La gestion d'une copropriété implique une multitude de décisions, dont la suppression ou le maintien d'un poste de gardien-concierge. Cet article décortique les aspects juridiques et pratiques liés à cette question, en mettant l'accent sur les procédures à suivre et les pièges à éviter.
Introduction
La présence d'un gardien-concierge dans une copropriété est un sujet qui peut susciter des débats passionnés. Entre les avantages indéniables en termes de sécurité, d'entretien et de convivialité, et les coûts que cela engendre, il est essentiel de bien peser le pour et le contre avant de prendre une décision. La suppression d'un tel poste ne doit pas être prise à la légère, car elle a des implications juridiques et humaines importantes.
Distinction Essentielle : Suppression du Poste vs. Licenciement du Gardien
Il est crucial de distinguer la suppression du poste de gardien du licenciement du gardien en poste. Ce sont deux procédures distinctes, même si elles sont souvent liées.
- Suppression du poste : La copropriété décide de ne plus avoir de gardien-concierge du tout.
- Licenciement du gardien : La copropriété souhaite se séparer du gardien actuel, tout en conservant le poste.
Quel que soit le choix, la copropriété doit faire preuve de patience et de détermination. Les tribunaux sont remplis de cas où la copropriété a perdu de l'argent en raison d'une procédure mal suivie. Il est donc impératif de respecter scrupuleusement les règles en vigueur.
Le Rôle du Syndicat des Copropriétaires et du Syndic
Avant toute action, il est important de rappeler qui est l'employeur du gardien-concierge : le syndicat des copropriétaires. Cependant, le syndicat n'a le droit de se prononcer que sur le nombre et la catégorie des employés. L'embauche et le licenciement relèvent de la responsabilité du syndic.
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Suppression du Poste de Gardien-Concierge
Attribution et Majorité Requise
La suppression du poste de gardien-concierge est une décision qui relève du syndicat des copropriétaires. La copropriété a le pouvoir de se prononcer sur le nombre et la catégorie des employés, et peut donc décider de ne plus avoir de gardien.
Si la copropriété souhaite totalement se passer de gardien-concierge, il s'agit bien d'une suppression de poste. Même si la copropriété vient de se séparer ou de perdre son gardien-concierge et qu'elle décide de ne pas en embaucher un nouveau, il convient malgré tout de procéder à la suppression du poste. La copropriété ne peut pas se permettre de passer un contrat avec une entreprise de nettoyage et de considérer l'affaire close. Si le règlement de copropriété inclut un gardien-concierge, un copropriétaire peut obliger la copropriété à ré-embaucher un gardien-concierge. La Cour de cassation a jugé ainsi le 25 janvier 2012. Il faut que la copropriété entérine la suppression du poste de gardien-concierge.
La loi ALUR a notablement modifié les conditions de suppression du gardien-concierge. La suppression du gardiennage se fait désormais à la majorité de l'article 26, sauf si "la suppression du service de conciergerie porte atteinte à la destination de l'immeuble ou aux modalités de jouissance des parties privatives". Dans ce cas, il convient de faire voter sa suppression à l'unanimité, car nul ne peut imposer à un copropriétaire une modification de la destination de l'immeuble.
L'ordonnance "copropriété" du 30 octobre 2019 instaure une nouvelle passerelle de majorité qui permet, dans certains cas, de supprimer le poste de gardien-concierge à la majorité de l'article 25.
Comprendre les Dispositions de l'Article 26
Il est essentiel de comprendre les dispositions de l'article 26 et de déterminer si la suppression du poste de gardien-concierge porte atteinte à la destination de l'immeuble ou aux modalités de jouissance des parties privatives.
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Résidence Classique
Si le gardien-concierge réalise des tâches classiques et que la copropriété n'est pas une résidence de standing, les tâches réalisées par le gardien pourraient tout aussi bien l'être par une entreprise de services. La vie quotidienne dans la résidence ne serait pas affectée par le remplacement du gardien par une entreprise de services. Si la catégorie de l'immeuble ou de la résidence ne serait pas affectée par le remplacement du gardien-concierge par une externalisation des services de gardiennage à une entreprise spécialisée, alors il y a toutes les chances pour que la suppression du poste de gardien-concierge puisse être votée à la majorité de l'article 26 sans que cela donne sujet à procédure.
Si, lors du vote de la suppression du gardien-concierge, la résolution n'obtient pas la majorité de l'article 26, elle peut être immédiatement revotée au cours de la même assemblée à la majorité de l'article 26-1.
