L'environnement économique actuel, caractérisé par sa volatilité, son incertitude, sa complexité et son ambigüité (VUCA), exige des entreprises, notamment les PME et PMI, une gestion de projet efficace et une adaptation constante. Cet article vise à explorer en profondeur la gestion en PME/PMI, en abordant ses définitions, ses enjeux spécifiques, et les outils à disposition pour optimiser leur fonctionnement.
Introduction : L'importance croissante de la gestion de projet
Dans un monde en mutation rapide, les entreprises sont confrontées à des défis et des opportunités complexes qui nécessitent une gestion de projet efficace. Le concept "VUCA" souligne la nécessité pour les leaders de développer des compétences d'adaptabilité, d'agilité et d'amélioration continue. La gestion de projet, autrefois réservée aux grandes entreprises, est désormais essentielle pour les PME et PMI qui souhaitent innover, se transformer et rester compétitives.
Définition des PME et PMI
Au sein de l’écosystème entrepreneurial français, une certaine confusion perdure entre les termes PME (Petites et Moyennes Entreprises) et PMI (Petites et Moyennes Industries). Bien que proches par la taille, ces deux catégories présentent des caractéristiques distinctes qu’il est important de connaître.
Critères de définition
En France, le terme de PME désigne une entité comptant moins de 250 salariés, dont le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 50 millions d’euros. Son activité se concentre généralement sur le secteur des services, du commerce ou de l’artisanat. Si les critères de taille de ces entreprises diffèrent, la distinction fondamentale se trouve dans le secteur d’activité, qui sera obligatoirement industriel pour les PMI.
Distinction fondamentale : Secteur d'activité
C’est ce critère du secteur d’activité qui distingue véritablement PME et PMI. Alors que la PME évolue dans les secteurs cités plus haut, la PMI se consacre exclusivement à l’activité industrielle manufacturière. D’un côté, la prestation de services immatériels, de l’autre la production physique de biens à partir de matières premières.
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Implications opérationnelles
Le quotidien de la PMI s’articule autour de son processus de production : approvisionnement en matières premières, transformation sur les chaînes de fabrication, gestion des ressources et des produits finis… en somme, un véritable défi logistique composé de problématiques d’optimisation des flux et de supply chain. Le processus opérationnel des Petites et Moyennes Entreprises est, quant à lui, axé sur la vente, la relation client et la prestation immatérielle.
Implications financières et juridiques
Cette distinction a également un impact financier important, qui distingue nettement les PMI des PME. L’activité de production industrielle des PMI s’accompagne de règles juridiques strictes : normes de sécurité, respect des réglementations environnementales, qualité et traçabilité des produits, gestion des déchets, etc. Par ailleurs, les PMI doivent composer avec des problématiques de financement plus ardues. Avec leurs lourds investissements industriels, elles peinent souvent à boucler les tours de table nécessaires à leur développement. Plus globalement, les statuts juridiques diffèrent entre PME et PMI. Ceux-ci ne définissent pas uniquement les obligations légales et fiscales, mais influent également sur leur potentiel de développement, l’accès aux financements ou encore leur image auprès des entreprises partenaires.
Rôles et missions de l'assistant de gestion en PME/PMI
L'assistant(e) de gestion assiste le PDG d'une PME (Petite et moyenne entreprise) ou d'une PMI (Petite et moyenne industrie). Ses missions sont variées, allant de la gestion administrative à la communication interne de l'entreprise, en passant par la relance de facture.
Un poste stratégique
Le métier de chargé d'assistant de gestion en PME est un poste stratégique et important. Bras droit du chef d'entreprise, il assure la gestion administrative de l'entreprise.
Diversité des tâches
Ses tâches sont très variées. Il peut répondre au téléphone et au courrier, préparer et classer les dossiers de son chef, passer des commandes aux fournisseurs, préparer les déclarations de TVA, assurer la relance de facture. Il peut également favoriser la communication dans l'entreprise, organiser les réunions, gérer les déplacements des collaborateurs. Ses missions couvrent ainsi l'ensemble des responsabilités du chef d'entreprise, de la gestion comptable au positionnement commercial de la société.
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Interlocuteur privilégié
Il est l'interlocuteur privilégié du chef d'entreprise.
