Les structures organisationnelles traditionnelles, caractérisées par une hiérarchie verticale et une rigidité, cèdent progressivement la place à des modèles intégrant les différents processus métiers, favorisant ainsi la communication et l'interaction. Dans ce contexte, un système d'information (SI) robuste, complet, convivial et flexible devient un outil indispensable pour répondre aux besoins de réactivité, de fiabilité et d'anticipation des entreprises. Cet article explore les aspects clés de la gestion d'entreprise et la mise en place d'un système de management adapté aux PME/PMI.
La Gestion d'Entreprise : Un Aperçu Général
La gestion d'entreprise, selon Mary Parker Follett (1868-1933), est l'art de faire avancer les choses grâce aux efforts d'autrui. Ce concept s'articule autour du cadre théorique POLC (planification, organisation, direction et contrôle), initialement développé par Henri Fayol (1841-1925), considéré comme un pionnier de la gestion d'entreprise et du management.
Pour maintenir sa rentabilité et sa compétitivité, une entreprise doit s'appuyer sur une équipe dirigeante maîtrisant les différentes étapes du cycle d'exploitation de son secteur d'activité (négoce, prestation ou production). Cependant, la stratégie d'entreprise ne doit pas uniquement reposer sur les compétences, mais également sur l'information, sa collecte et son analyse.
Gérer une entreprise de manière cohérente, moderne et performante nécessite l'activation de leviers stratégiques. Ces leviers mobilisent les ressources nécessaires au déploiement d'une stratégie permettant d'atteindre les objectifs fixés. La gestion d'entreprise, sur le plan financier, implique la surveillance de la trésorerie, l'élaboration des budgets, le financement de l'exploitation, la mobilisation des fonds d'investissement, la clôture des comptes et le suivi des indicateurs.
L'utilisation d'un logiciel de gestion d'entreprise est essentielle. Elle regroupe l'ensemble des processus qui participent à la conception, la planification et la mise à disposition des ressources nécessaires, ainsi qu'à l'enregistrement et au contrôle des activités de production.
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Reconnues comme le principal levier de développement, les ressources humaines sont l'essence même d'une entreprise et jouent un rôle essentiel dans sa réussite. La gestion commerciale englobe la facturation, le suivi des stocks, la prévision, la création et le suivi des ventes, ainsi que l'accès aux données clients et aux fournisseurs. La gestion de la relation client est prise en charge par un CRM (Customer Relationship Management). Ce logiciel centralise toutes les données des interactions entre une entreprise et ses clients ou prospects.
Sur le plan stratégique, l'outil informatique décisionnel collecte, analyse et présente au gestionnaire un reporting compréhensible des données collectées. Grâce à ces outils de business intelligence, la prise de décision est efficace, car basée sur une meilleure compréhension de l'entreprise et de son environnement.
Les Composantes Essentielles d'un Système de Management Efficace
L'entreprise est une communauté d'action et d'intérêt, formée de personnes et de processus fortement imbriqués. Pour assurer la rentabilité et la solvabilité de l'entreprise, le manager doit mobiliser des ressources matérielles et humaines, structurer le temps et l'espace, organiser les actions et motiver les différents acteurs. Le prix de revient d'un produit doit être évalué avec précision pour chiffrer un devis ou fixer un prix de vente, tout en restant rentable et concurrentiel.
Pour bien gérer une entreprise, le manager s'appuie sur une comptabilité à jour, tenue par un expert-comptable. L'optimisation des niveaux de stock permet à une entreprise de réaliser l'équilibre souhaité entre contraintes financières et qualité de service. En effet, un niveau de stock trop élevé augmente la charge des frais financiers, crée des décalages de trésorerie et expose la marchandise stockée à l'obsolescence.
Pour gérer une entreprise de manière efficace, le manager doit disposer d'outils de gestion capables de lui fournir en temps réel des indicateurs de performance financière, commerciale, organisationnelle et RSE (responsabilité sociétale de l'entreprise). En effet, tout ce qui peut être évalué peut être amélioré ! La gestion de la relation client ou CRM (Customer Relationship Management) demeure le centre d'intérêt d'une entreprise compétitive et à forte croissance. C'est même l'une des clés du succès ! Le logiciel de gestion d'entreprise (ERP ou CRM) centralise et gère toutes les informations et interactions des clients avec les différents canaux de sollicitation.
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Pour rester solvables en toutes circonstances, les entreprises sont tenues de prêter attention à leurs dépenses surtout en début d'activité (loyers, déplacements, fournitures de bureau, eau, électricité, entretien, etc.). Une entreprise doit obligatoirement s'approvisionner auprès de fournisseurs pour pouvoir exercer son activité. La stabilité de cette relation repose sur un partenariat stratégique, avec des règles et des conditions de collaboration profitables aux deux parties.
Les Logiciels de Gestion d'Entreprise : Un Outil Indispensable
Les logiciels de gestion d'entreprise se déclinent selon différentes formules. Les ERP propriétaires couvrent l'ensemble des besoins de l'entreprise, mais demeurent coûteux et peu flexibles. L'autre alternative consiste à développer sa propre solution ERP en interne. Dans le cas où vous souhaiteriez un démarrage rapide et à faible coût, l'offre ERP SaaS (Software as a Service) est la solution idéale pour la gestion d'entreprise ! L'ERP SaaS est une solution clé en main, très flexible et accessible depuis n'importe quel poste connecté. L'hébergement dans le cloud offre des ressources informatiques élastiques pour faire face aux fluctuations de la demande. De plus, les coûts sont toujours plus faibles, car les ressources informatiques sont mutualisées.
