Le rôle de secrétaire au sein d'un service de Protection Maternelle et Infantile (PMI) est essentiel pour assurer le bon fonctionnement de cette structure dédiée à la prévention et à la protection de la petite enfance, des femmes enceintes et des jeunes. Ce poste, souvent situé au cœur de l'action médico-sociale, requiert des compétences variées allant de l'accueil du public à la gestion administrative des dossiers.
Un acteur clé de l'accueil et de l'orientation
Au sein d'une équipe pluridisciplinaire et sous la responsabilité hiérarchique du Chef de Service d'Action Médico-Sociale (SAMS), le/la secrétaire PMI assure une fonction primordiale d'accueil du public et des partenaires. Cette première interaction est cruciale, car elle permet d'établir un climat de confiance et de recueillir les informations nécessaires pour orienter au mieux les personnes.
Le/la secrétaire établit un pré-diagnostic qui détermine l'orientation interne ou externe des usagers. Il/Elle répond à leurs demandes administratives et est en charge d'un accueil élaboré, ce qui implique une écoute attentive et une capacité à identifier rapidement les besoins.
Missions diversifiées au cœur de l'action sociale
Les missions d'un(e) secrétaire PMI sont variées et contribuent à la réalisation des objectifs de la PMI en matière de prévention et de protection. Parmi ces missions, on retrouve :
Accueil et orientation du public : Le/la secrétaire est le premier point de contact pour les usagers et les partenaires. Il/Elle accueille, écoute, informe et oriente les personnes en fonction de leurs besoins. Cette mission nécessite d'excellentes compétences relationnelles et une bonne connaissance des dispositifs existants.
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Gestion administrative des dossiers : Le/la secrétaire est responsable de l'ouverture, de la mise à jour et du classement des dossiers médicaux informatisés. Il/Elle assure également la gestion des courriers, des convocations et des rendez-vous. Cette mission requiert rigueur, organisation et maîtrise des outils informatiques.
Participation au travail d'équipe : Le/la secrétaire travaille en étroite collaboration avec les autres membres de l'équipe pluridisciplinaire (médecins, puéricultrices, travailleurs sociaux, etc.). Il/Elle participe aux réunions d'équipe, contribue à la coordination des actions et assure la transmission des informations.
Contribution à la prévention et à la promotion de la santé : Le/la secrétaire peut être amené(e) à participer à des actions de prévention et de promotion de la santé, telles que des campagnes d'information, des ateliers ou des permanences d'accueil.
Compétences et qualités requises
Pour exercer efficacement les missions de secrétaire PMI, certaines compétences et qualités sont indispensables :
- Compétences techniques :
- Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte, tableur, logiciel de gestion de dossiers, etc.)
- Connaissance des procédures administratives et des réglementations en vigueur
- Capacité à rédiger des courriers et des comptes rendus
- Qualités personnelles :
- Sens de l'accueil et de l'écoute
- Capacité à travailler en équipe
- Rigueur et organisation
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Autonomie et capacité d'adaptation
- Dynamisme et esprit d'initiative
Le Département de l'Isère : un employeur engagé
Rejoindre le Département de l'Isère en tant que secrétaire PMI, c'est choisir de s'investir dans une collectivité territoriale engagée au service des Isérois. Avec plus de 4 700 agents exerçant dans 250 métiers différents, le Département est un acteur majeur dans les domaines de la santé, du handicap et du grand âge, de l'action sociale et l'insertion, des mobilités, de l'éducation, du tourisme et de la culture.
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Le Département de l'Isère place l'usager au cœur de ses préoccupations et contribue à relever les défis des transitions, des transformations numériques et de la modernisation des services publics. En rejoignant ses équipes, les secrétaires PMI peuvent s'épanouir professionnellement et donner du sens à leur travail en contribuant à la protection et au bien-être des familles iséroises.
L'importance de l'inclusion sociale et de l'accès à l'emploi
Le rôle du secrétaire PMI s'inscrit également dans une démarche plus large d'inclusion sociale et d'accès à l'emploi. En effet, la PMI est souvent un lieu d'accueil et d'orientation pour les personnes en difficulté, notamment celles issues des Quartiers Prioritaires de la Ville.
Dans ce contexte, le/la secrétaire peut être amené(e) à participer à des actions visant à favoriser l'apprentissage du français, l'accès aux droits et aux services, et l'insertion professionnelle. Il/Elle contribue ainsi à renforcer le lien social et à lutter contre les inégalités.
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