L'exactitude des informations transmises via la Déclaration Sociale Nominative (DSN) est primordiale pour garantir les droits sociaux des salariés et la conformité des employeurs. Au cœur de ce processus se trouve l'identification précise de chaque individu, notamment par le biais du Numéro d'Inscription au Répertoire (NIR). Cet article explore en détail l'importance de cette identification, les risques liés à une mauvaise saisie des données, les éléments d'état civil à renseigner avec rigueur, et les bonnes pratiques à adopter dès l'embauche.
L’importance de l’identification via le NIR
Dans le cadre rigoureux des déclarations sociales nominatives (DSN), chaque salarié se voit attribuer un identifiant unique : son Numéro d’Inscription au Répertoire (NIR). Ce numéro n'est pas qu'une simple référence administrative; il conditionne l’ouverture et le maintien des droits sociaux les plus fondamentaux, tels que l'accès aux soins de maladie, la constitution des droits à la retraite, et l'éligibilité aux allocations chômage. De plus, il permet le versement de prestations essentielles comme les allocations familiales et les pensions de retraite.
À chaque transmission de données via la DSN, l’identité du salarié est soumise à une vérification scrupuleuse par le Système National de Gestion des Identifiants (SNGI). Ce système centralise les données d’état civil de toutes les personnes nées en France ou à l’étranger, agissant comme une source d'information faisant autorité. La concordance entre les informations déclarées par l'employeur et celles enregistrées dans le SNGI est donc déterminante.
En cas de discordance, les conséquences peuvent être lourdes. L’individu risque d'être considéré comme non identifié, ce qui peut entraîner une suspension de ses droits sociaux. Pire encore, il pourrait être confondu avec un homonyme, une situation qui fausserait complètement l’ouverture de ses droits et pourrait même impacter les droits d'autrui.
Les risques d’une mauvaise identification
Une saisie erronée des informations relatives à l'identité d'un salarié dans la DSN peut avoir des conséquences directes et préjudiciables, tant pour le salarié que pour l'employeur.
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Conséquences pour le salarié
L’absence ou l’erreur d’identification empêche la prise en compte des cotisations versées par le salarié. Cela peut bloquer l’accès à ses droits, notamment les indemnités maladie, les droits retraite et les allocations chômage. Imaginez un salarié qui, suite à une erreur de saisie de son NIR, se voit refuser l'accès à ses indemnités journalières alors qu'il est en arrêt maladie.
Des anomalies peuvent également fausser ses revenus déclarés à l’administration fiscale. Cette situation peut entraîner des complications lors de la déclaration d'impôts et potentiellement générer des redressements fiscaux.
Conséquences pour l’employeur
La responsabilité de l'employeur est directement engagée dans la qualité des données transmises via la DSN. La loi impose une obligation de transmettre des informations exactes et complètes. Toute erreur ou omission expose l’entreprise à des régularisations de cotisations sociales ou à des redressements fiscaux.
La fiabilité des informations déclarées en DSN constitue donc un enjeu double. Il s'agit à la fois de sécuriser la protection sociale du salarié, en lui garantissant l'accès à ses droits, et de garantir la conformité déclarative de l’employeur, en évitant les sanctions financières et les litiges avec les organismes sociaux.
Les éléments d’état civil à renseigner avec rigueur
Net-entreprises insiste sur l'importance de la correspondance stricte entre les éléments d'état civil renseignés dans la DSN et les informations figurant sur l’attestation de droits à l’Assurance Maladie du salarié. Ces éléments comprennent :
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- NIR ou NIA (Numéro Identifiant d’Attente) : Il s'agit de l'identifiant principal du salarié.
- Sexe : Indiquer le sexe du salarié est essentiel pour une identification correcte.
- Nom de famille (de naissance) : Le nom de naissance est crucial, surtout pour les femmes mariées utilisant un nom d'usage.
- Prénoms dans l’ordre exact de l’état civil : Respecter l'ordre des prénoms tel qu'il apparaît sur les documents officiels est impératif.
- Date de naissance au format JJMMAAAA : Utiliser le format correct et complet (jour, mois, année) est indispensable. La norme DSN 2026 autorise des codes spécifiques comme "00" ou "99" en cas d’informations manquantes, mais il est préférable d'obtenir la date complète.
