total 49 processus de gestion de projets : Initiation, Planification, Exécution, Supervision et Contrôle, et Clôture. La 7ème édition met en avant le fait qu’un projet doit produire des résultats et de la valeur, et pas seulement des produits ou des livrables.
Les Domaines de Gestion du PMI
Le PMBOK identifie plusieurs domaines de gestion clés qui sont essentiels à la réussite d'un projet. Ces domaines comprennent :
1. Gestion de l'Intégration
La gestion de l'intégration est le processus de coordination de tous les aspects du projet, y compris les différents domaines de connaissances, les processus et les activités. Elle garantit que tous les éléments du projet fonctionnent ensemble de manière cohérente et efficace. Un chef de projet n’a pas d’obligation de résultats sur ses projets mais une obligation de moyens.
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2. Gestion du Périmètre
La gestion du périmètre consiste à définir et à contrôler ce qui est inclus et ce qui n'est pas inclus dans le projet. Elle vise à s'assurer que le projet répond aux besoins du client et qu'il est réalisé dans les limites du budget et du calendrier impartis. Il est important de planifier la gestion du périmètre et du contenu et de maîtriser le périmètre pour éviter les changements intempestifs pouvant mettre à risque le projet. Le périmètre doit être clairement défini, ainsi que les attendus client.
3. Gestion de l'Échéancier
La gestion de l'échéancier consiste à élaborer et à maîtriser le calendrier du projet. Elle implique la définition des activités, l'estimation de leur durée, l'établissement des dépendances et la planification des ressources. Ce processus consiste à gérer la planification du projet et à définir clairement les activités à réaliser dans le projet, en partant du WBS (Work Breakdown Structure).
4. Gestion des Coûts
La gestion des coûts consiste à planifier, à estimer, à budgétiser et à contrôler les coûts du projet. Elle vise à s'assurer que le projet est réalisé dans les limites du budget approuvé. Lors de ce processus, les coûts sont suivis au quotidien, et maîtrisés. Même s’il apparaît relativement simple par rapport à d’autres domaines de connaissances, la gestion des coûts est sensible.
5. Gestion de la Qualité
La gestion de la qualité consiste à s'assurer que les livrables du projet répondent aux normes de qualité définies. Elle implique la planification, l'assurance et le contrôle de la qualité. Le chef de projet met en place un plan de gestion de la qualité, et fournit un PAQ (Plan d’Assurance Qualité) ainsi que des métriques qualité pour le projet. La gestion de la qualité consiste à s’assurer que le standard de qualité des livrables fournis aux clients est conforme à leurs attentes et exigences.
6. Gestion des Ressources
La gestion des ressources consiste à planifier, à acquérir, à développer et à gérer les ressources humaines et matérielles nécessaires à la réalisation du projet. Elle vise à s'assurer que le projet dispose des ressources adéquates au bon moment et au bon endroit. Il est important de planifier la gestion des ressources, d'estimer les ressources nécessaires aux activités, d'obtenir les ressources, de développer l’équipe, de gérer l’équipe et de maîtriser les ressources.
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7. Gestion des Risques
La gestion des risques consiste à identifier, à évaluer et à gérer les risques qui pourraient avoir un impact sur le projet. Elle vise à minimiser les menaces et à maximiser les opportunités. La gestion des risques consiste à identifier les menaces pour le projet, ainsi que les opportunités.
8. Gestion des Approvisionnements
La gestion des approvisionnements consiste à planifier, à acquérir, à gérer et à clôturer les approvisionnements du projet. Elle vise à s'assurer que le projet dispose des biens et des services nécessaires au bon moment et au bon prix. Dans ce processus, on doit décider des outils, logiciels, et autres produits physiques que l’on va devoir se procurer. Il s’agit de déterminer les fournisseurs et prestataires pouvant fournir ce dont on a besoin, et de sécuriser l’approvisionnement via un contrat. Lors de ce processus, le chef de projet s’assure que les approvisionnements et livraisons se fassent bien en temps voulu.
9. Gestion des Communications
La gestion des communications consiste à planifier, à gérer et à contrôler les communications du projet. Elle vise à s'assurer que les informations sont communiquées de manière efficace et efficiente à toutes les parties prenantes. C’est un domaine de connaissances qui se rapproche beaucoup de celui de la communication.