L'Exemple d'Archipelia : Un ERP Cloud Complet
Pionnier des ERP Cloud en Europe depuis 2004, Archipelia est une solution complète et multi-métiers. Ce logiciel de gestion d'entreprise unique offre une panoplie de fonctionnalités : gestion commerciale, logistique, production, commerce omnicanal B2C et B2B, CRM & Marketing, comptabilité, business intelligence, reporting décisionnel, etc. Modulable, évolutif, interopérable, s'adaptant à l'existant, Archipelia est un concentré IT au service des PME/PMI des secteurs du négoce, du commerce et de l'industrie.
La Sécurité au Sein de l'Entreprise : Un Enjeu Crucial
Tout chef d’entreprise a le devoir de garantir la sécurité dans son entreprise. Même si les grandes entreprises sont souvent bien organisées en termes de gestion de la sécurité au sein de leurs établissements, la sécurité d’entreprise dans les PME, PMI et TPE doit respecter les mêmes enjeux. Respect des normes, prévention des risques, protection des salariés en matière de santé et de sécurité des locaux, aucun aspect ne doit être négligé.
Le premier règlement qu’un responsable de PME doit faire respecter dans son entreprise, c’est le Code du Travail. Les prescriptions relatives à la sécurité figurent dans sa quatrième partie « santé et sécurité au travail ». On y trouve des dispositions législatives (article L.) et réglementaires (article R.). Par ailleurs, dès lors qu’une entreprise respecte les normes de sécurité, elle peut bénéficier de certifications, destinées à asseoir sa réputation en termes de sécurité vis-à-vis de ses collaborateurs et de ses clients.
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L’équipement des locaux doit prendre en compte les aspects sécurité. Des extincteurs et installations de lutte contre l’incendie doivent être mis en place. Le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) est obligatoire dans les entreprises. Il doit répertorier tous les risques identifiés au sein de l’entreprise, en particulier les risques chimiques. Ceux-ci doivent être classés par typologie et chacun doit présenter les mesures de sécurité et les actions de prévention prévues par l’entreprise.
Le responsable d’entreprise doit mettre en œuvre tous les moyens visant à la protection de ses salariés. L’affichage des consignes de sécurité est imposé par le Code du Travail. La formation est un autre des devoirs de l’employeur.
Le Système de Management de la Sécurité (SMS) : Une Démarche Indispensable
Mettre en place un Système de Management de la Sécurité (SMS) peut apparaître comme une tâche ardue pour toutes les entreprises, et plus particulièrement les PME/PMI. En raison des évolutions économiques, sociales et réglementaires, cette démarche devient pourtant indispensable puisqu'elle permet de :
- Connaître les risques et les besoins en matière de sécurité ;
- Manager la prévention par une organisation cohérente et fiable ;
- Faire adhérer les salariés à une politique d'entreprise et donner une nouvelle dimension aux postes de travail ;
- Instaurer des moyens d'intéressement aux résultats obtenus en matière de sécurité.
Un guide détaille de façon très précise le cadre réglementaire, les procédures, techniques et outils du SMS. Il s'appuie sur les 16 principes directeurs de l'ILO-OHS 2001, pour aborder point par point, étape par étape, les fondamentaux de la démarche. Une méthode, grâce à des outils spécifiquement adaptés et directement applicables, permet d'évoluer rapidement, pas à pas, vers une meilleure maîtrise de la sécurité et la mise en place progressive d'un système de management facile à piloter. Ce guide répondra à toutes les questions que peuvent se poser dirigeants, responsables, ingénieurs, consultants, les auditeurs.
Les Normes et Certifications : Un Gage de Qualité et de Sécurité
Par ailleurs, dès lors qu’une entreprise respecte les normes de sécurité, elle peut bénéficier de certifications, destinées à asseoir sa réputation en termes de sécurité vis-à-vis de ses collaborateurs et de ses clients. Parmi les certifications courantes, on retrouve :
- Le guide du CNAPS.
- Le MASE (Manuel d’Amélioration Sécurité des Entreprises).
- La certification ISO 9 001.
- La certification ISO 14 001.
- La certification NF Service 241.
Les trois normes (ISO 9001, ISO 45001 et ISO 14001) sont génériques car elles s'appliquent à toute entreprise, sans aucune contrainte relative à la taille, l'activité ou le type.La norme ISO 14031 : 2013 « Management environnemental - Évaluation de la performance environnementale - Lignes directrices » montre comment mettre en place et utiliser l'évaluation de la performance environnementale (EPE) et l’analyse du cycle de vie pour trouver des points d’amélioration.
La Qualité, la Sécurité et l'Environnement (QSE) : Une Approche Intégrée
La plupart des termes et définitions des référentiels QSE (Qualité, sécurité, environnement) sont identiques. Il est recommandé d'utiliser les définitions de l'ISO 9000, l'ISO 9001, l'ISO 45001 et l'ISO 14001.
Stratégie d'Entreprise et Performance
La stratégie, c'est l'acte de déterminer les finalités et les objectifs fondamentaux à long terme de l'entreprise, de mettre en place les actions et d'allouer les ressources nécessaires pour atteindre lesdites finalités (Alfred Chandler).
Pour dynamiser l'innovation en entreprise et bâtir des organisations réactives, l'unique solution est de faciliter la prise de décision des acteurs de terrain et des équipes autonomes afin qu'ils puissent notamment lancer les initiatives les plus opportunes et…innover le cas échéant!
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