Résidence de Standing
Si le gardien-concierge réalise des tâches spécifiques qu'une entreprise de services ne pourrait pas réaliser et que la copropriété est ce que l'on appelle une résidence de standing, les services du concierge participent du standing de l'immeuble. Par exemple, s'il n'y a pas de boîtes aux lettres individuelles et que c'est le concierge qui porte le courrier à l'étage, ou s'il n'y a pas de sonnette ni d'interphone et que c'est par le gardien que passent obligatoirement les visiteurs, alors il n'est pas possible d'envisager de supprimer ce poste à la majorité de l'article 26.
La suppression du poste de gardien-concierge ne peut se faire qu'à l'unanimité des copropriétaires, et non pas uniquement de ceux qui sont présents en assemblée. Il suffit qu'un seul ne soit pas d'accord pour que le poste soit impossible à supprimer.
Situation Intermédiaire
La définition du standing d'un immeuble est toute relative. La difficulté réside également dans l'évaluation de l'atteinte portée à la destination de l'immeuble et à la jouissance des parties privatives. La règle est le vote à la majorité de l'article 26. Mais en cas de désaccord entre les parties, c'est-à-dire les copropriétaires entre eux et le concierge, il y a toutes les chances pour que la suppression soit portée devant les tribunaux et que ce soit au juge de décider.
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Le Poste de Gardien n'est pas Inscrit au Règlement de Copropriété
Si le poste de gardien-concierge n'est pas inscrit au règlement de copropriété, cela signifie que sa mise en place a été décidée lors d'une assemblée générale. Avant la loi ALUR, c'était le seul cas pour lequel il était possible de supprimer le poste de gardien à la majorité de l'article 26. Il est fort probable que sa suppression ne porte pas atteinte à la destination de l'immeuble qui est forcément précisée dans ce règlement. Le standing d'un immeuble ne se modifie pas par décision d'assemblée générale.
Le Poste de Gardien est Inscrit au Règlement de Copropriété
Si le poste de gardien est inscrit au règlement de copropriété, avant la loi ALUR, cela signifiait que sa suppression était forcément votée à l'unanimité. Désormais, il est possible de voter la suppression à la majorité de l'article 26. Cependant, l'analyse de cette disposition du règlement va être essentielle pour estimer l'atteinte à la jouissance des parties privatives. Lorsque le poste de gardien-concierge est inscrit au règlement de copropriété, il est d'autant plus important de correctement préparer sa suppression.
Que Faire du Gardien Après la Suppression du Poste ?
La copropriété a tout à fait le droit de décider de supprimer le poste de gardien-concierge (à la majorité requise) alors que le gardien est en poste. La copropriété a le droit de conserver le gardien jusqu'à ce qu'il prenne sa retraite par exemple, car il n'est pas obligatoire que le poste soit inscrit dans le règlement de copropriété pour avoir un gardien ! Il est plus probable que la copropriété souhaite s'en séparer, auquel cas il s'agit d'un licenciement.
Licenciement du Gardien-Concierge
Responsabilité du Syndic
Le licenciement du gardien ou de l'employé d'immeuble est de la responsabilité du syndic. Il est théoriquement tout à fait possible que le syndic décide de procéder au licenciement du gardien sans que ce ne soit une volonté du syndicat des copropriétaires. Il est également possible que le syndic refuse de licencier le gardien, malgré les demandes réitérées des copropriétaires.
Licenciement Économique : Un Piège à Éviter
Un gardien-concierge coûte cher, et la tentation de procéder à un licenciement économique peut être forte. Cependant, le licenciement économique en copropriété est interdit. La Cour de cassation a réaffirmé ce principe dans un jugement de février 2019, considérant que le licenciement économique n'était pas accessible aux copropriétés. Les cas portés devant les tribunaux sont légion et se terminent généralement par une condamnation de la copropriété pour licenciement abusif.
Malgré tout, certains licenciements très proches de cette définition du licenciement économique ont été validés, sans utiliser le terme de licenciement économique. Il était fait référence à la situation financière catastrophique du syndicat des copropriétaires. Il a fallu démontrer que le syndic avait fait tout ce qui était en son pouvoir concernant le recouvrement des impayés de charges, et que le syndicat des copropriétaires n'était pas en mesure de faire face aux appels de fonds de solidarité. Le licenciement du gardien était le dernier recours pour tenter de redresser les finances de la copropriété avant l'administration judiciaire qui peut aller jusqu'à la préemption. Il ne suffit donc pas de démontrer qu'un gardien coûte plus cher qu'une entreprise de nettoyage.