Débouchés et évolution
L'assistant de gestion travaille dans les PME de secteurs très variés. Compte-tenu du nombre de structures implantées en France, les opportunités existent bel et bien pour les plus motivés. Ce poste nécessite, en revanche, une polyvalence et beaucoup de disponibilité. L'assistant peut évoluer vers un poste de responsable des services généraux ou intégrer une entreprise de taille plus importante.
Gestion de projet : Rôles du PMO et du PMI
À l’heure où l'agilité bouscule le management traditionnel, il est légitime de se demander si le PMO et le PMI sont encore d’actualité.
Qu’est-ce que le PMO ?
Le Project Management Office est une structure chargée de normaliser la gestion des projets au sein d’une entité. Ce « bureau des projets » centralise les ressources et les méthodes de pilotage, afin de les harmoniser pour toutes les parties impliquées. Le PMO diffuse des supports standardisés comme des modèles de comptes-rendus ou des diagrammes de suivi. L’équipe supervise un ensemble de projets, mais ses membres peuvent être détachés dans les services pour favoriser le partage des bonnes pratiques.
Rôle du PMO en gestion de projets
Le PMO prend place dans des entreprises de taille respectable ou engageant de nombreux chantiers. Sa mission principale est de favoriser l’avancement des projets en fournissant à leurs gestionnaires un cadre méthodologique et un accompagnement opérationnel. Affecté à un portefeuille de projets ou directement rattaché à la direction, le bureau distribue les responsabilités et collecte les rapports d’activités. Il produit des analyses pour mesurer l’avancement des travaux et évalue régulièrement l'efficacité de ses propres outils PMO, pour en assurer une amélioration continue.
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Intérêt du Project Management Office pour les directeurs de projets
Par son positionnement transverse, le PMO simplifie les tâches de nombreux professionnels. La cohérence des documents marquant les principaux jalons facilite le pilotage global des projets. Elle apporte aux directions une vision synthétique favorisant la planification générale et les orientations stratégiques. Cette vue d’ensemble permet également un contrôle budgétaire plus précis, une meilleure gestion des ressources projet et la détection proactive des risques. Pour les acteurs des projets, gestionnaires ou participants, l’harmonisation des pratiques fluidifie la communication et la collaboration quotidienne. Le PMO augmente le taux de réussite des projets, au bénéfice des objectifs de l’entité.
Comment devenir pilote de projets au sein d’un PMO ?
L’activité du Project Management Office influe sur les résultats économiques d’une organisation. Les spécialistes qui le composent doivent donc non seulement maîtriser la gestion de projet, mais aussi savoir encourager l’adoption de ses préconisations. Grâce à leur leadership, ils introduisent une structuration budgétaire aux équipes techniques agiles. Ils doivent également rendre compte de leurs travaux aux directions.
Qu’est-ce que le PMI ?
Le Project Management Institute est une organisation à but non lucratif dédiée aux professionnels de la gestion de projets. Fondé en 1969, le PMI rassemble 700 000 membres. À ce jour, le PMI a délivré plus de 1,7 million de certifications PMP (Project Management Professional), un diplôme reconnu mondialement. Le PMI supervise la production de nombreux guides dont le Project Management Body of Knowledge (PMBOK), une référence essentielle en gestion de projet.
Rôle du PMI dans la gestion de projet
Le PMBOK dresse une liste de recommandations destinées à la conduite de projets soumis à des contraintes de temps, de ressources et de budget. Plus qu’une véritable méthode, l’ouvrage segmente le cycle de vie du projet en 5 phases et en décrit les principaux processus. Les séquences commencent par une étape de démarrage suivie de l'élaboration d’une planification. La réalisation est ensuite pilotée, soutenue par un contrôle continu jusqu’à sa clôture, donnant lieu à une capitalisation d’expérience. La plupart des chefs de projet adoptent cet enchaînement logique, devenu de facto la norme.
Atouts du Project Management Institute pour les chefs de projet
Dans sa 7e édition, le PMBOK fournit au chef de projet des supports fonctionnels regroupés en 8 domaines :
- Parties prenantes : gestion des attentes, des besoins et des communications avec toutes les ressources impliquées
- Équipe : formation et soutien des collaborateurs pour leur efficacité et leur cohésion
- Cycle de vie : détermination et gestion des méthodes et des phases de développement adaptées
- Planification : élaboration et suivi des plans pour atteindre les objectifs
- Exécution : coordination des tâches nécessaires pour produire les livrables
- Livraison : gestion de la livraison des résultats intermédiaires ou finaux
- Mesure : évaluation et analyse des réalisations par rapport aux buts fixés.
