Depuis plusieurs années, le contract management a pris une place prépondérante dans le paysage professionnel français. Les organisations reconnaissent de plus en plus son rôle essentiel dans l'optimisation du cycle de vie des contrats et l'amélioration de la performance des projets. C'est dans ce contexte que l'Association Française du Contract Management (AFCM) joue un rôle crucial, en structurant et en promouvant cette discipline en France.
Qu'est-ce que le Contract Management ?
Dans un contexte économique mondialisé et hautement concurrentiel, la gestion des risques contractuels est devenue une nécessité pour les entreprises. Une fois un contrat signé, les parties prenantes cherchent souvent à maximiser leur rentabilité, ce qui peut entraîner des réclamations ou des avenants perçus comme agressifs. Le contract management englobe la stratégie à adopter pour réagir face à ces demandes, orienter les contrats à son avantage et gérer les aspects juridiques et financiers.
L'ancienne Présidente de l'AFCM rappelait la citation de Harold Geneen, l'emblématique patron d'ITT : "On lit un livre du début à la fin. On dirige une entreprise à l’inverse. On commence par la fin, et ensuite on fait tout son possible pour y aboutir." Cette métaphore souligne l'importance de considérer le contrat non pas comme un simple document juridique, mais comme un instrument financier essentiel tout au long de son exécution.
Le contract management, initialement développé dans le monde anglo-saxon pour gérer les dérapages de coûts et de délais dans les grands projets, s'adapte aujourd'hui à un contexte de pénurie de matières premières et de flambée des prix de l'énergie. Les contrats à long terme font l'objet de renégociations pour permettre aux parties d'y apporter des aménagements.
Le Rôle de l'AFCM
L'AFCM a pour mission de structurer le contract management autour de pratiques partagées et de promouvoir cette discipline au sein des entreprises françaises. Elle vise à donner de la visibilité au métier de contract manager et à valoriser le rôle du contract manager « à la française ».
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Pour ce faire, l'AFCM propose un ensemble documentaire, dont les « fiches interface », qui cartographient les interactions clés du contract management. Ces fiches constituent un socle de base, un guide rassurant pour les débutants, rappelant que le contract management ne se limite pas à un savoir contractuel ou à une activité de suivi technico-administratif.
Les "Fiches Interface" de l'AFCM : Un Outil Précieux
Les fiches interface de l'AFCM sont un outil précieux pour définir un état zéro, une base minimale sur laquelle construire de véritables processus de contract management. Elles offrent un langage commun et un référentiel universel à adapter en fonction des spécificités de chaque organisation.
Bien que ces fiches soient universelles et applicables à tous les secteurs et tailles d'entreprise, elles ne doivent pas être utilisées comme une recette toute faite. Elles donnent les grandes lignes, mais ne disent pas comment mettre en œuvre concrètement un processus de contract management adapté à une organisation particulière. Elles constituent une ébauche, posant les jalons d'un futur référentiel, à l'image de ce que propose déjà la NCMA aux États-Unis avec le contract management standard ou le CMBOK.
Le Contract Management : Une Discipline en Mouvement
Le contract management est une discipline de mouvement et de contact qui ne peut être dogmatique. Les fiches interface de l'AFCM contribuent à ajouter une vision valorisant le rôle du contract manager « à la française » à une doctrine et des référentiels surtout américains.
Il est essentiel d'utiliser ces fiches à bon escient. Employées et déployées en l'état, elles risquent d'avoir un impact limité sur la pratique au sein d'une organisation. Un processus prévoyant des revues et validations de chaque version de tout contrat ou avenant par un juriste, un contract manager, un acheteur, un contrôleur de gestion, etc., se révélera trop complexe pour des petits contrats et/ou des projets aux multiples sous-contrats fournisseurs à conclure dans des délais limités.
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L'Évolution du Contract Management et l'Importance du CMS
Le contract management évolue rapidement et cherche aujourd'hui à se structurer autour de pratiques partagées. Longtemps perçu comme une fonction support, il s'impose aujourd'hui comme un levier de performance, de maîtrise des risques et de création de valeur.
Dans ce contexte, le Contract Management Standard (CMS), un référentiel venu des États-Unis, émerge. Le CMS est un cadre de travail qui positionne le contrat comme un objet qui vit tout au long du projet. Il ne dit pas « voilà la bonne méthode à appliquer partout », mais il pose un cadre : les grandes étapes, les fondamentaux, et les questions clés qu'une entreprise peut se poser si elle veut structurer sa démarche de contract management.
Le CMS propose un référentiel de compétences en fonction du type de contract management, côté acheteur ou côté vendeur. Il offre un véritable impact pour les contract managers, en les aidant à identifier les compétences à cultiver et les attendus à leur poste. Les principes directeurs du CMS posent les bases pour débuter le contract management dans une entreprise.
Le Contract Manager : Un Acteur Clé
Le Contract Manager, parfois appelé Responsable gestion contractuelle, Gestionnaire de contrats ou Contract Administrator, intervient dès la phase d'appel d'offres et jusqu'à la clôture du contrat. Il analyse les risques juridiques et financiers, négocie les clauses clés, accompagne les chefs de projet dans l'exécution contractuelle et gère les éventuels litiges ou réclamations.
Avec l'expérience, un Contract Manager peut évoluer vers un poste de Responsable Contract Management à l'échelle d'un département ou d'un programme complexe. Un diplôme en droit des affaires, droit des contrats, droit international ou un Master en gestion de projet avec une spécialisation en management contractuel est fortement recommandé.
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Coralie Bouscasse souligne que le CV d'un candidat contract manager doit valoriser la pratique sportive, car il devra se comporter comme un coureur de 110 mètres haies, avec la marge et le résultat opérationnel en ligne de mire et les haies à franchir, qui sont la vie du contrat.
Les Compétences Essentielles du Contract Manager
Au-delà des savoirs et connaissances, le Contract Management est une affaire de comportement. Le Contract Manager doit comprendre ce qui se passe dans les projets dans lesquels il est impliqué. Il doit être engagé activement auprès de ses équipes d'offre et de projet et veiller à ne pas se laisser contourner ou mettre à l'écart. Il doit faire partie de l'équipe cœur (« Core Team ») de l'offre ou du projet dès le premier jour, être impliqué dans toutes les décisions et instances importantes et être prêt à proposer des solutions pragmatiques.
Bien qu'il ne soit pas censé maîtriser tous les détails financiers et techniques des solutions de l'entreprise, il lui incombe de comprendre tous les principaux paramètres financiers et techniques des solutions pour les intégrer dans les dispositions contractuelles, par le biais d'échanges avec ses collègues financiers et techniciens.
L'Importance de la Formation et du Développement Professionnel
Le dispositif de formation du parcours prend en compte les caractéristiques spécifiques des auditeurs (projet professionnel, trajectoire individuelle, besoin de flexibilité). Dès le début du cycle, une vue globale contribue à réduire les disparités qui pourraient persister avant l'intégration des participants dans le groupe. Les connaissances acquises sur la base d'études de cas réels permettent de faire émerger une communauté de pratique dès le début du cycle. Ensuite, les modules, juridique, finance et gestion opérationnelle dispensés par des professionnels aguerris complètent le parcours et permettent aux participants d'élaborer leurs propres stratégies de négociation.
Il est important de prendre en compte le rôle du numérique dans le développement du contract management, par exemple dans les méthodes de conception, d'automatisation partielle de la relation contractuelle ou d'aides à la décision pour évaluer la probabilité de succès dans le traitement d'un dossier.
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