Licenciement pour Motif Réel et Sérieux
Le gardien-concierge ne donne pas satisfaction, il a commis des fautes… La copropriété envisage le licenciement pour faute. Le gardien-concierge peut être licencié pour un motif réel et sérieux. Avant de se lancer dans une telle procédure, il est conseillé de faire appel à un professionnel (CoproConseils, avocat, ou assistance juridique…). En général, cela correspond à une situation tendue dans la copropriété. Quelques fois, le harcèlement est invoqué par le concierge. La profession de gardien-concierge est bien protégée, et la copropriété peut facilement se retrouver condamnée. Il faut être très prudent si les heures de travail ou de présence sont invoquées. Il faut que le motif retenu soit fondé et cause un grave dysfonctionnement dans la copropriété.
Licenciement pour Trop d'Arrêts-Maladie
La question des arrêts-maladie à répétition est une question récurrente lorsqu'il s'agit d'expliquer les raisons d'un licenciement. Mais attention, les arrêts-maladie à répétition ne suffisent pas pour justifier le licenciement d'un gardien-concierge. Lorsqu'un gardien ne donne plus satisfaction notamment suite à de nombreux arrêts maladie qui l'empêchent de réaliser correctement et avec suivi son travail habituel, il ne suffit pas à la copropriété d'invoquer cette raison pour pouvoir le licencier.
Pour que le licenciement du gardien-concierge soit justifié, la copropriété doit, dans la lettre de licenciement :
- Invoquer la perturbation du fonctionnement de l'immeuble du fait des absences répétées du gardien-concierge.
- Démontrer concrètement en quoi ces absences perturbent le fonctionnement de l'immeuble (les preuves écrites sont indispensables).
- Faire état du besoin impératif de la copropriété de procéder au remplacement définitif du gardien-concierge. Ce n'est donc en aucun cas une raison suffisante pour provoquer la suppression du poste.
Départ du Gardien-Concierge
Il est possible que le gardien-concierge parte tout seul, démission ou départ à la retraite. Si la situation est tendue entre les copropriétaires et le gardien, la démission est une solution simple. Attention, c'est une décision qu'il doit prendre… tout seul ! Pousser un gardien à la démission est durement sanctionné par la loi !
Rupture Conventionnelle
La rupture conventionnelle est également envisageable. C'est d'ailleurs la solution qui s'impose si la jurisprudence de 2017 rend désormais le licenciement économique impossible. Il y aura forcément versement d'indemnités. Il faut que le gardien y trouve réellement son compte, sinon la dénonciation au prud'hommes peut également coûter très cher à la copropriété.
Licenciement pour Réorganisation des Services
La copropriété reste également dans ses prérogatives si elle décide de passer d'un employé de catégorie B (gardien-concierge) à un employé de catégorie A (employé d'immeuble non logé). Le syndic peut éventuellement être fondé à procéder à un licenciement du gardien-concierge si celui-ci refuse la requalification de son poste. Attention, ce genre de requalification ne se fait pas sans versement d'indemnités.
Licenciement pour Suppression de Poste
La Cour de cassation a accepté ce motif en février 2017, en opposition à tout ce qui a été jugé durant les décennies précédentes. C'est un pari que le syndic peut décider de faire prendre à la copropriété.
Ces deux licenciements sont risqués. Le risque de voir la copropriété trainée aux prud'hommes est non négligeable.
Comment Procéder ?
En cas de licenciement, il importe de respecter à la fois les délais qui s'appliquent en vertu du droit de la copropriété, mais également ceux issus du droit du travail. Ainsi, au regard du code du travail, il est indispensable de convoquer l'employé à un entretien préalable de licenciement avant que la décision de le licencier soit prise. Il importe donc de le convoquer avant de voter la suppression du poste de gardien-concierge. Ceci est de l'entière responsabilité du syndic.
Les étapes à respecter sont les suivantes :
- Convocation de l'assemblée générale ayant à l'ordre du jour une résolution portant sur la suppression du poste.
- Convocation du gardien à un entretien préalable de licenciement en LRAR.
- Entretien préalable (5 jours doivent s'écouler entre la convocation et l'entretien).
- Assemblée générale votant la suppression du poste (21 jours doivent s'écouler entre la convocation de l'AG et sa tenue). Il est important de ne pas invoquer des griefs personnels pour justifier de la suppression du poste, mais bien des motifs généraux comme le poids des charges et la disparition de tâches à effectuer.
- Notification du licenciement (en LRAR).
Si le dossier n'est pas correctement constitué, il est fort possible que la suppression du poste se transforme en requalification. Si l'objectif est de faire des économies ET se passer des services d'un employé en particulier, il est important de constituer le dossier avec le plus grand soin.
