Le Brevet de Technicien Supérieur en Gestion de la PME (Petite et Moyenne Entreprise) ou PMI (Petite et Moyenne Industrie) est une formation post-baccalauréat de deux ans conçue pour former des professionnels capables de seconder un dirigeant de petite ou moyenne entreprise dans toutes les tâches de gestion. Ce diplôme, de niveau 5 inscrit au RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles), vise à former un profil opérationnel, à l’aise avec les outils numériques et la polyvalence propre aux PME. Le titulaire de ce BTS est le collaborateur direct du dirigeant ou d'un cadre dirigeant d'une petite ou moyenne entreprise (5 à 50 salariés), où la polyvalence est indispensable.
Rôle et Missions du Titulaire d'un BTS Gestion de la PME
Le titulaire du BTS Gestion de la PME est un véritable bras droit du dirigeant, intervenant sur des missions administratives, commerciales, comptables et RH. Il exerce des fonctions de veille, de suivi et d’alerte, repérant les risques, suivant les échéances, mettant en place des procédures simples, produisant des tableaux de bord et rendant compte à la direction.
Concrètement, les missions du titulaire du BTS Gestion de la PME sont variées et comprennent notamment :
- Missions administratives: Organisation, planification, gestion des dossiers.
- Missions commerciales: Établissement de devis, gestion des commandes, facturation, relances, suivi de la relation client et fournisseur.
- Missions comptables: Suivi des opérations courantes avec les clients et les fournisseurs.
- Missions RH: Gestion des dossiers du personnel, préparation des éléments variables de paie, appui au recrutement et à la formation.
En tant qu'interface interne et externe, le titulaire du BTS Gestion de la PME doit développer une forte dimension relationnelle. Il est régulièrement en contact avec des partenaires externes (banque, expert-comptable, administrations, prestataires) et des interlocuteurs internes.
La Polyvalence au Cœur du Métier
La spécificité de la PME tient au rôle de sa dirigeante ou de son dirigeant, à son fonctionnement et à la nécessité de porter une attention soutenue au maintien de sa cohésion. Une description de la PME en services ou fonctions est peu pertinente. Cette singularité influence la nature des missions de gestion de la PME en exigeant de la part des titulaires du diplôme un rôle de « gestionnaire généraliste » et une polyvalence.
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Cette polyvalence se traduit par la capacité à prendre en charge des activités professionnelles, en lien avec leur champ de compétences, en mobilisant les ressources pertinentes. Cette polyvalence ne doit pas s’entendre comme la détention d’une somme de spécialités. De manière générale, les différentes activités nécessitent de la part des titulaires du diplôme, une forte composante communicationnelle. En effet, ils exercent non seulement une fonction d’interface au niveau interne, mais également au niveau externe avec les partenaires de l’entreprise. Cette composante communicationnelle, qu’elle soit écrite ou orale, est présente dans de nombreuses activités. Elle nécessite, de la part des titulaires du diplôme, une adaptabilité aux interlocuteurs, aux contextes d’exercice, ainsi qu'aux moyens et supports disponibles.
Les activités de support au fonctionnement de l’entreprise peuvent se traduire par la prise en charge, totale ou partielle, d’activités au sein de processus et notamment du processus de gestion de la relation avec la clientèle et les fournisseurs, de gestion des risques, ou encore du traitement des dossiers du personnel. Les titulaires du diplôme interviennent, selon un positionnement et un degré d’autonomie variables, sur des aspects organisationnels, dans la mise en place d’une gestion documentaire, de procédures de travail collaboratif ou de modélisation de documents par la prise en charge des activités de suivi et de contrôle (suivi de la mise en place d’outils de gestion des risques, par exemple). Les activités de soutien consistent à aider la dirigeante ou le dirigeant dans son action et à préparer la prise de décisions. Elles consistent également en une collaboration étroite avec la direction et contribuent à la pérennisation et au développement de l’entreprise.
Le BTS GPME et la Gestion des Risques d'Impayés
Un aspect crucial de la gestion d'une PME est la maîtrise des risques financiers, notamment le risque d'impayés. Le BTS Gestion de la PME prépare les étudiants à identifier, évaluer et gérer ces risques de manière proactive.
Détecter les Causes des Impayés
La première étape consiste à identifier les causes potentielles des impayés. Plusieurs facteurs peuvent être à l'origine de ces difficultés, tels que :
- Délais de livraison non respectés: Un retard dans la livraison peut entraîner l'insatisfaction du client et un retard de paiement.
- Produits de qualité médiocre: La non-conformité des produits ou services peut également conduire à des litiges et des impayés.
