La location de voitures offre de nombreux avantages aux entreprises, allant de l'image de marque à la gestion financière. Un véhicule récent et bien entretenu peut projeter une image professionnelle et fiable auprès des collaborateurs et des clients. Cet article explore en détail les aspects essentiels de la location de voitures entre entreprises, en mettant l'accent sur les implications fiscales, les considérations comptables et contractuelles, et les meilleures pratiques pour une location réussie.
Avantages de la location de voitures pour les entreprises
Opter pour la location d’une voiture présente bien des avantages pour une entreprise. Un véhicule récent, bien entretenu, en très bon état contribue à entretenir une image confiante et professionnelle de l’entreprise pour, tant ses collaborateurs que ses clients. Par ailleurs, outre le prestige, la location d’une voiture présente aussi un avantage sur le plan fiscal. De nombreux particuliers et entreprises optent de plus en plus fréquemment pour la solution de location de voiture à long terme. Se fier à un service de location de voiture est une solution pratique et flexible pour tous ceux qui souhaitent voyager sans s'engager dans l'achat d'un véhicule.
Taxe sur les Véhicules de Société (TVS)
La Taxe sur les Véhicules de Sociétés ou TVS est une taxe que les sociétés doivent payer pour les véhicules personnels loués par les sociétés à but lucratif. Il s’agit de toutes les voitures particulières louées par les sociétés, quel que soit l’usage prévu à cet effet. Les voitures louées pour lesquelles les sociétés sont redevables de la Taxe sur les Véhicules de Société, sont les véhicules qui rentrent dans la catégorie des véhicules de tourisme. En vertu de l’article 1010-A du Code général des impôts, toute voiture de tourisme prise en location par une entreprise commerciale, et pour laquelle l’entreprise procède au remboursement des frais kilométriques est assujettie à la TVS.
Véhicules concernés
À noter que les voitures louées par l’entreprise et pour lesquelles elle est soumise à la TVS ne sont pas seulement les voitures particulières classiques. Sont également incluses dans cette imposition, les voitures de haut de gamme et les 4x4.
Période d'imposition
La TVS est due chaque année pour l’entreprise concernée par cette imposition. La période d’imposition va du 1er janvier N au 31 décembre N. Cette périodicité a été adoptée par le projet de loi de financement de la Sécurité sociale pour l’année 2017, dans un objectif de simplification.
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Durée de location et TVS
Par ailleurs, il faut savoir que cette taxe sur les véhicules de sociétés ne concerne les voitures louées par l’entreprise, qu’à la condition que la période de location aille au-delà de 1 mois civil. La TVS est toujours due dans le cas où l’entreprise loue une voiture de tourisme au nom d’un associé.
Calcul de la TVS
Pour le calcul de la TVS, il faut prendre en compte deux composantes principales, en fonction de l’article 1010 du Code général des impôts. Il faudra donc d’une part, considérer une première composante, laquelle repose sur un tarif qui dépend essentiellement soit du taux d’émission de CO2 de la voiture, soit de la puissance fiscale de la voiture. Ce critère est choisi en fonction de la date de mise en circulation du véhicule.
Première composante :
- Pour une voiture dont le taux d’émission de dioxyde de carbone est entre 50 et 100 g/km, le tarif applicable sera de 2€/g de dioxyde de carbone.
- Pour un taux entre 100 et 120 g/km, le tarif est de 4€/g de dioxyde de carbone.
- Pour un taux d’émission de CO2 supérieur à 250 g/km, le tarif s’élèvera à 27 €/g de CO2.
- Pour les voitures qui ne remplissent pas les conditions d’application du taux d’émission de CO2, la puissance fiscale est prise en compte pour trouver le tarif de la première composante de la TVS.
Seconde composante :
- La seconde composante de la TVS est considérée en fonction de l’année de mise en circulation de la voiture, mais aussi en fonction du type de carburant utilisé par la voiture.
- À titre d’exemple, pour une voiture mise en circulation jusqu’au 31 décembre 1996, celle qui carbure à l’essence doit payer 70 € et celle qui combine une double motorisation, soit gazole et électrique qui émet plus de 110 g/km de CO2 est assujettie à 600 €.