Récupérer la Loge
Une fois le poste supprimé et le gardien parti, il reste la question de la loge. La vente de la loge du concierge au profit de la copropriété doit être votée à la majorité de l'article 26.
Pré-État Daté : Une Étape Essentielle en Cas de Vente
Obtenir un pré-état daté est une étape essentielle dans la vente d'un bien en copropriété. Pourtant, cette démarche peut parfois s'avérer fastidieuse, notamment lorsque le syndic met du temps à répondre ou lorsque les documents sont difficiles à obtenir. Dans ce contexte, il devient crucial de formuler une demande claire, structurée et juridiquement fondée.
Pourquoi Adresser une Demande Écrite au Syndic ?
Bien que de nombreux syndics disposent aujourd'hui d'un extranet, la réalité montre que l'accès aux documents n'est pas toujours fluide. Certains syndics peuvent exiger une demande formelle pour fournir les éléments nécessaires au pré-état daté, ou tarder à répondre sans relance écrite. Une demande de documents formulée par écrit présente plusieurs avantages :
- Elle constitue une preuve en cas de litige ou de retard.
- Elle permet de cadrer précisément les documents attendus.
- Elle réaffirme les obligations légales du syndic.
Cette lettre ou ce courriel peut être envoyée par le copropriétaire lui-même, par son mandataire (agent immobilier, notaire), ou par un prestataire chargé d'établir le pré-état daté.
Quels Documents Demander au Syndic ?
Le pré-état daté repose sur un ensemble de données financières et administratives que seul le syndic peut fournir de manière fiable. Voici les documents ou informations clés à solliciter :
- Relevé (parfois également appelé "bilan" ou "décompte") des charges annuelles du lot concerné sur les 2 dernières années.
- État des impayés éventuels du copropriétaire vendeur.
- Budget prévisionnel en cours et travaux votés non encore appelés.
- Derniers procès-verbaux d'assemblée générale.
- État du fonds travaux (loi ALUR).
- Règlement de copropriété (si demandé par l'acheteur ou son notaire).
- Assurance de l'immeuble (nom de la compagnie, numéro de police et non du courtier éventuel).
Dans certaines copropriétés, notamment avec syndic bénévole, certains de ces documents peuvent ne pas exister sous une forme formalisée. Il convient alors de faire mention de cette situation dans la lettre, et de demander tout document ou relevé équivalent permettant d'établir la situation comptable du lot.
Astuces pour Maximiser l'Efficacité de la Demande
Outre l'envoi du courrier, quelques bonnes pratiques permettent d'accélérer le traitement :
- Mentionner les délais : indiquer clairement la date limite à laquelle vous avez besoin des documents, en lien avec le calendrier de signature.
- Identifier clairement le(s) lot(s) : numéro, étage, bâtiment, superficie… plus vous êtes précis, plus la demande est traitée vite. Si vous ne vendez qu'une partie de vos lots au sein de la copropriété, précisez bien lesquels.
- Relancer par téléphone 48h après l'envoi : cela montre votre implication et peut débloquer des situations administratives figées.
- Proposer une solution alternative : si le syndic est débordé, proposez-lui de transmettre les documents à un prestataire identifié, ou de fournir un accès temporaire à l'extranet pour extraction directe.
Dans tous les cas, gardez des traces écrites de tous les échanges. Cela pourra être utile si la vente est retardée à cause de l'indisponibilité des documents.
Le Contrat Type de Syndic : Un Outil de Transparence
Le paysage de la copropriété française a été profondément transformé par la loi ALUR de 2014 et son décret d'application de 2015, instaurant un modèle contractuel unique : le contrat type de syndic. Cette révolution réglementaire a posé les fondations d'une gestion plus transparente et a donné aux copropriétaires les outils nécessaires pour mieux contrôler leurs charges de copropriété et les honoraires de leur gestionnaire. L'ère des « petits frais » cachés et des facturations imprévues a cédé la place à une structure de rémunération claire, basée sur le principe du « tout sauf ».
Les Fondamentaux du Contrat Type
L'adoption du contrat type de syndic est l'aboutissement d'une volonté législative de moraliser et de professionnaliser la gestion des immeubles. La loi ALUR a introduit l'obligation d'établir un modèle de contrat standardisé, visant à remédier au manque de clarté des anciens contrats qui rendaient la comparaison des offres quasi impossible. Le caractère obligatoire de ce modèle est son principal atout.
L'innovation majeure du contrat type de syndic réside dans son modèle de rémunération « tout sauf » :
- Le forfait annuel de gestion courante : Il couvre l'intégralité des prestations de gestion quotidienne nécessaires au fonctionnement normal de l'immeuble. L'annexe 1 du décret du 17 mars 1967 (modifié) en fournit une liste non limitative.
