L'assistant de gestion PME-PMI est un collaborateur clé, véritable bras droit du dirigeant d'une petite ou moyenne entreprise (PME). Son rôle se caractérise par une forte polyvalence, touchant à la fois aux fonctions administratives, comptables et commerciales. Ce professionnel est le collaborateur direct du dirigeant ou d'un cadre dirigeant d'une entreprise de 5 à 50 salariés.
Missions et Responsabilités de l'Assistant de Gestion PME-PMI
L'assistant de gestion PME-PMI assure des fonctions administratives, comptables et commerciales. Ses activités s’exercent dans trois domaines d’activité de l’entreprise : administratif, comptable et commercial.
Gestion Administrative : Organisation et Suivi
Dans le domaine administratif, l’Assistant de Gestion organise et suit les activités du chef d’entreprise. Il gère son temps (agenda, plannings, échéanciers), répartit les tâches, organise les voyages et déplacements ainsi que les réunions. Il prend en charge la gestion administrative du personnel, conseille pour le choix et l’utilisation des matériels bureautiques et fournitures de bureau et assure les relations avec les administrations. Il assure la bonne circulation de l’information à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise : gestion du courrier ; accueil physique et téléphonique ; prise de rendez-vous ; suivi de la documentation, des fichiers clients, des actions de promotion relatives aux produits ou services de l’entreprise.
Gestion Comptable et Financière : Rigueur et Précision
Dans le domaine comptable, il s’occupe du suivi des opérations en relation avec les clients, les fournisseurs (facturation, tenue et suivi des comptes clients et fournisseurs, relances, règlements), les salariés (calcul des salaires et établissement des bulletins de paie) ainsi qu’avec les services fiscaux et les organismes sociaux (déclarations diverses, établissement de documents comptables, préparation des déclarations fiscales). Il suit les opérations courantes liées à la trésorerie et calcule les coûts. Il acquière des connaissances nécessaires à l'évaluation des immobilisations, à la réalisation d'un plan d'amortissement, à l'optimisation des flux de trésorerie (placements, modalités de crédits, plan de trésorerie) lui permettant de préparer les éléments de décision au chef d'entreprise.
Gestion Commerciale : Développement et Relation Client
Enfin, dans le domaine commercial, il est chargé des relations avec les clients et les fournisseurs : accueil des clients et des représentants, gestion des fichiers. Il gère les approvisionnements et les livraisons (recherche et choix de fournisseurs, gestion des commandes et des stocks) et participe à l’action commerciale de l’entreprise (étude du marché et de la concurrence, recherche de nouveaux clients, préparation d’actions publicitaires). Il peut prendre en charge l'intégralité du processus administratif des achats et des ventes, mettre en place des actions de prospection et développer la relation clients et fournisseurs.
Lire aussi: Assistants Maternels: Simplifiez vos démarches CAF
Compétences et Qualités Requises
L'assistant de gestion PME/PMI doit développer une forte dimension relationnelle, compte tenu de sa position d'interface interne et externe. Ses activités impliquent une pratique constante des techniques de communication et de traitement de l’information : prise de notes, classement, recherche, production de textes et documents (courriers, notes, comptes rendus). A l’image de la fonction, le métier d’assistant de gestion exige des qualités polyvalentes : maîtrise de l’écrit et des outils informatiques, bon niveau d’anglais (surtout quand la PME/PMI est . Acteur stratégique d'une entreprise de dimension fragile, il doit faire preuve d'une organisation et d'une rigueur infaillibles. L'assistant de gestion PME/PMI doit être parfaitement à l'aise avec l'outil informatique.
- Polyvalence: Capacité à effectuer des tâches variées dans différents domaines.
- Organisation et Rigueur: Aptitude à gérer les priorités, respecter les délais et assurer un suivi efficace des dossiers.
- Communication: Maîtrise de la communication orale et écrite, capacité à adapter son discours à différents interlocuteurs.
- Maîtrise des Outils Informatiques: Connaissance des logiciels de bureautique, de gestion commerciale et de comptabilité.
- Sens Relationnel: Capacité à établir et entretenir des relations de confiance avec les clients, les fournisseurs et les collaborateurs.
- Autonomie: Aptitude à travailler de manière indépendante et à prendre des initiatives.
- Adaptabilité: Capacité à s'adapter aux évolutions de l'entreprise et aux nouvelles technologies.
La Formation : Le BTS Gestion de la PME (GPME)
Le BTS Gestion de la PME (GPME) est la formation de référence pour devenir assistant de gestion PME-PMI. Cette formation de deux ans, accessible après le baccalauréat, vise à former des collaborateurs polyvalents, capables d'assister le dirigeant dans la gestion quotidienne de son entreprise.