Abattement sur la TVS
En matière de fiscalité des voitures louées par les entreprises, l’administration fiscale a également prévu un dispositif d’abattement sur la TVS. Aussi, un abattement qui s’élève à quelque 15.000 € s’applique sur le montant total de la taxe à payer par la société, pour la voiture qu’elle loue et pour laquelle un remboursement des frais kilométriques est prévu.
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Déclaration et paiement
Au jour d’aujourd’hui, la TVS à payer pour la période d’imposition qui va du 1er octobre N au 30 septembre N+1 doit être due au plus tard pour le 30 novembre N+1. Cette TVS devra obligatoirement faire l’objet d’une déclaration papier spécifique. Il est cependant à noter qu’à compter du 1er janvier 2018, la TVS devra faire l’objet d’une télédéclaration ainsi que d’un télépaiement, cette procédure devant en outre se faire en même temps que la TVA. Quant à la procédure de télépaiement de la TVS, elle a été mise en place dans le but de remplacer les paiements par virement, et la procédure de télédéclaration pour remplacer les déclarations papier. Il est également à préciser que la TVS due pour la période du 1er octobre 2016 au 30 septembre 2017 sera à payer au plus tard pour le 30 novembre 2017. Ensuite, à la TVS à payer au titre du dernier trimestre 2017 s’appliquera les nouvelles dispositions, soit un paiement en début 2018, en même temps que le règlement de la TVA.
Calcul trimestriel de la TVS
Toute entreprise avec son siège social ou un établissement en France qui loue une voiture est soumise à la Taxe sur les Véhicules de Société. Le calcul de cette taxe se fera par trimestre civil. Il sera également effectué selon le nombre de voitures louées par l’entreprise pour une durée supérieure à 30 jours au cours du trimestre. En effet, le calcul de la taxe se fait uniquement en fonction de la durée effective de chaque location en nombre de jours consécutifs au cours du trimestre.
- Pour une durée de location de moins de 30 jours consécutifs ou de moins d’un mois civil, une exonération à 100% de la TVS est prévue pour les voitures louées par les entreprises.
- Pour une durée de location qui va entre 1 mois et 3 mois consécutifs, la TVS concernera un seul trimestre, même pour des jours de location à cheval sur 2 trimestres.
- Pour une durée de location à cheval sur 3 trimestres, la TVS sera due pour 2 trimestres si la location ne va pas au-delà de 6 mois (180 jours successifs).
- Enfin, pour une durée de location à cheval sur 4 trimestres, la TVS est due pour 3 trimestres si la location ne va pas au-delà de 9 mois (270 jours successifs).
Traitement comptable des loyers et réintégration fiscale
Une société qui loue une voiture de tourisme pour satisfaire les nécessités de son activité professionnelle devra obligatoirement dédier un traitement comptable spécifique aux loyers versés. Il est à noter que l’administration fiscale impose parfois, une limitation de la déduction des charges relatives aux véhicules de tourisme. Il est alors question de réintégration de loyers excédentaires.
Entreprises concernées par la réintégration fiscale
Les entreprises qui relèvent des bénéfices industriels et commerciaux, des bénéfices non commerciaux ou des bénéfices agricoles sont concernées par cette réintégration fiscale. Par ailleurs, les entreprises qui louent une voiture dans le cadre des besoins de leur activité (par exemple les sociétés de location de voitures qui optent pour le crédit-bail en versant des loyers à une entreprise de location de voitures particulières) ne sont pas concernées par la réintégration fiscale.
Conditions d'application de la réintégration fiscale
Les voitures de tourisme pour lesquelles s’applique la réintégration fiscale doivent être louées depuis plus de 3 mois, ou depuis moins de 3 mois pour une location renouvelable, ou encore ces voitures doivent faire l’objet d’un crédit-bail. En outre, la carte grise de ces voitures doit contenir la mention VP (voiture particulière) et cela inclus les véhicules « N1 » dédiés au transport de voyageurs et de leurs bagages, les voitures « commerciales », les voitures « canadiennes » et les véhicules « break ».