- Lieu ou pays de naissance : Le code du lieu ou pays de naissance doit être sélectionné dans la table PAY, en tenant compte des anciens pays si nécessaire, selon la date de naissance du salarié.
Ces rubriques sont attendues dans la DSN sous les références NEODeS suivantes :
- « Nom de famille - S21.G00.30.002 »
- « Prénoms - S21.G00.30.004 »
- « Nom d’usage - S21.G00.30.003 », s’il existe
- « Date de naissance - S21.G00.30.006 »
Les bonnes pratiques à l’embauche
Afin de minimiser les risques d'erreurs et d'assurer une identification correcte des salariés, il est crucial d'adopter des bonnes pratiques dès l'embauche. Net-entreprises recommande de collecter les documents et informations suivants :
- Une pièce d’identité valide : Elle permet de vérifier l'identité du salarié et de s'assurer de l'exactitude des informations.
- L’attestation de droits à l’Assurance Maladie (carte vitale) : Ce document fournit le NIR ou NIA, ainsi que le nom et les prénoms exacts du salarié. Il est important de se baser sur l’attestation de droits à l’Assurance Maladie et non la seule carte vitale pour s’assurer de la véracité des éléments (noms, prénom, NIR).
- Le RIB du salarié pour le versement du salaire : Bien que moins directement lié à l'identification, le RIB est essentiel pour éviter les erreurs de paiement.
L’employeur doit réaliser la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) en s’assurant de la conformité des informations. En retour, le Bilan d’Identification des Salariés (BIS) permet de vérifier l’exactitude des données. Ce contrôle est indispensable pour corriger les divergences avant transmission en DSN. Seul le mode EFI (= saisie par formulaire en ligne) n’offre pas de service BIS.
Une seconde vérification peut être effectuée via le SADV (Service d’Acquisition des Données de Vie) après l’embauche, générant un nouveau BIS. L’employeur doit effectuer un signalement d’amorçage des données variables (SADV) pour contrôler ces éléments avant la 1ère paie du collaborateur, ce qui permet ainsi de récupérer le taux de prélèvement à la source, et d’affilier le collaborateur aux organismes complémentaires.
Sur toutes les DSN mensuelles, l’employeur réceptionne des retours CRM Identité (code retour 121) afin de vérifier la qualité des informations identifiantes de tous ses collaborateurs. Si le retour SNGI s’avère être erroné au regard des éléments d’identité fournis par le salarié, il est impératif de procéder aux corrections nécessaires.
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Réduire les confusions d’identité
Pour réduire les confusions d’identité au niveau du SNGI (Système National de Gestion des Identifiants) et de renforcer le processus d’identification par les organismes de protection sociale, la DSN prévoit des modalités déclaratives répondant à cet objectif.
Norme en vigueur
Depuis 2024, seules les informations relatives à la commune de naissance doivent être renseignées dans la rubrique « Lieu de naissance - S21.G00.30.007 », que l’individu soit né en France où à l’étranger. Le pays de naissance ne doit plus être déclaré dans cette rubrique.
Pays et lieu de naissance : les situations possibles
Il est important de distinguer les modalités déclaratives selon le lieu de naissance du salarié.
Individus nés en France
Dans ce cas, les modalités déclaratives sont les suivants :
- La commune de naissance doit être obligatoirement déclarée dans la rubrique « Lieu de naissance - S21.G00.30.007 ».
- La rubrique « Code département de naissance - S21.G00.30.014 » doit être renseignée avec une valeur différente de « 99 - personne née à l’étranger ».
Individus nés à l’étranger
La déclaration de la commune de naissance devient facultative, mais il est préférable de l’indiquer si connue.
- La rubrique « Code département de naissance » doit être valorisée à « 99 - personne née à l’étranger ».
- Utilisez la nouvelle rubrique « Libellé du pays de naissance - S21.G00.30.029 » pour indiquer le pays de naissance. Cette information doit être fournie par l’individu avant son embauche, car elle est nécessaire pour remplir correctement la DPAE (Déclaration Préalable à l'Embauche).
Lieu de naissance inconnu
Si le lieu de naissance n’est pas connu pour les individus nés en France :
- La valeur « SLN - Sans lieu de naissance » peut être utilisée dans la rubrique « Lieu de naissance - S21.G00.30.007 ».