- Risques et opportunités : identification, évaluation et gestion des événements pouvant impacter le projet.
Comment décrocher la certification PMP ?
La certification PMP atteste des compétences professionnelles en gestion de projet. Elle se base sur la connaissance approfondie du PMBOK. Les 200 questions chronométrées de l’examen évaluent les aptitudes d’analyse, de planification et de communication avec les équipes et parties prenantes. Le candidat doit prouver sa maîtrise des outils de pilotage et son attachement à l’amélioration continue des services.
Evolution de la gestion de projet
La discipline de la gestion de projet existe depuis des siècles, même si elle a considérablement évolué au fil du temps. Au début du XXe siècle, le concept de gestion scientifique a émergé, qui mettait l'accent sur l'utilisation de données et d'analyses pour optimiser la productivité et l'efficacité. Cette approche a été développée par des théoriciens de la gestion tels que Henri Fayol et Frederick Winslow Taylor, qui ont établi les bases des pratiques modernes de gestion de projet.
Étapes clés et développements depuis les années 1950
Depuis les années 1950, la gestion de projet a considérablement évolué et diverses approches et méthodologies ont été développées pour gérer les projets plus efficacement.
- La méthode du chemin critique (CPM) et la technique d'évaluation et d'examen des programmes (PERT): CPM et PERT ont été développés à la fin des années 1950 et au début des années 1960 pour gérer des projets complexes tels que ceux des industries de la défense et de l'aérospatiale. Ces méthodes impliquaient de décomposer les projets en tâches et activités plus petites, de déterminer leurs interdépendances et d'utiliser des diagrammes de réseau pour visualiser le calendrier du projet.
- Le Project Management Institute (PMI): Il est depuis devenu une organisation professionnelle de premier plan pour les chefs de projet, offrant des certifications, des normes et des opportunités de développement professionnel. En 1995, le chapitre France du PMI a vu le jour grâce à l'initiative d'un groupe de bénévoles, avec comme objectif de rassembler la communauté des chefs de projets en complément aux services généraux apportés par le PMI mondial et en fournissant des opportunités de rencontres.
- La Méthodologie Agile: A été introduite dans les années 1990 en réponse aux limites des méthodes traditionnelles de gestion de projet. Elle met l'accent sur le développement stratégique et progressif, une collaboration étroite avec les parties prenantes et une planification flexible et adaptative. Aujourd'hui, Disciplined Agile® continue d'évoluer et de s'adapter aux besoins changeants des organisations et du marché, offrant une approche robuste et mature pour la gestion de projet et la livraison de logiciels dans un contexte agile et complexe.
- La Méthodologie Lean: Est apparue dans les années 1990 comme une philosophie de gestion axée sur l'élimination du gaspillage et l'amélioration de l'efficacité des processus de production. Il a depuis été adapté à la gestion de projet, en mettant l'accent sur l'amélioration continue et la création de valeur.
- Les progrès de la technologie et de la communication: Ont permis aux équipes de projet de collaborer et de gérer des projets à distance. Cela a conduit au développement de méthodes et d'outils de gestion de projet virtuels.
Dans l'ensemble, la gestion de projet a évolué pour devenir une discipline plus formalisée et standardisée, avec diverses approches et méthodologies adaptées à différents types de projets et contextes. L'accent est passé de la simple gestion du temps, des coûts et de la portée à la prise en compte des besoins, des risques et des avantages des parties prenantes, ainsi que des impacts sociétaux et environnementaux plus larges des projets.
La gestion de projet : une discipline applicable à tous les domaines
La gestion de projet peut être considérée comme une discipline générique, ce qui signifie que ses principes et pratiques peuvent être appliqués à n'importe quel projet, quel que soit l'industrie, le domaine ou la technologie concernée.
Applicabilité universelle
La discipline de la gestion de projet a évolué au fil du temps et a été largement étudiée et pratiquée dans divers domaines. Ses principes et techniques sont transférables et applicables à tout projet, quels que soient sa taille, sa complexité et ses objectifs.
Reconnaissance et certifications
Le Project Management Institute (PMI) est une organisation mondiale qui propose des certifications, telles que Project Management Professional (PMP) et Certified Associate in Project Management (CAPM), qui sont reconnues dans tous les secteurs et industries. Ces certifications démontrent un niveau de connaissance et de compétence dans les principes et pratiques de gestion de projet.