10. Gestion des Parties Prenantes
La gestion des parties prenantes consiste à identifier, à analyser et à gérer les attentes et les besoins des parties prenantes du projet. Elle vise à s'assurer que les parties prenantes sont engagées et satisfaites du projet. Au démarrage du projet, il est nécessaire de savoir rapidement à qui on a affaire. Le PMBOK fournit au chef de projet des supports fonctionnels regroupés en 8 domaines, dont la gestion des attentes, des besoins et des communications avec toutes les ressources impliquées.
Le Rôle du PMO et du PMI
À l’heure où l'agilité bouscule le management traditionnel, il est légitime de se demander si le PMO et le PMI sont encore d’actualité.
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Qu’est-ce que le PMO ?
Le Project Management Office (PMO) est une structure chargée de normaliser la gestion des projets au sein d’une entité. Ce « bureau des projets » centralise les ressources et les méthodes de pilotage, afin de les harmoniser pour toutes les parties impliquées. Le PMO diffuse des supports standardisés comme des modèles de comptes-rendus ou des diagrammes de suivi. L’équipe supervise un ensemble de projets, mais ses membres peuvent être détachés dans les services pour favoriser le partage des bonnes pratiques.
Le PMO prend place dans des entreprises de taille respectable ou engageant de nombreux chantiers. Sa mission principale est de favoriser l’avancement des projets en fournissant à leurs gestionnaires un cadre méthodologique et un accompagnement opérationnel. Affecté à un portefeuille de projets ou directement rattaché à la direction, le bureau distribue les responsabilités et collecte les rapports d’activités. Il produit des analyses pour mesurer l’avancement des travaux et évalue régulièrement l'efficacité de ses propres outils PMO, pour en assurer une amélioration continue.
Par son positionnement transverse, le PMO simplifie les tâches de nombreux professionnels. La cohérence des documents marquant les principaux jalons facilite le pilotage global des projets. Elle apporte aux directions une vision synthétique favorisant la planification générale et les orientations stratégiques. Cette vue d’ensemble permet également un contrôle budgétaire plus précis, une meilleure gestion des ressources projet et la détection proactive des risques. Pour les acteurs des projets, gestionnaires ou participants, l’harmonisation des pratiques fluidifie la communication et la collaboration quotidienne. Le PMO augmente le taux de réussite des projets, au bénéfice des objectifs de l’entité.
Qu’est-ce que le PMI ?
Le Project Management Institute (PMI) est une organisation à but non lucratif dédiée aux professionnels de la gestion de projets. Le PMI supervise la production de nombreux guides dont le Project Management Body of Knowledge (PMBOK), une référence essentielle en gestion de projet.
Le PMBOK dresse une liste de recommandations destinées à la conduite de projets soumis à des contraintes de temps, de ressources et de budget. Plus qu’une véritable méthode, l’ouvrage segmente le cycle de vie du projet en 5 phases et en décrit les principaux processus. Les séquences commencent par une étape de démarrage suivie de l'élaboration d’une planification. La réalisation est ensuite pilotée, soutenue par un contrôle continu jusqu’à sa clôture, donnant lieu à une capitalisation d’expérience. La plupart des chefs de projet adoptent cet enchaînement logique, devenu de facto la norme.
Dans sa 7e édition, le PMBOK fournit au chef de projet des supports fonctionnels regroupés en 8 domaines :
- Parties prenantes : gestion des attentes, des besoins et des communications avec toutes les ressources impliquées.
- Équipe : formation et soutien des collaborateurs pour leur efficacité et leur cohésion.
- Cycle de vie : détermination et gestion des méthodes et des phases de développement adaptées.
- Planification : élaboration et suivi des plans pour atteindre les objectifs.
- Exécution : coordination des tâches nécessaires pour produire les livrables.
- Livraison : gestion de la livraison des résultats intermédiaires ou finaux.
- Mesure : évaluation et analyse des réalisations par rapport aux buts fixés.
- Risques et opportunités : identification, évaluation et gestion des événements pouvant impacter le projet.
Termes Clés en Gestion de Projet
Il existe des dizaines de termes de gestion de projet que vous pourriez rencontrer et beaucoup sont abrégés pour rendre les choses plus rapides. Voici quelques-uns des termes les plus courants que tout professionnel de la gestion de projet (PMP) devrait connaître :
- AC - Coût réel : Au début d'un projet, les coûts sont estimés. Le CA est comptabilisé à la fin du projet pour montrer le coût réel et final du projet.