- Cependant le NIR et le nom de l’individu doivent être correctement renseignés.
Vérifier la cohérence des informations
Le déclarant en DSN doit veiller à la « cohérence des informations ». Ainsi :
- L’information dans la rubrique « Libellé du pays de naissance - S21.G00.30.029 » doit être cohérente avec celle du « Code de pays de naissance - S21.G00.30.015 ».
Exemples concrets
Individu né à l’étranger
Pour la déclaration d’un individu né à l’étranger, la norme déclarative suivant est à appliquer à compter de la version de norme P24V01 :
- S21.G00.30 - Individu
- S21.G00.30.007 Lieu de naissance : A renseigner de la commune de naissance, si connue. Sinon, ne pas renseigner.
- S21.G00.30.014 Code département de naissance : 99
- S21.G00.30.015 Code pays de naissance : PT (il s’agit d’une valeur d’exemple ; cette rubrique doit être renseignée avec une valeur différente de FR, GP, BL, MF, MQ, GF, RE, PM, YT, WF, PF, NC, MC)
- S21.G00.30.029 Libellé du pays de naissance : A renseigner du libellé du pays de naissance
Individu né en France
A compter de la version de norme P24V01 la déclaration d’un individu né en France s’effectue comme suit :
- S21.G00.30 - Individu
- S21.G00.30.007 Lieu de naissance : A renseigner de la commune de naissance. Si inconnue, renseigner SLN.
- S21.G00.30.014 Code département de naissance : <> 99
- S21.G00.30.015 Code pays de naissance : FR
- S21.G00.30.029 Libellé du pays de naissance : [Néant]
Cas d'usage
- Cas d’usage 1 : Changement de nom d'usage. Madame Léonie DUPONT, salariée, prend le nom de son mari, PETIT, comme nom d’épouse (nom d’usage) suite à son mariage en mai.
- Cas d’usage 2 : Changement de nom de famille. Monsieur Arthur DURAND obtient un changement de son nom de famille pour « GRAND » suite à une décision de justice en mai.
- Cas d’usage 3 : Date de naissance incomplète. Madame Marie MARTIN, née en décembre 1969, ignore son jour exact de naissance. Dans ce cas, il faut utiliser les codes spécifiques "00" ou "99" autorisés dès la norme DSN 2026 pour le jour de naissance.
Numéro Technique Temporaire (NTT)
Si le salarié ne fournit pas l’attestation de droits à l’Assurance Maladie avant la première paie, il est possible de le déclarer à titre exceptionnel avec un Numéro Technique Temporaire (NTT). Il s’agit d’une solution transitoire, le temps que le salarié dispose d’un NIR ou NIA reconnu par la Sécurité Sociale. Toutefois, cette situation n’est pas envisageable pour les salariés nés en France, qui disposent forcément d’un NIR dès la naissance.
Le plus court possible, les droits du salarié sont en suspens en utilisant un NTT. Une fois le NIA ou NIR obtenu, et après avoir déjà déclaré le salarié avec un NTT, il convient de déclarer le NTT et le NIA (ou NIR) le mois de cette récupération.
Si des éléments d’identité initialement saisis étaient erronés, il convient de corriger en rappelant ce qui avait été précédemment déclaré - en transmettant en DSN les blocs 30 - « Individu » et 31 - « Changements individu ». Si le contrat est fermé avant réception des informations, il est essentiel tout de même de corriger pour permettre au salarié d’avoir ses droits/allocations.
Codes pays
En DSN (Phase 2 et Phase 3), tous les codes pays transmis le sont en codification ISO-3166-1-A2 (codes pays à 2 lettres). C'est le cas pour toutes les adresses (société, établissement, lieux de travail, salariés…) et aussi pour le pays de naissance.
Les codes pays composant une adresse (société, établissement, lieu de travail, bénéficiaire honoraire) ne doivent être renseignés que pour les adresses ne relevant pas du système postal français. On ne portera donc jamais un code FR pour une adresse en France.
En DSN, on ne transmet plus de pays de nationalité, mais seulement une codification UE donnant l'origine du salarié: 01-France, 02-UE, 03-EEE, 04-Reste du Monde.
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