Intégration dans les cursus scolaires
Ses principes et techniques sont largement acceptés et pratiqués dans toutes les industries, et des certifications sont disponibles pour valider les connaissances et les compétences dans le domaine. Actuellement, il est nécessaire d'intégrer la gestion de projet dans tous les cursus, quel que soit le métier envisagé. Pourquoi ne pas commencer dès le plus jeune âge ? On voit déjà dans les cursus du secondaire des projets comme devoirs mais aujourd’hui la gestion de projet en tant que matière n’apparaît qu’à partir de la 3 années des études supérieures, ne faudrait-il pas l’enseigner beaucoup plus tôt ?
Compétences à développer dès le plus jeune âge
- Développer des compétences d’efficacité: Premièrement, cela peut aider à développer des compétences organisationnelles, une gestion du temps et des capacités de fixation d'objectifs qui peuvent être appliquées tout au long de leur vie. Ces compétences peuvent être utiles dans divers contextes, tels que des projets personnels, des activités parascolaires et plus tard dans leur carrière professionnelle.
- Développer des compétences de leadership: Deuxièmement, la gestion de projet enseigne le travail d'équipe et la collaboration, qui sont des compétences essentielles pour réussir dans n'importe quel domaine. En travaillant sur des projets de groupe et en apprenant à déléguer des tâches, les étudiants peuvent améliorer leurs compétences en communication et en leadership.
- Développer la capacité à analyser et à prendre des décisions: Enfin, la gestion de projet fournit un cadre pour la résolution de problèmes, la prise de décision et la pensée critique, qui sont des compétences précieuses dans toute carrière ou entreprise personnelle.
Cependant, il est important de noter que la gestion de projet ne doit pas être le seul objectif de l'éducation. C'est l'une des nombreuses compétences et disciplines que les élèves doivent acquérir, et elle doit être enseignée d'une manière adaptée à leur âge et à leur niveau de développement.
Enseignement de la gestion de projet dans les études supérieures
La gestion de projet est une discipline reconnue en France et de nombreux établissements d'enseignement proposent des cours et des programmes dans ce domaine. En fait, la gestion de projet fait souvent partie des programmes d'ingénierie, de commerce et de gestion en France. Par exemple, les programmes des Grandes Écoles en France, qui comptent parmi les programmes de commerce et d’ingénieur les plus prestigieux, ont la gestion de projet comme matière principale. Ils sont très actuels et donnent les outils et méthodes pour comprendre l’importance de la gestion et ses principes. En termes d'éducation, la gestion de projet est déjà incluse comme matière principale dans les programmes d'ingénierie, de commerce et de gestion en France. Ce qui n’était pas le cas il y a une dizaine d'années. Par exemple, l'ESSEC Business School propose un programme de Master en Management qui comprend des cours de gestion de projet, tandis que l'INSA de Lyon propose un programme de Master en Ingénieur avec une spécialisation en la matière. Par ailleurs, certaines universités et institutions en France proposent des programmes spécifiques de management de projet. Par exemple, l'Université de Technologie de Compiègne propose un Master en Management de Projet, tandis que l'École des Mines de Nantes propose un Master en Développement de Projets Internationaux.
La bonne conduite des projets : vecteur de succès
La gestion de projet est essentielle à maîtriser car elle répond aux enjeux suivants :
- Innovation : Les projets sont souvent utilisés pour développer de nouveaux produits, services et solutions qui stimulent l'innovation et la compétitivité. Avec les progrès technologiques rapides et l'évolution des besoins des clients, les organisations doivent constamment innover pour rester en tête.
- Transformation numérique : La transformation numérique consiste à tirer parti de la technologie pour transformer les processus et les opérations de l'entreprise, et les projets jouent un rôle crucial dans cette transformation. Les projets sont nécessaires pour mettre en œuvre de nouveaux systèmes, plates-formes et processus numériques qui permettent aux organisations de fonctionner de manière plus efficace et efficiente.
- Durabilité : Les projets sont de plus en plus utilisés pour relever des défis de durabilité tels que le changement climatique, l'épuisement des ressources et les inégalités sociales. Les projets peuvent aider les organisations à développer et à mettre en œuvre des pratiques, des produits et des services durables qui profitent à la fois à l'environnement et à la société.