- Différences de prix entre le catalogue et le site internet: Des informations tarifaires incohérentes peuvent générer de la confusion et des contestations.
- Stock insuffisant: Les ruptures de stock peuvent engendrer des retards de livraison et des annulations de commandes, impactant la trésorerie.
- Insatisfaction client: De manière générale, toute forme d'insatisfaction client peut entraîner des retards de paiement, voire des impayés.
- Clients insolvables: Il est essentiel d'évaluer la solvabilité des clients avant de leur accorder des délais de paiement.
Mettre en Place une Procédure de Relance des Impayés
L'absence de procédure de relance des impayés est une lacune à combler en priorité. Il est important de mettre en place une procédure structurée et efficace pour recouvrer les créances impayées. Cette procédure peut comprendre les étapes suivantes :
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- Relance amiable: Envoi de lettres de relance ou d'e-mails de courtoisie pour rappeler au client son obligation de paiement.
- Relance téléphonique: Contact téléphonique avec le client pour comprendre les raisons du retard de paiement et négocier un échéancier.
- Mise en demeure: Envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception pour exiger le paiement sous un délai précis.
- Recours à un huissier de justice: Si les relances amiables et la mise en demeure restent sans effet, il peut être nécessaire de faire appel à un huissier de justice pour engager une procédure de recouvrement.
Créer un Fichier de Suivi des Impayés
Un fichier de suivi des impayés est un outil indispensable pour gérer efficacement le recouvrement des créances. Ce fichier peut être créé sur papier ou à l'aide d'un tableur comme Excel. Il doit contenir les informations suivantes :
- Nom du client
- Numéro de facture
- Date d'échéance
- Montant impayé
- Date des relances effectuées
- Observations
Utiliser un Outil de Suivi de Relance Automatisé
L'automatisation du suivi des relances peut faire gagner un temps précieux et améliorer l'efficacité du processus de recouvrement. Il existe des logiciels de gestion commerciale qui intègrent des fonctionnalités de relance automatisée. Cependant, un simple tableur comme Excel peut également être utilisé pour créer un outil de suivi de relance automatisé.
Étudier le Portefeuille Client
Avant d'accorder des délais de paiement à un client, il est important d'évaluer sa solvabilité. Cette étude peut être réalisée en consultant les informations financières disponibles sur le client (bilan, compte de résultat) ou en demandant des renseignements auprès d'une société de renseignement commercial.
Mettre à Jour le Catalogue et le Stock
La mise à jour régulière du catalogue et du stock est essentielle pour éviter les litiges et les ruptures de stock, qui peuvent entraîner des impayés. Il est important de s'assurer que les informations tarifaires sont cohérentes entre le catalogue papier et le site internet.
Compétences Développées et Perspectives d'Avenir
Le BTS Gestion de la PME permet d’acquérir des compétences solides dans les domaines suivants :
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- Gestion administrative
- Gestion commerciale
- Gestion comptable
- Gestion des ressources humaines
- Communication
- Gestion de projet
- Gestion des risques
À l’issue de la formation, les titulaires du BTS Gestion de la PME peuvent exercer des fonctions variées dans des PME de tous secteurs d’activité. Ils peuvent occuper des postes tels que :
- Assistant de gestion
- Collaborateur de chef d’entreprise
- Responsable administratif
- Assistant comptable
- Assistant commercial
Ils peuvent également poursuivre leurs études en licence professionnelle, en école de commerce ou en bachelor. Une passerelle permet d’accéder à une autre certification ou formation en valorisant les compétences déjà acquises. L’équivalence reconnaît que deux certifications ou blocs de compétences couvrent les mêmes compétences et ont la même valeur.
Modalités d'Accès à la Formation
Pour intégrer un BTS Gestion de la PME, il est nécessaire d’être titulaire d’un baccalauréat ou d’une qualification reconnue équivalente. Une appétence pour la gestion, l’organisation et le contact humain est recommandée. Les candidats doivent démontrer des capacités d'organisation, de communication, et un intérêt pour les différentes facettes de la gestion d'une entreprise.
La formation peut être suivie en formation initiale ou en alternance. L’alternance est très adaptée au BTS GPME : vous progressez vite car vous appliquez en entreprise ce que vous apprenez en cours. Les avantages sont concrets : vous gagnez une expérience très valorisée par les recruteurs et vous construisez des compétences “terrain” (outils, procédures, relation client/fournisseur, organisation interne). La durée totale du stage est de 12 semaines sur l’ensemble de la formation.
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