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Calcul de la réintégration fiscale
Toute entreprise qui loue une voiture doit faire une réintégration d’une partie des loyers qu’elle a versée à l’entreprise propriétaire. L’entreprise locataire doit alors réintégrer la part des loyers qu’elle supporte au cours d’un exercice, cette part qui devra correspondre à l’amortissement appliqué par l’entreprise propriétaire afférente à la fraction excédentaire du prix d’achat de la voiture, majoré de la TVA.
Information du locataire par le propriétaire
Logiquement, l’entreprise qui loue la voiture n’est pas censée savoir combien l’entreprise propriétaire a payé pour le prix d’achat TTC de ladite voiture. Le locataire n’est pas non plus en connaissance de la durée d’amortissement du prix de la voiture, ni de la date de son achat. Ainsi, il est de rigueur que le propriétaire de la voiture informe l’entreprise locataire de la part du loyer non déductible fiscalement.
Indication des loyers excédentaires
Les loyers excédentaires qui donnent lieu à une réintégration fiscale seront à indiquer en fonction du type de l’entreprise locataire. Aussi, pour une entreprise qui relève des bénéfices industriels et commerciaux, elle indiquera les loyers excédentaires sur la ligne WF de l’imprimé n° 2058-A.
Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA)
Les entreprises qui s’engagent dans un contrat de location longue durée de voiture sont assujetties à la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA). Taxe imposée par l’Etat, la TVA est directement collectée par les entreprises pour être par la suite reversée au Trésor public. Le fait de louer une voiture de société fait l’objet d’une imposition à la TVA.
Récupération de la TVA
À noter que pour la location d’une voiture particulière ou d’une voiture de tourisme, l’entreprise locataire ne peut en aucun cas récupérer la TVA sur ses mensualités. Cette éventualité ne peut être possible que si le véhicule loué est un utilitaire. Ainsi, pour tout véhicule particulier, la TVA n’est pas récupérable que le mode de financement de celui-ci consiste en un crédit-bail ou un LLD ou encore un LOA.
Exceptions à la non-récupération de la TVA
Toutefois, il est à préciser que la TVA est récupérable si le véhicule particulier fait l’objet d’une transformation irréversible pour devenir un véhicule utilitaire. La TVA peut exceptionnellement être récupérée même dans le cas d’une location longue durée de voiture de tourisme, dans certains cas dont l’activité de l’entreprise locataire se trouve dans le domaine des taxis, des véhicules sanitaires légers, du transport public de voyageurs, des pompes funèbres, des distributeurs et des négociants auto, des loueurs de véhicules, des auto-écoles, des exploitants de remontées mécaniques dans une station de ski. La TVA peut être récupérée sur les carburants de la voiture de société louée par l’entreprise, que la voiture soit un véhicule de tourisme ou un utilitaire.
Aspects contractuels et vérifications avant la signature
Vous envisagez de louer un véhicule. Avant la conclusion du contrat, le bailleur doit systématiquement remettre au consommateur un devis gratuit. Les sommes TTC à payer après le retour du véhicule, et leur décompte détaillé en quantité et prix TTC, pour chaque prestation, en rappelant, le cas échéant, les prix unitaires utilisés. Si le véhicule présente des dégâts (rayures, chocs, etc.), il est indispensable de vérifier le véhicule avant sa prise de possession, et de faire noter sur tous les exemplaires du contrat et/ou sur la fiche d'état du véhicule, les dégâts constatés. La fiche peut être intégrée au contrat de location ou constituer un document à part. Ce document permet d'établir l'état du véhicule tant au départ qu'au retour.
Refus de véhicule non conforme
Le véhicule ne répond pas aux exigences prévues au contrat (quatre portes, boîte automatique, etc.) : vous pouvez refuser tout modèle de remplacement et la réservation peut être annulée. Si cette défaillance a causé un préjudice, un dédommagement peut être demandé.
