Le rôle d'assistant de gestion au sein des Petites et Moyennes Entreprises (PME) et Petites et Moyennes Industries (PMI) est un pilier essentiel pour le bon fonctionnement de ces structures. Ce professionnel polyvalent, souvent considéré comme le bras droit du dirigeant, assure une multitude de tâches administratives, comptables, commerciales et de gestion des ressources humaines. Cet article se propose de définir précisément ce métier, d'en explorer les missions, les compétences requises, les formations y menant et les perspectives d'évolution de carrière.
Définition de l'Assistant de Gestion PME/PMI
L'assistant de gestion PME/PMI est un collaborateur direct du chef d'entreprise ou d'un cadre dirigeant au sein d'une petite ou moyenne entreprise (généralement de 5 à 50 salariés). Son rôle se caractérise par une grande polyvalence, avec une dominante administrative. Il est l'interlocuteur privilégié du chef d'entreprise, assurant la gestion administrative de l'entreprise.
Le Brevet de Technicien Supérieur (BTS) Gestion de la Petite et Moyenne Entreprise (GPME), anciennement appelé BTS Assistant de Gestion PME PMI, est un diplôme de niveau Bac+2 qui forme des collaborateurs polyvalents pour les PME.
Missions Principales de l'Assistant de Gestion
Les missions de l'assistant de gestion sont vastes et variées, s'articulant autour de trois axes principaux :
Travaux Administratifs Généraux et de Secrétariat
- Gestion de l'emploi du temps : Organisation des réunions, des plannings et des agendas du dirigeant.
- Organisation des déplacements : Planification des missions, des déplacements et des voyages.
- Gestion du courrier : Traitement du courrier entrant et sortant.
- Préparation des dossiers : Constitution des dossiers du dirigeant et des documents administratifs, archivage.
- Gestion administrative du personnel : Suivi des congés, des absences, mise à jour des dossiers personnels, veille sur la législation du travail.
Gestion Comptable
- Gestion de la trésorerie : Suivi des flux financiers.
- Comptabilité : Enregistrement des opérations comptables courantes.
- Paie : Préparation des éléments variables de la paie (dans certaines structures).
- Déclarations fiscales et sociales : Préparation et transmission des déclarations obligatoires.
Gestion Commerciale et Relation Client
- Gestion des stocks et de l'approvisionnement : Suivi des niveaux de stocks et passation des commandes.
- Administration des ventes : Suivi des commandes, de la facturation et des livraisons.
- Relation client : Accueil et conseil à la clientèle, suivi des réclamations.
- Participation à la stratégie commerciale : Mise en œuvre d'actions commerciales ou marketing.
- Recherche de clientèle et contact
- Administration des ventes
- Maintien et développement de la relation clientèle
- Recherche et choix des fournisseurs
- Achat de biens et prestations de services
- Suivi des achats
L'assistant de gestion assure également des fonctions de veille, de suivi et d'alerte, repérant les risques, suivant les échéances, mettant en place des procédures simples, produisant des tableaux de bord et rendant compte à la direction.
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Compétences et Qualités Requises
Pour exercer efficacement le métier d'assistant de gestion, plusieurs compétences et qualités sont indispensables :
- Polyvalence : Capacité à gérer des tâches variées et à s'adapter aux différentes situations.
- Organisation : Aptitude à structurer son travail, à gérer les priorités et à respecter les délais.
- Réactivité : Capacité à répondre rapidement aux demandes et aux imprévus.
- Sens des responsabilités : Aptitude à prendre des initiatives et à assumer ses décisions.
- Qualités relationnelles : Aisance dans la communication avec les différents interlocuteurs (direction, salariés, clients, fournisseurs).
- Discrétion : Capacité à respecter la confidentialité des informations.
- Maîtrise des outils bureautiques : Utilisation experte des logiciels de traitement de texte, de tableur, de présentation et de gestion de bases de données.
- Connaissance de l'entreprise : Compréhension approfondie du fonctionnement de l'entreprise, de ses activités et de son environnement.
- Maîtrise des langues étrangères : La pratique de l'anglais est de plus en plus indispensable, surtout si l'entreprise travaille à l'international.