Contenu de la Formation
En plus des enseignements généraux (culture générale et expression, langue vivante étrangère, économie, droit, management des entreprises), la formation comporte des enseignements professionnels :
- Relation avec la clientèle et les fournisseurs: recherche de clientèle et contact, administration des ventes, maintien et développement de la relation clientèle, recherche et choix des fournisseurs, achat de biens et prestations de services, suivi des achats.
- Administration et développement des ressources humaines: gestion administrative du personnel, participation à la gestion des ressources humaines notamment au recrutement et à la formation.
- Organisation et planification des activités: organisation et amélioration du travail administratif, organisation des activités, organisation de travail collaboratif.
- Gestion et financement des actifs: gestion des immobilisations et des ressources financières.
- Gestion du système d'information: le système d'information, bases de données, Internet, Extranet, Intranet, support de stockage de l'information, gestion de l'information, élaboration d'un plan de classement, archivages des documents.
- Pérennisation de l'entreprise: démarches qualité, gestion des connaissances, contrôle de gestion, développement commercial de l'entreprise, diagnostic et élaboration d'un plan de reprise.
- Gestion du risque: promotion de la santé et de la sécurité au travail, gestion des déchets et rejet de l'entreprise, gestion de la consommation d'énergie.
- Communication: management de la communication globale, communication interpersonnelle, mise en place d'instruments de dialogue, gestion des conflits, communication externe et image de l'entreprise, communication commerciale
- Atelier professionnel: préparation aux stages (techniques de recherche d'emploi/stage, méthodologie de conduite de projet) et aux épreuves d'examen (élaboration de dossiers et évaluation des élèves par les contrôles en cours de formation)
Sous statut scolaire, l'élève est en stage dans une PME en France ou à l'étranger pendant 12 semaines. La première période de 6 semaines consécutives se déroule obligatoirement en fin de première année, la deuxième période comporte au moins 4 semaines consécutives en février-mars de la deuxième année. Ce stage complète la formation, la connaissance du milieu professionnel et de l'exercice de l'emploi. Il permet l'élaboration des supports et du dossier nécessaires au passage des épreuves E4 communication et relations avec les acteurs internes et externes et de la sous épreuve E62 projet de développement de la PME.
Objectifs de la Formation
Le BTS assistant de gestion PME-PMI forme des collaborateurs directs de chef d'entreprise ou d'un cadre dirigeant. Au cours de sa formation, l'élève apprend en premier lieu à communiquer, à gérer l'emploi du temps du chef d'entreprise (agenda, plannings, échéanciers) en sachant apprécier les priorités et les contraintes, à organiser les déplacements et à planifier les activités de l'entreprise (chantiers, interventions, réunions, évènements…) y compris à l'étranger. Il acquiert des connaissances de base en droit social (contrat de travail, embauche, formation, recrutement, durée du travail, paie) lui permettant de prendre en charge la gestion administrative du personnel. Formé aux bases de la démarche mercatique, à l'analyse de l'offre commerciale et des appels d'offres, à la préparation de documents commerciaux (devis, bon de commande et de livraison, facture), au traitement des commandes, au suivi des règlements, à l'étude des demandes d'achats et à la recherche des fournisseurs.
Lire aussi: Assistant maternel : calcul congés payés
Débouchés et Évolution de Carrière
Les débouchés : L'assistant de gestion PME-PMI travaille dans des entreprises où la gestion administrative requiert une forte polyvalence. Il s'agit principalement de PME comprenant 5 à 50 salariés couvrant tous les secteurs d'activités, où le dirigeant est propriétaire de son entreprise et jouit d'une complète indépendance sur le plan juridique et financier. Des entreprises de plus grande taille peuvent rechercher ce type de profil en raison de son caractère polyvalent et facilement adaptable, notamment des associations, des agences, des filiales de petites tailles ou des organismes publics.
Métiers Accessibles après un BTS GPME
- Assistant de gestion PME-PMI
- Assistant administratif et commercial
- Assistant RH (Ressources Humaines)
- Assistant comptable
- Office manager
Évolution de Carrière
Avec l'expérience, l'assistant de gestion PME-PMI peut évoluer vers des postes à responsabilités, tels que :
- Responsable administratif
- Responsable de service
- Gestionnaire de paie
- Collaborateur comptable
L'Importance de l'Alternance
L’alternance en BTS GPME augmente considérablement les chances d’embauche dès l’obtention du diplôme. Cette formule permet d'acquérir une expérience professionnelle significative tout en suivant la formation théorique. L'alternance facilite l'insertion professionnelle et permet de développer des compétences recherchées par les employeurs.
Lire aussi: Combien de Temps pour Devenir Assistant Maternel ?
tags: #bts #assistant #de #gestion #pme #pmi