Dépôt de garantie et avance sur location
Le dépôt de garantie est destiné à couvrir les dommages qui peuvent survenir en cours de location et les éventuels compléments de facturation. L’avance sur location garantit le règlement de la location. Elle n’est pas systématique. Dans le cas où le locataire présente sa carte bancaire le loueur peut dispenser le locataire de verser une avance sur location. Avec la carte bancaire, le loueur fait un contrôle en demandant une autorisation de paiement pour un montant déterminé.
Options supplémentaires et assurances
Des options supplémentaires sont proposées par les loueurs. En cas de sinistres, vols et dommages au véhicule loué, les responsabilités encourues par le locataire diffèrent considérablement d’un contrat à l’autre. Il est donc essentiel de porter attention aux garanties ou exclusion du contrat. Lorsque la responsabilité de l’accident incombe à un autre automobiliste, c’est l’assurance du responsable qui prend en charge l’ensemble des dommages corporels et matériels. Si vous causez un dommage à autrui (passager du véhicule, autre véhicule, piéton, etc.) l’assurance de responsabilité civile toujours incluse dans le prix de la location, vous couvre pour tous les dommages matériels ou corporels subis par ces personnes sans exclusion possible.
Franchise et assurances facultatives
Le contrat ne prévoit pas de franchise : en cas de sinistre, vous devez indemniser intégralement le loueur. L’assurance facultative vous couvre en cas de dommage du véhicule.
Panne et réparations
En cas de panne, contacter le loueur avant d’engager des réparations; certains contrats indiquent la marche à suivre.
Restitution du véhicule
Vous rendez le véhicule après la date convenue ? Tout professionnel doit faire connaître les conditions applicables en cas de restitution du véhicule au-delà du délai de retour prévu. Il faut donc se reporter au contrat. Le plus souvent, la 1ère heure est neutralisée. Les bureaux de l'agence sont fermés : le locataire reste responsable jusqu'à la remise des clés et des papiers en main propre.
Facturation de l'essence
Facturation de l'essence plus chère que les stations-services : souvent les contrats prévoient que le véhicule est délivré le réservoir plein et qu'en fin de location le locataire assumera le coût de l'essence manquante. Le locataire peut alors découvrir sur sa facture que l'essence lui est facturée à un prix supérieur, voire largement supérieur, aux prix de la distribution locale. Certains facturent même, en sus de la quantité d'essence manquante, un « service essence ».
Litiges et médiation
Dans un second temps, d’autres démarches amiables ou judiciaires sont possibles, telles que la prise de contact avec le médiateur de la consommation.
Contrat de location : points essentiels à vérifier
Avant de signer un contrat de location voiture, il est essentiel de prêter attention à différents aspects pour éviter des surprises désagréables. La vérification correcte du contrat de location voiture garantit la transparence des conditions ainsi qu'une meilleure sécurité pendant l'utilisation du véhicule. Le contrat de location voiture est un document légal qui établit les termes et conditions de l'accord entre le loueur (entreprise ou particulier) et le client. Ce document doit toujours être clair et détaillé afin d'éviter d'éventuels malentendus. Chaque contrat de location voiture devrait inclure toutes les informations essentielles telles que la durée de la location, le coût total, les modalités de paiement et les responsabilités des parties impliquées.
Conformité aux réglementations
Il est également recommandé de s'assurer que le modele contrat de location de voiture soit conforme aux réglementations en vigueur dans le pays où le véhicule est loué. Un exemple contrat de location voiture peut être utile, par exemple, pour mieux comprendre la structure d'un accord standard. En général, ce document contient plusieurs clauses relatives à l'utilisation du véhicule, aux limitations géographiques et aux éventuelles pénalités en cas de retard lors de la restitution.
Inspection du véhicule
Avant de signer un contrat de location voiture, il est indispensable d'inspecter attentivement l'état du véhicule. Cette étape consiste à vérifier chaque aspect de la voiture, car il s'agit d'une phase cruciale pour réduire les contestations futures concernant des dommages préexistants. Plus précisément, après avoir signé le contrat de location voiture, le client doit vérifier la carrosserie, l'intérieur et l'habitacle, les pneus, ainsi que le fonctionnement des feux, des essuie-glaces et d'autres composants fondamentaux. Il est conseillé de noter tout défaut constaté directement dans le contrat ou dans un formulaire joint, accompagné de photos à l'appui.