- La liste limitative des prestations particulières : Seules les prestations explicitement énumérées dans l'annexe 2 du décret peuvent faire l'objet d'une rémunération complémentaire. Il s'agit d'actes qui sortent de la gestion courante, comme la tenue d'une assemblée générale extraordinaire ou le suivi d'un sinistre majeur. Cette limitation stricte est la clé pour restaurer la confiance entre les copropriétaires et leur syndic.
Les Obligations du Syndic
Le contrat type de syndic impose également un certain nombre d'obligations au syndic :
- Un mandat d'une durée maximale de trois ans.
- Le compte bancaire séparé : c'est une obligation de principe pour tous les syndics professionnels. L'argent du syndicat des copropriétaires doit être placé sur un compte distinct, à son nom, et non confondu avec les fonds du cabinet.
- L'extranet sécurisé : le syndic professionnel doit mettre à disposition des copropriétaires et du conseil syndical un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés de la copropriété (procès-verbaux d'ag, règlement de copropriété, carnet d'entretien, pièces comptables, etc.). Le contenu minimal de cet extranet est détaillé par la réglementation.
- La fiche synthétique : le syndic doit établir et mettre à jour annuellement ce document qui centralise les données financières et techniques essentielles de la copropriété (nombre de lots, budget, procédures en cours, etc.).
La durée du mandat ne peut excéder trois ans et, point crucial, le contrat type de syndic n'est jamais renouvelable par tacite reconduction. La révocation pour « inexécution suffisamment grave » est également mieux encadrée. L'ordonnance de 2019 a clarifié les modalités : le conseil syndical peut demander l'inscription de la révocation à l'ordre du jour. De même, le syndic peut démissionner pour une inexécution grave de ses obligations par le syndicat (par exemple, des impayés chroniques qui mettent en péril la copropriété).
Négocier les Ajustables
Le point de négociation clé réside dans les ajustables. C'est ici que le conseil syndical doit être vigilant et précis.
- Nombre de visites : Le contrat doit définir un nombre minimal de visites de l'immeuble incluses dans le forfait (ex: 4 visites par an).
- Durée de l'AG : La durée et la plage horaire de l'AG annuelle doivent être précisées (ex: 3 heures, finissant à 21h).
Les prestations particulières sont des missions qui ne peuvent être considérées comme courantes ou qui sont initiées par une circonstance exceptionnelle (sinistre, vente d'un lot, etc.).
- Gestion des sinistres : L'assistance aux mesures d'expertise et le suivi du dossier auprès de l'assureur pour les sinistres importants sont facturables.
- Travaux et études techniques : Les honoraires pour le suivi de travaux de conservation, d'amélioration ou des études techniques (audit énergétique, diagnostic global) ne sont jamais inclus dans le forfait. Ils doivent être votés spécifiquement, en même temps que les travaux, et ne peuvent pas être exprimés sous forme de clause générale dans le contrat type.
- L'état daté : Ce document obligatoire lors de la vente d'un lot est facturé au vendeur.
- Le pré-état daté : L'ensemble des documents obligatoires que le copropriétaire vendeur doit fournir à l'acheteur avant la signature du compromis doivent être accessibles via l'extranet et ne peuvent faire l'objet d'une facturation spécifique de la part du syndic.
La Mise en Concurrence
La procédure de mise en concurrence est essentielle pour obtenir les meilleures offres. Le conseil syndical doit solliciter au moins deux offres concurrentes. L'AG peut, par un vote à la majorité de l'article 25, dispenser le conseil syndical de cette obligation. Pour que la mise en concurrence soit efficace, elle doit s'appuyer sur un cahier des charges précis, établi par le conseil syndical. Comparer uniquement le montant du forfait est une erreur. Le conseil syndical doit évaluer le coût global potentiel pour l'année, en anticipant le coût des prestations particulières.
Règlement de Copropriété : Les Règles du Jeu
Dans un immeuble en copropriété, la vie quotidienne est régie par un ensemble de règles appelées règlement de copropriété. Ce document, indispensable à la bonne marche du bâtiment, établit les droits et obligations des copropriétaires ainsi que les modalités de gestion et d'administration.
Création du Règlement de Copropriété
Le règlement de copropriété est un document officiel qui doit être rédigé par un professionnel compétent, tel qu'un notaire ou un avocat spécialisé en droit immobilier. Il est généralement créé lors de la constitution de la copropriété et peut être modifié ultérieurement par les copropriétaires selon certaines conditions.
Plusieurs étapes sont nécessaires pour établir un règlement de copropriété :
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