- Développement des infrastructures : Les projets sont essentiels pour la construction d'infrastructures essentielles telles que les systèmes de transport, l'entretien des réseaux énergétiques et les systèmes d'approvisionnement en eau. À mesure que la croissance démographique et l'urbanisation se poursuivront, il y aura un besoin croissant de nouveaux projets d'infrastructure pour soutenir la croissance économique et le développement.
- Mondialisation : Alors que les organisations et les entreprises opèrent dans un monde de plus en plus globalisé, des projets sont nécessaires pour gérer les opérations sur les marchés internationaux, développer de nouvelles relations et établir des relations interculturelles.
Exemples de projets innovants
PMI a recueilli des recommandations et des commentaires de centaines d'experts, de membres et de parties prenantes du monde entier. Les finalistes ont ensuite été individuellement étudiés, chaque projet devant avoir atteint au moins une étape significative au cours des 18 derniers mois. Les sélections finales ont été choisies pour représenter le vaste portefeuille d'activités, de régions et d'industries qui alimentent le monde des projets.
- ABBA Voyage: L'expérience de concert ABBA Voyage à Londres a comblé le fossé entre le physique et le numérique en mettant en avant des avatars numériques du groupe musical suédois (appelés Abbatars) dansant et chantant aux côtés d'un groupe de musique live de 10 membres. Ce projet de six ans, avec un coût de 175 millions de dollars, a impliqué la création d'une salle de concert spécialement conçue pour ABBA.
- Bët-Bi: Ce qui distingue vraiment ce projet, c'est sa volonté d'intégrer la communauté dans l'espace, ce bâtiment met en valeur à la fois l'art contemporain et historique de l'Afrique subsaharienne et de la diaspora africaine, ainsi que des pièces d'autres cultures pour illustrer les motifs visuels partagés.
- ProMeteo Seville: Il s'agit d'une opportunité de mieux sensibiliser aux dangers de la chaleur extrême et d'avoir un plan en place pour réagir lorsque les vagues de chaleur surviennent, Le programme ProMeteo Séville, divise les vagues de chaleur en trois catégories de gravité, en fonction de leur impact prévu sur la santé humaine, Un élément clé du programme est un algorithme qui aide à prévoir et à catégoriser les vagues de chaleur jusqu'à cinq jours à l'avance.
Ces projets sont une preuve solide que les visionnaires du monde entier se lèvent pour relever le défi avec des éclats de créativité époustouflante dans tous les domaines, de l'industrie du divertissement aux services financiers. Qu'il s'agisse de la biotechnologie, de la construction, des soins de santé ou de la vente au détail, il y a beaucoup à apprendre de ces équipes qui collaborent entre secteurs et géographies, dans le but d'améliorer l'humanité. Chacun de ces projets a nécessité une planification, des ressources et une collaboration approfondies, et ils ont eu un impact significatif sur le monde de diverses manières.
Défis communs aux PME et PMI
Au-delà des différences liées à leur secteur d’activité, PME et PMI se retrouvent sur de nombreux défis communs : compétitivité face aux grands groupes, pérennité de l’entreprise, gestion RH, stratégies d’innovation et de transition numérique sont parmi les plus courants. Autre défi commun pour les PME et PMI : l’incontournable digitalisation de leurs activités pour préserver leur compétitivité. Si les technologies déployées divergent (cloud manufacturing, IoT industriel, gestion des données client…), les enjeux demeurent les mêmes. Pour les deux types d’entreprise, cette transformation par les données est synonyme d’avantages clés : une productivité accrue, un gain d’agilité dans les processus, une connexion directe au marché international… Mais aussi toute la complexité liée à la formation des équipes, à l’omnicanalité ou à la gestion des données sensibles.
Importance de la formation en gestion pour les PME/PMI
Cette formation a pour vocation de développer le sens des responsabilités et l’esprit d’initiative par une mise en contact directe, approfondie et de longue durée avec le milieu professionnel afin de faciliter l’insertion au sein des PME locales et régionales. La formation s’adresse à des étudiants à la recherche d’une compétence en management des petites et moyennes entreprises (PME) ou petites et moyennes industries (PMI), souhaitant ajouter à leurs acquis initiaux, une vision globale de la PME - PMI qui pourrait constituer pour eux un atout majeur sur le marché du travail. En formation continue, les candidats doivent être titulaires d’un diplôme bac +2 ou équivalent.
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