Accessoires et équipements
Enfin, après avoir signé le contrat de location voiture, il faut également vérifier que la voiture soit équipée de tous les accessoires inclus dans la location, comme le cric, le triangle de signalisation et la trousse de premiers secours. Ce sont des détails qui peuvent sembler secondaires mais qui peuvent faire la différence en cas d'urgence pendant le voyage.
Assurances
L'un des aspects les plus importants à examiner dans un contrat de location voiture concerne les couvertures d'assurance. Avant de souscrire un contrat de location voiture, il est recommandé de vérifier que le type d'assurance inclus dans le prix de la location soit spécifié. Il est également conseillé de vérifier si l'assurance couvre les éventuels accidents et quelles sont les franchises appliquées.
Politique relative au carburant
Un autre élément à ne pas négliger dans un contrat de location voiture est la politique relative au carburant. De nombreuses sociétés exigent que le véhicule soit restitué avec le réservoir plein, tandis que d'autres incluent le coût du carburant dans le prix de la location. Pour éviter des malentendus, il est conseillé de clarifier cette clause avant de partir. Un modele contrat de location de voiture bien structuré devrait toujours spécifier les conditions relatives au carburant de manière non ambiguë.
Location entre particuliers : spécificités
Le contrat de location de voiture entre particulier présente certaines différences par rapport à celui signé avec une agence. Lorsqu'on loue un véhicule auprès d'un particulier, il est en effet nécessaire d'examiner le contrat dans ses moindres détails. Il est également important de vérifier que le propriétaire dispose d'une assurance valide et que le véhicule soit en règle avec les révisions et les documents nécessaires. Même pour le contrat de location de voiture entre particulier, il est conseillé d'utiliser un modèle standardisé afin de garantir que les clauses essentielles soient incluses. Ce contrat doit également spécifier les responsabilités des parties en cas d'accident ou de panne.
Durée de la location
La durée de la location est un autre aspect crucial à considérer dans un contrat de location voiture. Le client devrait vérifier que la période de location indiquée dans le contrat corresponde effectivement à ses besoins. Il est également nécessaire de vérifier que les conséquences en cas de prolongation ou de restitution anticipée du véhicule soient clairement définies. Certaines agences appliquent des pénalités significatives en cas de retard lors de la restitution, il est donc important de planifier le voyage avec précision. Enfin, il est essentiel de vérifier si le contrat prévoit ou non la possibilité de modifier la date de restitution en cas d'imprévu. Un exemple contrat de location voiture bien rédigé inclut toujours une clause qui décrit les procédures pour d'éventuels changements.
Location Longue Durée (LLD) et Transfert de Bail
De nombreuses entreprises préfèrent louer un véhicule plutôt que d’opter pour l’achat d’un véhicule neuf ou d’occasion. La location longue durée notamment est très populaire auprès des professionnels qui y trouvent de nombreux avantages. Cependant, lorsqu’un véhicule ne sert plus, comment faire pour le céder ? Découvrez comment fonctionne le transfert de bail de location de voiture pour les entreprises.
Leasing professionnel
La location de voiture pour les professionnels passe le plus souvent par le leasing ou crédit-bail, c’est-à-dire la location avec option d’achat au terme du contrat. Ce type de location de voiture pour professionnel est organisée autour d’un contrat tripartite entre l’entreprise, le distributeur et un organisme de financement :
- l’entreprise choisit le véhicule correspondant à ses besoins chez un distributeur ;
- le distributeur met à disposition la voiture et propose des services complémentaires comme l’assistance ou l’entretien ;
- l’organisme de financement acquiert le véhicule et le met à disposition de l’entreprise via un bail de location de voiture.