- CV - Écart de coût : Il s'agit d'un calcul des coûts du projet qui quantifie la différence entre le coût réel (AC) et la valeur acquise (EV), comme représenté par l'équation EV - AC = CV.
- EV - Valeur acquise : La valeur acquise concerne le suivi des progrès budgétaires au cours d'un projet. Elle est déterminée en comparant le budget aux coûts réels et aux travaux réalisés à un moment donné, afin de prévoir si le projet respectera ou non le budget en fin de compte.
- KPI - Indicateur de performance clé : Dans tout projet, vous aurez plusieurs objectifs à atteindre et votre capacité à le faire avec cohérence (à la fois tout au long d'un projet donné et lors de projets futurs) repose sur le suivi et la mesure des progrès. Les ICP comprennent à la fois les objectifs à mesurer et la mesure des performances par rapport à ces objectifs. Quelques indicateurs clés de performance courants sont le calendrier du projet, les coûts de main-d'œuvre, l'affectation des ressources et le temps estimé pour l'achèvement du projet.
- PC - Pourcentage d'achèvement : Il s'agit d'une estimation de la quantité de travail effectuée à un moment donné au cours d'un projet.
- PMBOK - Corpus de connaissances en gestion de projet : Publiée par le PMI, il s'agit d'une publication complète relative à la pratique de la gestion de projet. Il est mis à jour fréquemment et est disponible gratuitement pour les membres du PMI.
- PMI - Project Management Institute : Une organisation à but non lucratif pour les professionnels de la gestion de projet, fournissant des ressources, des conseils et des opportunités pour les membres professionnels de la communauté ainsi que des informations sur les termes de la gestion de projet.
- PMP - Project Management Professional : La signification exacte de PMP ne fait pas toujours l'unanimité. Techniquement, elle requiert une certification du PMI, mais elle est parfois utilisée de manière informelle, le terme PMP désignant toute personne jouant un rôle dans la gestion de projet.
- PV - Valeur planifiée : On l'appelle aussi parfois Budget at Completion (BAC) parce qu'il représente le budget total prévu pour le projet, généralement autorisé pendant la phase de planification, englobant tous les travaux prévus et les ressources nécessaires.
- RAM - Matrice d'attribution des responsabilités : Il existe de nombreux outils pour la gestion de projet, celui-ci est utilisé pour organiser le travail à réaliser en éléments et le comparer aux ressources. Cela permet de s'assurer que des ressources adéquates sont disponibles pour mener à bien les travaux prévus.
- SF - Start-to-Finish : Certaines abréviations de gestion de projet ont plus d'une signification. SF peut également être utilisé pour désigner la "date de fin prévue", mais le contexte devrait vous aider à comprendre la signification de l'acronyme dans une situation donnée. Start-to-Finish est un concept lié au flux de travail, en ce sens que certaines tâches doivent être achevées avant que d'autres puissent commencer. Cela implique une progression logique d'une tâche à l'autre, depuis le début du projet jusqu'à son achèvement.
- SME - Subject Matter Expert : Au cours d'un projet, les chefs de projet ont souvent besoin d'informations, de conseils et de contributions pour divers aspects avec lesquels ils ne sont pas familiers. Les experts en la matière sont des professionnels d'autres domaines qui ont la formation, les compétences et l'expérience nécessaires pour vous aider à planifier, exécuter et terminer correctement votre projet. C'est aussi l'une de ces abréviations de gestion de projet qui peut signifier autre chose, dans ce cas, elle désigne aussi parfois "Petite et moyenne entreprise".
- SOW - Énoncé des travaux : Un document juridique contraignant utilisé pour définir l'étendue du travail effectué et pour s'assurer que toutes les parties sont d'accord sur les conditions avant le début des travaux.
- WBS - Structure de répartition du travail :
Les Qualités Essentielles d'un Chef de Projet
Au-delà des connaissances techniques et des compétences en gestion, un chef de projet doit posséder certaines qualités personnelles pour réussir :
- Gérance : Soyez un chef de projet attentionné, respectueux et diligent.
- Pensée holistique : Sachez reconnaître les interactions entre différents systèmes.
- Opportunités et menaces : Identifiez et traitez les opportunités et menaces concernant votre projet.
- Adaptabilité et résilience : Faites preuve d’adaptabilité au quotidien, notamment dans des contextes incertains ou évolutifs (monde VUCA), et soyez résilients.
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