Formations pour Devenir Assistant de Gestion
De nombreuses formations permettent d'accéder au métier d'assistant de gestion, allant du niveau BAC+2 à BAC+5. Parmi les plus courantes, on retrouve :
- BTS Gestion de la PME (GPME) : Formation de base professionnalisante, axée sur la gestion administrative, comptable et commerciale des PME.
- BTS Support à l’Action Managériale (SAM) : Formation axée sur l'assistanat de direction et la gestion de projet.
- BTS Management Commercial Opérationnel (MCO) : Formation axée sur les techniques de vente et de management commercial.
- Licences Professionnelles : Métiers de la GRH, Métiers de la gestion et de la comptabilité.
- Diplômes d'écoles de commerce : Formations généralistes en management et gestion.
- Masters Professionnels en Management : Formations de niveau supérieur, permettant d'accéder à des postes à responsabilités plus importantes.
Ces formations peuvent être suivies en formation initiale, en alternance ou à distance. EFC Formation propose une formation à distance et en ligne au BTS Gestion de la PME, éligible au CPF et accessible à partir du niveau BAC.
Évolution de Carrière
Après quelques années d'expérience, l'assistant de gestion peut évoluer vers des postes à responsabilités plus importantes, tels que :
- Responsable des services généraux
- Office Manager
- Assistant de direction
- Responsable administratif et financier
Il peut également choisir de se spécialiser dans un domaine particulier, comme la gestion des ressources humaines, la comptabilité ou le marketing.
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Le BTS Gestion de la PME (GPME) : Une Formation Clé
Le BTS Gestion de la PME (GPME) est une formation particulièrement adaptée pour devenir assistant de gestion. Ce diplôme forme des professionnels capables d'accompagner au quotidien la direction d'une petite ou moyenne entreprise, en prenant en charge des missions variées : administration, relation client-fournisseur, organisation, suivi de l'activité, ressources humaines et communication.
Le BTS GPME insiste sur une maîtrise concrète des outils numériques utilisés dans les petites et moyennes entreprises : gestion commerciale, suivi administratif, traitement de données, communication, organisation et suivi d’activité. La durée totale du stage est de 12 semaines sur l’ensemble de la formation. L’alternance est très adaptée au BTS GPME : vous progressez vite car vous appliquez en entreprise ce que vous apprenez en cours.
L'importance des Stages en Entreprise
Les stages en entreprise sont une part essentielle de la formation au BTS Assistant de Gestion PMI PME à référentiel européen. Les étudiants doivent effectuer deux périodes de stage pendant leur cursus : une en première année et une seconde en deuxième année. Ces stages permettent aux étudiants de mettre en pratique les connaissances acquises en cours et de se familiariser avec le monde de l'entreprise.
Le Contrôle en Cours de Formation (CCF)
Certains établissements, habilités à délivrer le CCF, évaluent les compétences des étudiants tout au long de leur formation. Le contrôle en cours de formation se présente sous la forme d'une situation d'évaluation écrite, portant sur la partie juridique de l'unité U3.1. Cette situation est caractérisée par une durée, une notation, un niveau d'exigence et des critères d'évaluation identiques à ceux décrits dans l'épreuve sous sa forme ponctuelle.
Les Épreuves du BTS GPME
L'évaluation des étudiants en BTS GPME repose sur un système mixte. Les examens finaux s’appuient sur des épreuves écrites et orales couvrant l’ensemble des matières enseignées. En parallèle, le contrôle continu tout au long de l’année permet de vérifier la progression continue de chaque étudiant. Une présentation de rapport de stage ainsi qu’un oral de soutenance sont aussi des composantes essentielles dans l’obtention du diplôme.
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Parmi les épreuves, on retrouve notamment :
- Épreuve E1 : Culture générale et expression : Évaluation de la capacité du candidat à communiquer avec efficacité dans la vie courante et la vie professionnelle.
- Épreuve E2 : Langues vivantes étrangères : Évaluation des compétences en compréhension et expression écrites et orales en langue étrangère.
- Épreuve E3 : Économie, droit, management des entreprises : Évaluation des connaissances en économie, droit et management des entreprises.
- Épreuve E4 : Communication et relations avec les acteurs internes et externes
- Épreuve E6 : Projet de développement de la PME
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