La location de voiture de moyenne durée comme de courte ou longue durée, s’adapte aux besoins de l’entreprise avec un contrat modifiable en termes de durée, de mensualités et de kilométrage annuel. En somme, le leasing professionnel concerne toutes les entreprises quels que soient leur secteur d’activité et leur taille.
Transfert de bail : mode d'emploi
L’entreprise qui a souscrit un bail de location de voiture peut avoir besoin de le transférer pour deux raisons :
- Suite à des difficultés financières : le coût d’une location de longue durée dans le cadre du leasing voiture ou crédit-bail, trop conséquent, vient amputer le budget de la société (apport initial, loyer mensuel non adapté, etc).
- La société n’a plus besoin du véhicule, qui n’est pas beaucoup utilisé.
Étapes du transfert de bail
Il est possible d’effectuer un transfert de leasing, c’est-à-dire de céder votre contrat de location de voiture à un autre professionnel ou à un particulier, en suivant les étapes suivantes.
- Étape 1 : publier une annonce de transfert de leasing. La publication de l’annonce sur une plateforme de rachat de bail auto nécessite l’autorisation du bailleur (propriétaire du véhicule généralement).
- Étape 2 : présentation du dossier de reprise. Une fois que vous avez trouvé un repreneur potentiel, ce dernier doit présenter un dossier de reprise de leasing / substitution de locataire à votre bailleur, qui accepte ou refuse la transaction.
- Étape 3 : accord de l’entreprise de financement. Des frais de transfert de bail peuvent être appliqués par l’organisme de financement, pour prendre en charge les frais de procédure et de dossier.
Avantages et inconvénients du transfert de bail
Le transfert de bail de location s’est popularisé en France dès les années 2000, essentiellement dans le secteur automobile. Les professionnels sont eux-aussi concernés par ce procédé.
Avantages pour le détenteur (cédant):
- Cession du contrat à moindre frais
- Exonération des mensualités restantes
- Changement de véhicule avant la fin de contrat
- Fin rapide de paiement des loyers et des obligations contractuelles
Avantages pour le nouveau locataire (repreneur):
- Durée d’engagement moindre par rapport à un contrat véhicule neuf
- Reprise du contrat sans paiement de dépôt de garantie ni d’apport
- Levée rapide de l’option d’achat pour devenir propriétaire
- Signature aisée du contrat
Avantages pour le distributeur:
- Gain d’une nouvelle typologie de clients
- Fin du contentieux avec le 1er locataire en cas de non-paiement des loyers
Inconvénients:
- Trouver un repreneur pour le bail auto peut être difficile.
- Respect de la limite kilométrique annuelle.
- Des frais de transfert plus ou moins élevés.
- Quid de l’usure du véhicule ?
Conditions Générales de Location (CGL) en LLD
Dans le cadre d’une location longue durée de voiture, c’est-à-dire s’étalant de 1 à 5 ans en moyenne, le loueur et le locataire doivent se mettre d’accord sur les Conditions Générales de Location (CGL) à respecter par les deux parties.
- Le nombre de kilomètre à respecter et les pénalités tarifaires en cas de dépassement du kilométrage défini. En cas de dépassement excessif, le loueur pourra résilier le contrat de location.
- Paiement par prélèvement automatique. Le loueur doit être averti de tout changement d’adresse ou de coordonnées bancaires 20 jours avant la prochaine échéance.
- Le locataire s’engage à effectuer les réparations nécessaires au véhicule et à l’entretien préconisé dans un garage agréé par le constructeur.
- Le loueur peut demander un dépôt de garantie au locataire de façon à garantir l’exécution des obligations qui lui sont incombées.
- En cas de non respect du contrat (non paiement des loyers par exemple) le loueur se réserve le droit de résilier le dit contrat huit jours après l’envoi d’une lettre de mise en demeure.
- Le véhicule devra être restitué le lendemain de fin de contrat de location de véhicule.
- Le locataire s’engage à souscrire une assurance véhicule pour toute la durée du contrat de location longue durée. En cas de sinistre, le locataire doit en informer la compagnie d’assurance et le loueur dans les mêmes délais et remettre le véhicule en état auprès d’un garage agréé par le constructeur.
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